Na registratúru vyšiel zákon úplne nový v minulom roku. K smernici podla normy ISO budeš musieť mať túto schválenú štátnym archívom. Bude lepšie keď najprv navštíviš štátny archív, ktorý sídli v každom okresnom meste, ak tam bude sedieť taká milá pani ako u nás, určite nebudeš mať problém s registraturou.

asi je to zla otazka, ale co je to registratura? :rolleyes:

To je akože podnikový archív. Lebo "archív" podľa zákona je len to, kde sa uchovávajú dokumenty s trvalou hodnotou.

My ako firma máme zriadený archív. Doklady máme uložené v archivačných krabiciach a na každej takejto krabici je uvedené poradové číslo a rok, ktorého sa to týka a čo konkrétne je uložené v krabici. K tomu máme aj archívnu knihu, v ktorej je rozpísané čo sa v ktorej krabici nachádza. Každý rok nám to robí jeden pán na dohodu. A najlepšie bolo, že keď prišla kontrola z DÚ a videli ako to máme uložené, tak nechápali. Že sa ešte s takýmto nikdy nestretli, lebo firmy zvyknú nechávať doklady len v šanonoch a nič s tým ďalej nerobia.

Mňa by ešte zaujímalo, či musí mať každá firma vypracovaný a schválený registratúrny poriadok? Dočítala som sa, že registratúrny poriadok nadobúda platnosť a záväznosť dňom schválenia MV SR. Je to pokutované, ak ho nemám vypracovný a schválený?
Sme malá firma, ktorá vykonáva služby, nestačí ak mám vnútropodnikovú smernicu kde mám ustanovené základné pravidlá uchovávania dokladov?

poradia ti štátnom archíve , inak existuje zárok o archívoch a registratúrach .)

Ahoj!

Potrebovala by som poradit s jednou zalezitostou: dopocula som sa o registraturnom poriadku a registraturnom plane - co to vlastne znamena a koho sa to tyka / vsetkych sukr. firiem na SR alebo ... / ?

Vopred dakujem za radu.

Mirka2906

http://www.porada.sk/showthread.php?t=2625&highlight=registrat%EDvny
tu je to registratúra preberaná... pozrite si to tu.. je tam odpoveď na Vaše otázky

Na slovensku existuje firma, ktora vypracuva registraturne poriadky a tiez zabezpecuje organizaciu a uschovu dokumentov. Nazov firmy uvadzat radsej nebudem, nie som ich zamestnanec (je to nas klient). Ak by mal niekto zaujem tak vymyslim nejaky rozumny sposob ako ich nazov zverejnit. Pokial by bol suhlas admina tejto konfery, tak ho mozem zverejnit aj tu.

Jano

TO DUNIAZ:
problém je v tom, že na to väčšina živnostíkov a malých firmičiek nemá dostatok finančných prostiedkov...

Čítam vyhláš.628 z 28.10.2002 a akosi sa tam nemôžem najsť, nemôžem nájsť § podľa ktorého je povinnosťou vypracovať registratívny poriadok. Naviguje ma niekto?????????Ďakujem.
Som malý " nezaujimavý " podnikateľ, nič mimoriadne nevykonávam, aby to malo zaujímať štátny archiv.

TO Andrea:
§16 od. 2 písm. zákona 395/2002 z.Z.
skús pozrieť tu.. je tam toho viac :
http://www.porada.sk/showthread.php?t=2625&page=10&pp=10&highlight=registrat%EDvny

V krabiciach? A to sú krabice od mraziaceho boxu? :D

O aké záznamy Vám ide, pretože v elektronickej podobe sa môžu ukladať všetky dokumenty. V reg.pláne sa špecifikujú druhy záznamov a nie ich forma uloženia.
Ak potrebujete poradiť môžeme sa kontaktovať, vypracovaním regist.poriadku a plánu sa zaoberám profesionálne.
hanak@chello.sk

záznamy z PC môžete mať uchované na distetách, alebo CD, len musíte mať na pamäti, že technika sa vyvíja, tiež aj softwer. Preto je tu riziko, že v budúcnosti nebude môžné záznamy načom prehrať v prípade potreby.
Preto ak sú to doklady čo majú dlhú lehotu uchovania, tie by bolo vhodné uchovať v papierovej podobe a tie čo sú do 5 rokov môžu byť kľudne v elektronickej podobe.
Čo sa týka podmienok uskladnenia, platia tu zásady platné všeobecne o spôsobe narábania s týmito nosičmi.

