pepanius
08.06.09,16:23
Zdravim vsetkych poradakov,

nie som uctovnik junior ale ako junior sa citim v otazkach archivacie dokumentov. Chcem sa spytat nasledovnu vec:

kde v zakonoch najdem ci je povolena alebo vyslovene zakazana archivacia v elektronickej podobe?

Je mozne naskenovanie dokumentu do napr. PDF a ulozenie na server (napalenie na CD,DVD) - jedna sa o dokumenty od VBU, OFA, DFA, PPD, VPD vsetkej moznej evidencie tykajucej sa DPH az po veci tykajuce sa personalu.

Dalsia otazka je - ako by sa zachovali tetusky z danoveho uradu napr. pri kontrole DPH ak by som im ako evidenciu predlozil CD s naskenovanymi fakturami a nie sanon s dokladmi?

Dakujem
Chobot
08.06.09,14:52
Zdravim vsetkych poradakov,

nie som uctovnik junior ale ako junior sa citim v otazkach archivacie dokumentov. Chcem sa spytat nasledovnu vec:

kde v zakonoch najdem ci je povolena alebo vyslovene zakazana archivacia v elektronickej podobe?

Je mozne naskenovanie dokumentu do napr. PDF a ulozenie na server (napalenie na CD,DVD) - jedna sa o dokumenty od VBU, OFA, DFA, PPD, VPD vsetkej moznej evidencie tykajucej sa DPH az po veci tykajuce sa personalu.

Dalsia otazka je - ako by sa zachovali tetusky z danoveho uradu napr. pri kontrole DPH ak by som im ako evidenciu predlozil CD s naskenovanymi fakturami a nie sanon s dokladmi?

Dakujem

No to asi nepôjde. Pre interné potreby firmy môžeš mať uloženú elektronickú kópiu dokladu, ale v prípade kontroly alebo pre účely preukazovania musíš kontrolnému orgánu predložiť originál dokumentu, alebo aspoň overenú fotokópiu. Vytlačený naskenovaný dokument nemá vypovedaciu hodnotu originálu, takže ak sa tým chceš vyhnúť uchovávaniu originálov, tak si nepomôžeš.

Pre dennú prácu s dokumentami to môžeš urobiť, my tiež máme veľa vecí naskenovaných a prístup k nim je elektronický, ale máme uchvané aj originály dokumentov - s tými sa ale nemanipuluje. Len v prípade skutočnej potreby (napr. súdny spor) by sa z archívu vytiahli originály a použili by sa ako dôkazný materiál.
pepanius
09.06.09,06:07
Dakujem za odpoved, nevies mi poradit kde v zakone sa to da najst? Vzhladom na mojho sefa (Svajciar), ktory na vsetko chce preklad zo zakona. Velmi by mi to pomohlo.

Dakujem
Chobot
09.06.09,07:23
Dakujem za odpoved, nevies mi poradit kde v zakone sa to da najst? Vzhladom na mojho sefa (Svajciar), ktory na vsetko chce preklad zo zakona. Velmi by mi to pomohlo.

Dakujem

Vyplýva to zo zákona o účtovníctve č. 431/2002 § 31 - 35 a ďalej zo zákona o archívoch registratúre § 16 a nasledujúce.

Ale nie je to tam tak polopatisticky napísané, ako by si to očakával. Je to dosť zložito popísané, ale snáď ho tým presvedčíš.

A ešte mu povedz, že napr. keby bol nejaký súdny spor, tak ako dôkaz sa požaduje predkladať originálny dokument, súd ako dôkaz neuzná neoverenú kópiu dokumentu.
pepanius
09.06.09,07:35
Dakujem za radu - neviem ako totu chodi ale mas u mna pifko :-)
liba2
09.06.09,07:57
mimotemy


Dakujem za radu - neviem ako totu chodi ale mas u mna pifko :-)
choď na príspevok za ktorý sa chceš poďakovať a stlač tlačítko "oceňujem" ; otvorí sa ti okno, v ktorom treba ešte raz potvrdiť "pridelenie bodu" ; potvrď. Môžeš v ňom napísať aj odkaz pre oceňovaného poraďáka :)
Braňo
09.06.09,07:57
Uvedený problém som rieišil, avšak pre účely daňovej kontroly musíš mať doklady opatrené aj podpismi -



§ 10
Účtovný doklad
Na začiatok (http://www.porada.sk/t16088-zakon-o-uctovnictve-ucinnost-od-1-1-2008-a.html#hore_)

(1) Účtovný doklad je preukázateľný účtovný záznam, ktorý musí obsahovať

a) slovné a číselné označenie účtovného dokladu,
b) obsah účtovného prípadu a označenie jeho účastníkov,
c) peňažnú sumu alebo údaj o cene za mernú jednotku a vyjadrenie množstva,
d) dátum vyhotovenia účtovného dokladu,
e) dátum uskutočnenia účtovného prípadu, ak nie je zhodný s dátumom vyhotovenia,
f) podpisový záznam osoby (§ 32 ods. 3) zodpovednej za účtovný prípad v účtovnej jednotke a podpisový záznam osoby zodpovednej za jeho zaúčtovanie,
g) označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje v účtovných jednotkách účtujúcich v sústave podvojného účtovníctva, ak to nevyplýva z programového vybavenia.

(2) Účtovná jednotka je povinná vyhotoviť účtovný doklad bez zbytočného odkladu po zistení skutočnosti, ktorá sa ním preukazuje, a to tak, aby bolo možno určiť obsah každého jednotlivého účtovného prípadu spôsobom podľa § 8 ods. 5.



§ 32 odsek 3 :
3) Podpisovým záznamom sa rozumie účtovný záznam, ktorého obsahom je vlastnoručný podpis, alebo obdobný preukázateľný účtovný záznam nahrádzajúci vlastnoručný podpis v technickej forme. Na obidve formy podpisového záznamu sa pritom prihliada rovnako a obidve sa môžu použiť na mieste, kde sa vyžaduje vlastnoručný podpis.
martina_petras
16.07.09,06:24
Dobry den,
som na porade 1.krat a velmi prosim o radu ohladom archivacie projektovej dokumentacie k zakazkam. Dostala som za ulohu vytvorit archivacny poriadok v novom zamestnani a nejak zatial neviem, coho sa chytit..budem povdacna za akukolvek radu. Martina
Chobot
16.07.09,10:40
Dobry den,
som na porade 1.krat a velmi prosim o radu ohladom archivacie projektovej dokumentacie k zakazkam. Dostala som za ulohu vytvorit archivacny poriadok v novom zamestnani a nejak zatial neviem, coho sa chytit..budem povdacna za akukolvek radu. Martina

V prílohe máš vzor registratúrneho plánu, z neho ľahko vytvoríš reg. plán pre vašu firmu.