Vybavovanie reklamácie vecne patrí do plnenia zmluvných povinností dodávateľa voči odberateľovi - fyzickej osobe. Právnym základom pre spracúvanie osobných údajov je preto ustanovenie § 10 ods. 3 písm. b/ zákona 122/2013 Z. z. v znení zákona 84/2014 Z. ., ktoré určuje, že prevádzkovateľ je oprávnený spracúvať osobné údaje fyzickej osoby, ktorá je zmluvnou stranou. Súhlas dotknutej osoby nie je potrebný.
Nejde o samostatný IS, ale o súčasť obchodného IS, ako ste správne uviedli - "evidencia zákazníkov", "zmluvní partneri", "obchod" a podobne.