Mám tiež klienta, ktorý má založenú s.r.o. a predmetom podnikania ma spravu registratury. Tiež neviem, či môžem zadať údaje firmy, aby to
nebola reklama:-((

Určite ste sa s tým už stretli a prečítali si Poradcu 4/05, kde je v časti - Riadenie podniku - Archivácia a starostlivosť. Tu sa dočítate všetko potrebné k registratúre.

Vyberám len najdôležitejšiu informáciu: "Vo vyhláške č. 628/2002 Z. z. sa ukladá pôvodcovi registratúry povinnosť upraviť svoj registratúrny poriadok a predložiť ho na schválenie príslušnému štátnemu archívu najneskôr do 30. júna 2005 tak, aby schválený registratúrny poriadok bol účinný najneskôr od 1. 1. 2006."

Dobry den
Sprava elektronickych reg,. zaznamov ma niekolko uskali o ktorych je dobre vediet pred zavedenim systemu ci uz automatizovaneho alebo klasickeho. Napr.
1. Zaevidovanie el. zaznamu bez jeho vytlacenia, opatrenia ev. cislom, ostatnymi udajmi a jeho prepojenie so zaznamom v denniku nie je mozne. Tlacit el. zaznamy len koli tomu aby sme boli schopni ich vobec zaevidovat je v rozpore s normami rady iso14000. Ak tlacime zaznamy, ktore nemaju trvalu archivnu hodnotu tak vedome vytvarame po uplynuti lehoty ulozenia odpad.
2. Ak firma vyuziva vypoctovu techniku aj na komunikaciu nielen na vedenie uctovnictva a ako nahradu pisacieho stroja, nebude spravidla moct prakticky zaistit spisovu evidenciu klasickych a elektronickych zaznamov bez toho aby nepouzila automatizovany system, ktory jednotne eviduje a uklada klasicke aj elektronicke zaznamy. Evidencia ma byt vedena formou spisov. Tj. vsetky zaznamy ktore pojednavaju o jednej veci maju byt evidovane v jednom spise. Cize ak nieco pride postou a nieco mailom a ma to suvislost musi to byt spolocne zaevidovane do spisu.
3. Podla zakona musi povodca zaistit trvanlivost registraturnych zaznamov a to je u el. zaznamov velmi kriticke miesto. Ukladanie na CD nosicoch udajne podla kvality nosica (napalovane CD nie lisovane) zaisti jeho trvanlivost 3-6 rokov. Lehota ulozenia napr. korespondencie beznej je napr. 5 rokov. Takze uz je tu urcite riziko. Pri dlhsich lehotach by zrejme bolo treba po urcitej dobe nosice prekontrolovat a prepalit na novsie, resp. v tej dobe uz modernejsie .
Je zaujimave ze DVD nosice mali pri testoch stalosti dobu trvanlivosti mensiu ako CDRW.

Miro

Ale ako sa maju správne ukladať programové súbory ?( firma sa zaoberá tvorbou a úpravou softvérov). Doteraz sa tu spomínali len dokumenty. A uplatnenie horeuvedeného bodu č.1 v tomto prípade nie je ani možné.
Ďakujem už vopred za inšpirácie.

Dobry den
u zvukoveho zaznamu spadajuceho do skupiny so znakom hodnoty "A" by to az tak problem nebol. Da sa urobit prepis na papier. Horsie je to s videozaznamami.
Zakon uklada povodcovi zaistit trvanlivost registraturneho zaznamu. Preto tento problem musi vyriesit on. Tj. musi zaistit aby pocas celej doby kedy je takyto zaznam pouzivany plus po celu lehotu ulozenia vydrzal neposkodeny. Potom prebehne vyradovacie konanie a prevezme si ho archiv. Ten si ho necha bud prehrat na trvacnejsie medium ak bude take existovat, alebo prevezme tak ako je. Potom je starost na archive. Ak je to podnikovy archiv tak opat na povodcovi. Kedze sucasna uroven vyvoja nepozna zaznamove medium ktore by zarucilo bezpecne ulozenie po desatrocia, resp. starocia a riziko znicenia zaznamu na beznych mediach je vysoke, bude najlepsie v tejto veci konzultovat so svojim archivom. Ak sa potom aj zaznam znici, bude jasne ze to nebolo vinou povodcu.
My to riesime tak, ze v automatizovanom systeme mame vsetky el. zaznamy stale na disku. Je to paradox ale tam su v najvacsom bezpeci. Dnesne kapacity diskov su take ze nemame problemy ukladat aj mnoho rocnikov registraturnych zaznamov. V denniku sa prepiname len medzi rocnikmi.
Data sa zalohuju priprastkovym a rozdielovym sposobom a 1x za pol roka vsetky data na pasku. Takze aj stare el. zaznamy su stale akoby pouzivane. Tym zalohovanim 1x za pol roka sa znovu musia precitat cize vykona sa aj ich kontrola. Ak by bol poskodeny niektory z nich tak ho z tej pasky nahradime.
Miro

Ďakujem za odpoveď, ale nemohli by ste mi bližšie vysvetliť o akú pásku ide? A aký jej dávate znak hodnoty a lehotu uloženia.

Ta paska je klasicke zalohovacie zariadenie. Nema ziadnu lehotu ulozenia ani znak hodnoty aj ked je na nej zazalohovana cela registratura firmy. Je to asi takto:
Evidencia je vedena programom registraturny dennik. To su klasicke kolonky tak ako predpisuje MVSR. K zaznamom v tomto denniku su pripojene elektronicke subory, cim su zaevidovane a zaroven zaradene do spisov. Spisy su rozclenene podla reg. planu a tym sa aj zaznamom automaticky prideli znak hodnoty a lehota ulozenia.
Databaza - tj. evidencne udaje ako aj subory - elektronicke dokumenty su spolocne ulozene na serveri. A tento server je zalohovany na paskove zariadenie. Samozrejme papierove dokumenty su v sanonoch oznacenych stitkami a v databaze je o nich evidencny zaznam s prislusnymi atributmi.
V tej databaze su evidencne udaje, udaje o ulozeni, lokacny prehlad a vsetko co je inak v knihach na oddeleniach a v reg. stredisku atd.
A toto cele je zalohovane ako celok. Preto je minimalna pravdepodobnost znicenia jak evidencie tak el. zaznamov.

To je fakt rozhlas aj televizie to musia mat nejak vyriesene. Zaujimave by bolo zistit ake media pouzivaju a ake percento zaznamov a po kolkych rokoch sa im samoznehodnoti. Ci to pravidelne prehravaju a pod.

Takže, ak som to správne pochopila páska je zálohovacie zariadenie, tak ako CD a disketa. A pravdepodobne sa používa vo veľkých firmách. Nám zostáva už len to CD, keďže sme maličký.

Ano malej firme postaci napalovacka CD. Ide hlavne o to nespolahnut sa na CD nosic ze date tam zvukove zaznamy date to do police a 10 rokov to tam bude.
Preto ak zaznamy zostanu na pevnom disku s tym ze ich budete pravidelne zalohovat aj mimo pocitaca je to najistejsie. Ked sa znici pocitac mate CD, ked CD mate pocitac. Ak ide o zaznamy tzv. "uz vybavene-uzatvorene" a ulozene na CD nosicoch v registraturnom stredisku, tak tiez odporucam aby ste si ich ak je to z kapacitnych dovodov mozne ponechali aj v pocitaci, kde ich budete stale zalohovat bez ohladu na to ci ich pouzivate alebo nie. Inak by ste museli po napr. kazdych 3-4 rokoch CD skusat ci su neposkodene a prehravat na nove media. takto po dobu lehoty ulozenia mate zaistene, ze sa zaznam nachadza na 2 az 3 miestach takze sa da nahradit v pripade znicenia media v reg. stredisku.

Dobry den,
metodicky pokyn MV SR tykajuci sa registratury FO sme dali na tuto stranku:
http://www.admis.sk/fyzos.htm

kde si ho mozete stiahnut.

S najvacsou pravdepodobnostou vychadzali z toho, ze ked im posleme zoznam na vyradenie tak ze vtedy sa rozhodnu ci si od nas nieco zoberu do archivu a ci nie. Podla toho ci sme niecim vyznamni alebo nie. Zrejme ine to bude u FO ktora zamestnanva desiatky ludi ako u samotnej FO a ine u nejakej vyznamnej osoby, ktora je aj podnikatelom.
Co sa tyka tej smernice som rad ze nevyzaduje spisovu evidenciu, ze evidenciu oproti PO podstatne zjednodusuje.

Naša firma sa začala pripravovať na certifikát podľa normy ISO 9001 a som nútená nejako usporiadať evidenciu a archiváciu dokumentov. Ak máte niekto skúsenosti s vedením registratúry poraďte prosím. Najmä nemám predstavu ako v praxi vyzerá registratúrny poriadok a plán a podobné dokumenty. Vopred vďaka za dobré rady.
Zuzana
Usporiadanie a archivácia môže byť komplikovaným problémom. Projekt riadenia dokumentov môže vypracovať špecializovaná firma podľa Vašich požiadaviek.

Pre vsetky pravnicke a fyzicke osoby kliknite na www.bureau-veritas.sk (http://www.bureau-veritas.sk/) sekcia aktuality, je to francuzka firma, ktora vyuzia odbornikov na vypracovanie dokumentacii pre firmy ( i registratúru ) su vyborni, rychli, odporucam...!!!

Pre vsetky pravnicke a fyzicke osoby kliknite na www.bureau-veritas.sk (http://www.bureau-veritas.sk/) sekcia aktuality, je to francuzka firma, ktora vyuzia odbornikov na vypracovanie dokumentacii pre firmy ( i registratúru ) su vyborni, rychli, odporucam...!!!
predtým, než kliknem .... sú aj lacní? :D

Vladan ktorá zahraničná spoločnosť je lacná :)

Vladan ktorá zahraničná spoločnosť je lacná :)
... nooo, možno práve táto :D

... nooo, možno práve táto :DJa si myslim že u nich to nebude lacný špás. Ale môžem sa mýliť :)

Ja som pol očkom kukla, stiahla, čo sa dalo ...... teraz len prečítať, že čo som to vlastne stiahla ...... áléééééééééééé by som sa nenahnevala, keby tu niekto prilepil taký fajný RP, nie moc rozsiahly ako pre bývalé ZŤS,, že sekretariát, odbyt, výroba a čo ja viem, čo tam ešet májú .... taký akurátny pre malú s.r.o. a aj pre malého podnikateľa FO http://www.porada.sk/images/icons/icon10.gifhttp://www.porada.sk/images/icons/icon12.gifhttp://www.porada.sk/images/icons/icon10.gif

Pri vypracovani najme registraturneho planu treba sa spytat najprv ci uz maju za sebou aspon jedno vyradovacie konanie. Ak nie tak, tak mozu byt rychli ale nie vyborni. To ci je plan postaveny dobre sa ukaze az pri najblizsom vyradovacom konani - to moze byt neprijemne a drahe zobudenie.
Fyzicka osoba nemusi vypracovavat ani poriadok ani plan. Riadi sa metodickymi poknymi MV SR vid. http://www.admis.sk/fyzos.htm a ked chce nieco skartovat tak najprv posle zoznam do archivu a ked o to neprejavia zaujem moze to skartovat.
Miro

Miro...možno sa mýlim...ale prečo je v tom metodickom pokyne priložený vzorový plán, keby sa nemusel robiť???? Nejako sa mi to nezdá???

Pytal som sa na to priamo sefky oddelenia spisovej sluzby na odbore archivov a registratur MV a od nej ma informaciu, ze

"
Áno metodický návod MV SR č. 844/2004 nahrádza samostatne podnikajúcim fyzickým osobám registratúrny poriadok a registratúrny plán. Ak budú postupovať podľa neho majú náležitosti súvisiace so zákonom č. 395/2002 Z. z. vysporiadané.

"
Miro

Možno sa ti zdá..že v tom rýpem...ale predsa len otázočka...
máš toto , čo si tu napísal..na nejakom papieri...piamo od nich???
Vieš..mne už totiž bolo povedané všeličo...ale na papier mi nepoložili nič...

Je to aj na stránke MV www.civil.gov.htm (http://www.civil.gov.htm)

Mam to len v e-maili. Mas pravdu co neni na papieri je len neoficialna informacia. A tak to je treba brat. Vzdy je treba konzultovat so "svojim" archivom. Kedze ja sa registraturou zivim, tak sa snazim byt neustale v obraze a konzultujem mnohe otazky s odbornikmi, ktori su v tejto oblasti erudovani. Nerad by som svojim zakaznikom zaviedol nieco coho by som mohol v buducnosti lutovat. Mnohe poznatky mam len z osobneho rozhovoru alebo elektronickej posty. Ale kedze je to fundovana odbornicka a osoba priamo za oblast zodpovedna tak ja mam k nej plnu doveru a ja sa tym riadim.

Miro

Môžem potvrdiť informáciu Mira mr., tiež ma informovali , že SZČO nepotrebujú registr.poriadok ani ho schvaľovať,len sa držať podľa Metodického pokynu MV SR. Ale ostatné či už sro., neziskovky a iné právne formy musia sa držať zákona o regist. a archívnictve.

Miro,
a keby ťa poprosím..pošlem mi to vyjadrenie..že ten metodický pokyn nahrádza v prípade FO registratúrny plán a poriadok??? môj e-mail:
popr. môžeš to prihodiť aj sem...určite by si veľa ľudí oddýchlo..keby mali na papieri..že žiadne podobné plány a poriadky robiť nemusia ..
aspoň čo sa týka FO...
ĎAKUJEM
ale bohužiaľ mám / nie ja/ aj maličkú SRO -čku , ktorá vyprodukuje 2 šanóny ročne...a tam ten plán a poriadok robiť musím ..čo sa mi zdá...tak trochu pritiahnuté za vlasy

Môžem potvrdiť informáciu Mira mr., tiež ma informovali , že SZČO nepotrebujú registr.poriadok ani ho schvaľovať,len sa držať podľa Metodického pokynu MV SR. Ale ostatné či už sro., neziskovky a iné právne formy musia sa držať zákona o regist. a archívnictve.
Danka...díky za potvrdenie...ale pokiaľ v tomto štáte nemám už niečo na papieri...tak už neverím..

Mas to tam posielat to sem nechcem lebo je to korespondencia a bez obojstranneho suhlasu je to nanic. Pravnicke osoby su z pohladu statu a hodnotenia registraturnych zaznamov v zmysle vyhlasky 628/2002 zaujimavejsie.

Otazka je napr. ze ked zivnostnik ma 300 cinnosti a 50 zamestnancov a je aj sro, ktora ma 2 zamestnancov a menej cinnosti.

Miro

Miro..ďakujem veľmi pekne... aspoň jedna starosť mi odbudla..
veď práve to ..je tu určitý nepomer...sme sro..ktorá má v tomto roku 5 zamestancov.../predtým som tu bola ja a šéf/
sme servis na dieselové autá....príde auto..opravíme..zaplatia...a auto odchádza..
to je celá naša činnosť...takže dva šanóny ročne...je naša produkcia...
a kvôli tým dvom šanónom mám vytvoriť registratúrny plán a poriadok ...aby som dodržala zákon
NO nič...ešte raz TI ĎAKUJEM
SILVIA

Ja som sa tomu u nas vo firme venovala minuly rok. Odporucam do pozornosti knihu: Sprava registraturnych zaznamov a archivnych dokumentov u ich povodco, autori: PhDr. Peter Kartous, CSc., Mgr. Maria Mrizova, PhD. JE TAM VSETKO CO POTREBUJETE VEDIET O REGISTRATURE, vzor poriadku i planu, zakony tykajuce sa registr.

Ohľadom registratúry a archivácie už tu bolo popísané dosť, ale chcela by som sa opýtať:
Keď odovzdám protokolárne štátnemu archívu do úschovy záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou:
1. Budem platiť ako PO nejaký poplatok?
2. Budem platiť poplatok vyrúbený na každý deň úschovy?
3. Nebudem platiť nič?
V zákone č.395 a ani vo vyhláške č.628 som sa ohľadom poplatkov nič nedočítala.
Oli..podľa mňa by mala byť tá možnosť číslo 3. Tiež som nič o poplatkoch nenašla.
Ináč..osobne ma nič nenapadá.. čo by mohlo mať historickú hodnotu..z fungovania klasickej SRO-čky??

Ja som sa tomu u nas vo firme venovala minuly rok. Odporucam do pozornosti knihu: Sprava registraturnych zaznamov a archivnych dokumentov u ich povodco, autori: PhDr. Peter Kartous, CSc., Mgr. Maria Mrizova, PhD. JE TAM VSETKO CO POTREBUJETE VEDIET O REGISTRATURE, vzor poriadku i planu, zakony tykajuce sa registr.
Ali,to je chválihodné, že si sa tomu venovala a preštudovala rozsiahlu literatúru, čo tak sa podeliť o poznatky v "skratke" s ostatnými?
Je tu plno ľudí, čo majú malé s.r.očky s 5 ľudmi,všetky tie papierovačky /podľa mňa na 80% zbytočné/ sa jednoducho nestíhajú,robí to všetko poväčšine 1 človek a na poslednú chvíľu...

No Silvik, mám tu toho v Registratúrnom pláne popísaného dosť s A a to nevohorím o agende ľudských zdrojov, ktoré sa musia archivovať 70 rokov od narodenia.
A ďalšia vec: Firma sa zaoberá okrem iného aj vývojom nových výrobkovOLI
..možno podceňujem archív...ale nemyslím si, že by mal nejaký extra záujem archivovať šanóny, ktoré mu vytvorím.aj keď s označením "A"
.a čo sa týka personálnej agendy...o 70 rokov...Oli..kde my budeme...
osobne si myslím..že už nám to bude jedno!!! :D :D
70 rokov to archivovať vo firme..a potom to odovzdať archívu...neviem..nejako sa mi to nezdá reálne...ale však možno zanikne firma skôr...a budem im môcť zaplniť archív skôr ...ale neverím..že budú mať o to veľký záujem..
Kapacita archívov...je určite obmedzená...
A skús ísť niečo vyhľadať do archívov...neverím že to tam človek nájde...napr. mamina išla na dôchodok..a potrebovala nejaké papiere od firiem...ktoré už dávno zanikli..a čo si myslíš, že ich nebodaj v archívoch objavili??? never tomu..to skôr doma mám lepší archív..ako oni tam...

no..pokiaľ máš aj vývoj výrobkov, nejaké patenty a podobné veci..to má svojím spôsobom hodnotu historickú a archivačnú...
ale myslela som klasickú sro-čku..ktorá poskytuje službu napríklad ako naša firma..no neviem..čo na nej ..môže mať historickú hodnotu..

Je tu plno ľudí, čo majú malé s.r.očky s 5 ľudmi,všetky tie papierovačky /podľa mňa na 80% zbytočné/ Presne..človek nemá ani chuť na to..ani vzdelanie..ani jednoducho čas...a tiež si osobne myslím..že je to dosť zbytočné..a hlavne riadne byrokratické...aby mi niekto schvaľoval poriadok a plán..a popritom ani nevie..s čím sa firma zaoberá...a keď napíšem po pravde, čo mám, aké papiere..tak mi povedia ..že toho tam mám málo napísaného... tak čo vlastne chcú...... http://www.porada.sk/images/icons/icon9.gif

A navyše za nesplnenie zákonom stanovenej litery, môžeš dostať pokutu až do výšky milión korún :mad:A ešte mi povedz..kto by to tak asi zaplatil...never tomu!!

Aj ja som sa dnes nad tým rozplývala. Nakoniec som došla k záveru, že tí ľudia musia predsa nejakú činnosť vykonávať. A nie je nič ľahšie ako buzerovať malé firmy. Tie veľké s nejakými pokutami počítajú, takže si z toho nič nerobia. A malý chudák, čo sa snaží iba prežiť v tejto sprepadenej krajine nech sa trasie. Asi pôjdem orobiť upratovačku a budem mať pokoj. (prepáčte, už celý týždeň mám depku-to bude počasím)

Za ulozenie dokumentov v statnom archive sa neplati nic. Avsak odovzdanie dokumentov, ktore boli pri vyradeni posudene ako archivne dokumenty sa deje na naklady odovzdavajuceho - doprava, ulozenie a roztriedenie, oznacenie ukladacich jednotiek ako aj samotne ukladacie jednotky - archivne skatule su v rezii povodcu.

V sro. su napr. rocne zavierky, osobne spisy konatelov archivnymi dokumentami.
Miro

ola:Toto ma zaujímalo, takže hor sa do archívu. Aspoň konečne prevetráme pivnicu! :)Drzim palce ! .
Toto vyprazdnenie pivnic je mozne az po vyradovacom konani. Najprv je treba pretriedit staru dokumentaciu podla registraturneho planu a ulozit do ukladacich jednotiek (skatul, sanonov a pod.) tak ako je napisane v reg. poriadku (napr. po rocnikoch, v nich podla organizacnych usekov a v nich podla vecnych skupin reg. planu). Tieto jednotky musia byt opatrene stitkami podla vzoru a obsahovat musia len to co je nanich napisane. Poto sa pre tie jednotky ktorym presla lehota ulozania vypracuju zoznamy pre archiv. Poradove cisla z tych zozanmov sa zapisu na stitky sanonov pripravenych na vyradenie. Podobne sa pripravia aj tie dokumenty, ktore su len v elektronickej podobe a presla im lehota (tie ktore nie su zaradene do "A"). Potom uz sa len caka kedy pridu z archivu na predarchivnu kontrolu. Je treba pocitat s tym ze si preveria vas system podla smernic, ale aj obsah sanonov a krabic (samozrejme nie vsetkych to sa stihnut neda). Cize ak nemate usporiadanu dokumentaciu tak to najprv urobte inak budu problemy pri vyradeni.
Az tu sa prave ukaze ci firma ma system len na papieri alebo aj naozaj funguje. Ci poriadok a plan zohladnuje aj to ako spolocnost pracuje, alebo je to len zoznam agendy firmy bez ohladnu na to ako zamestnanci pracuju.
Netreba sa ponahlat s odosielanim poriadkov a planov na schvalenie - radsej sa treba povenovat systemu spravy informacii (tj. registraturnych zaznamov podla zakona - dokumentov podla EN) v spolocnosti, preverit svoj system, spatne procesy upravit a do archivu odoslat take smernice ktore ozaj popisuju ako to vo firme realne bezi a to aj so zohladnenim europskych noriem, ktore su len inym pohladom na spravu registratury. Tym si vyriesi resp. pripravi firma aj pripadny system riadenia dokumentacie a zaznamov. Ak vezmeme v uvahu ze zavedenie napr. systemu kvality je cca.zo 40% problematika prace s dokumentaciou, je zavedenie kvalitneho systemu spravy registratury aj vybornym predpokladom pre buduce zavedenie systemu SMK. Poslat na schvalenie to staci aj v maji. Vyradovacie konania potom nebudu take bolestne a system spravy registratury presvedci o svojej uzitocnosti aj zarytych odporcov.
Miro

Nie celkom zdielam tvoj optimizmus:o .
Toto vyprazdnenie pivnice je mozne az po vyradovacom konani. Najprv je treba v tej pivnici pretriedit staru dokumentaciu podla registraturneho planu a ulozit do ukladacich jednotiek (skatul, sanonov a pod.) tak ako je napisane v reg. poriadku (napr. po rocnikoch, v nich podla organizacnych usekov a v nich podla vecnych skupin reg. planu). Tieto jednotky musia byt opatrene stitkami podla vzoru a obsahovat musia len to co je nanich napisane. Poto sa pre tie jednotky ktorym presla lehota ulozania vypracuju zoznamy pre archiv. Poradove cisla z tych zozanmov sa zapisu na stitky sanonov pripravenych na vyradenie. Podobne sa pripravia aj tie dokumenty, ktore su len v elektronickej podobe a presla im lehota (tie ktore nie su zaradene do "A"). Potom uz sa len caka kedy pridu z archivu na predarchivnu kontrolu. Je treba pocitat s tym ze si preveria vas system podla smernic, ale aj obsah sanonov a krabic (samozrejme nie vsetkych to sa stihnut neda). Cize ak nemate usporiadanu dokumentaciu tak to najprv urobte inak budu problemy pri vyradeni.
Tu sa prave ukaze ci firma ma system len na papieri alebo aj funguje a ci plan zohladnuje aj to ako spolocnost pracuje, alebo je to len zoznam agendy firmy bez ohladnu na to ako zamestnanci pracuju.


Koho zabili?

Zatial nikoho nezabilo ale je mozne, ze niekto ked zisti o co ide a co vsetko musi urobit, tak ho trafi slak (najma ak spolocnost uz par rokov existuje a ma uz par ton papiera vygenerovanych).

Budem sa musieť k tejto téme vrátiť asi až po DP. Dnes mi to pripadá ako determinanty, skalárne a vektorové súčiny-moja dcéra mi dnes hovorila aké vzorce som jej mala poslať (študuje mimo BA a toto chcela zo svojho zošita z gym., ktorý má doma). Poslala som totiž čosi úplne iné.

Máš ešte nejaké pozitívne správy? Ak áno, daj :p
Inak, čo si opísal v príspevku č.59, máme už za sebou, vrátane SMK. Čuduj sa svete,nám to aj funguje. To je potom ina vec, to klobuk dole. Potom treba pivnicu riadne prevetrat. Tam kde to takto funguje sa to spravidla pozna "uz na recepcii".

zavolaj mi 0915840 129

mam to vsetko a viem ako na to kontaktujte ma na webe, alebo 0915840129

Neviete náhodou či neexistuje nejaký účtovný program , ktorý by automaticky vytváral registratívny poriadok/archív/ ?

Registratúru firmy si musíte vytvoriť sama, v učtovníctve sa držte zákona o účtovníctve. Tzv. spisový poriadok dnes registratúra na to sú šteciálne programy, pozrite sa na stránku MMS čo je tu zverejnená.

Prečítal som si každučký príspevok a musím povedať že mám pocit ako by som čítal niečo v hebrejčine...stale mi nie je jasne čo ma taká malá s.r.o. robiť aby mala dobry registraturny poriadok či archiv....Poprosil by som zaslať vyhlasku MV SR pre FO, aby som vedel že pre nich to netreba a ak mate niekto nejaky vzor alebo popis k tomu čo všetko ma obsahovať daný regist...poriadok tak mi to preposlite na ingozimy@centrum.sk

Som z toho uplny magor a asi sa na to vsetko .....to uz budem mat pocit fakt nezaplatenej roboty.

Vladimír, je to strašne veľa čítania, práve som to absolvovala. Pozri http://www.porada.sk/showthread.php?t=2625&highlight=registrat%FArny. Nájdeš tam metodický pokyn pre FO aj iné veci

Emily, niekde som započula, že FO to nebude musieť mať. Ale fakt neviem či to bol len krásny sen, alebo skutočnosť.:rolleyes: Aktívne sa tomu začnem venovať až po DPH. Ak by niekto niečo zistil, dajte vedieť.:)

Muška je to skutocnost. Ako FO nemusis mat ziadne smernice ani nic nedavas schvalovat. Podla metodickeho pokynu MV SR treba korespondenciu evidovat - nie len uctovne veci ale aj ostatne. Az budes chciet nieco skartovat tak musis urobit zoznam a ten poslat archivu - tu prvy krat prides do styku so stat. archivom. Ak archiv do 30 dni neprejavi o niektore pisomnosti zaujem tak ich mozes kludne skartovat.

Fyzické osoby nie sú presnou terminológiou. V metodickom návode MV SR sa uvádzajú samostatne podnikajúce osoby, čo nie je ani terminológia zákona o sociálnej poisťovni - v ňom sa uvádza samostatne zárobkovo činná osoba. Preto nemôžeme stotožnovať pojem fyzická osoba (ani SZČO) a samostatne podnikajúca osoba. Podľa môjho názoru sa chcelo metodickým návodom pomôcť iba jednotlivcom, ktorí samostatne podnikajú a "nezamestnávajú" iných ľudí. V praxi sa stáva, že tzv. fyzická osoba má viac zamestnancov ako právnická osoba. Inak pri správe registratúry postupuje fyzická osoba -zamestnávateľ, inak samostatne podnikajúca osoba, rovnako závisí to aj od predmetu a rozsahu podnikania
PS: Okrem iného v metodickom návode sa nepíše, že sa nemá vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán a táto povinnosť vyplýva zo zákona o archívoch ... atď., ktorý je normou s vyššou právnou silou, avšak návod môže slúžiť k zúženiu jeho obsahu.
Niektoré archívy žiadajú vypracovanie registratúrneho poriadku aj pre fyzické osoby a nik nepovie, či je to vec právneho výkladu alebo názoru jednotlivca.
A my sa to môžeme dozvedieť až vtedy keď nám táto zákonná povinnosť bude vytknutá ako nesplnená ...

viem vybaviť registratívny poriadok už schválený,kontakt 0910 40 50 60 ,0915 058 636

viem vybaviť registratívny poriadok už schválený ,ak máte záujem môžete ma kontaktovať, Linda:kontakt 0910 40 50 60 ,0915 058 636

Ak niekto zháňate informácie o registratúre, veľa informácií je na stránkach www.spisy.sk (http://www.spisy.sk/). Je tam zhrnuté vlastne čo je to registratúra (http://www.spisy.sk/sprava-registratury.html), zákon 395/2002 (http://www.spisy.sk/zakon-395.html), vyhláška 628/2002 (http://www.spisy.sk/vyhlaska-628.html), metodický návod pre živnostníkov (vrátane registratúrneho plánu) (http://www.spisy.sk/metodicky-navod-pre-zivnostnikov.html), vzorový registratúrny poriadok (http://www.spisy.sk/registraturny-poriadok-pre-male-subjekty.html), adresár archívov (http://www.spisy.sk/archivy.html) a ďalšie informácie.

Riaditeľ mi nakazal vypracovať registratúru v našej firme (nie je to najmenšia firma...), samozrejme za nejaku odmenu, robili ste to už niekto? Neviem, či to zvládne jeden človek, preto sa obraciam na Vás-poraďákov. Prosím, poraďte mi, či sa mám do toho pustiť alebo moja odpoveď pre riaditeľa bude NIE.

Ja to práve robím. Našla som celkom dobrý vzor na stránke www.civil.gov.sk pre PO aj FO. Je to tak dobre napísané, že už konečne začínam chápať aj to, čo vlastne od nás chcú. Je to inak dobrá blbosť, zase niečo, čo nám skomplikuje život a bude to vyžadovať jedného človeka, ktorý ani nebude
stíhať nič iné robiť (aspoň u nás to tak vyzerá). :mad:

chcela by som sa spytat, je to pravda, ze skolstvo a zdravotnictvo maju odklad do konca roka na vypracovanie registraturneho planu???

chcela by som sa spytat, je to pravda, ze skolstvo a zdravotnictvo maju odklad do konca roka na vypracovanie registraturneho planu???
Ano, je to tak, ale mozno sa zrusi uplne. Ak ste v nejakom odborovom zvaze, co urcite ste, tak pre vas by mali vypracovat tento reg.poriadok a plan oni.

Ahojte, poprosil by som niekoho kto by vedel poradiť firmu na vypracovanie registratúrneho poriadku pri s.r.o.-čke. Písal o tom duniaz, no potreboval by som na neho kontakt. Môj skype: mnauditt, môj icq: 392-314-798. Ďakujem.

Kliknite si na stránku www.civil.gov.sk (http://www.civil.gov.sk), naľavo si nájdete niečo ako archívnictvo, registratúra a heraldika. Kliknite si na tento odkaz a potom vpravo sa zobrazia ďalšie odkazy - kliknite si na REGISTRATÚRU - nie na archívnictvo, podľa 395 päťky už drvivá väčšina nemá archív, len registratúru. Tam je potom všetko vysvetlené - je tam aj rozdelenie firiem, ktorá musí mať aj registratúrny poriadok a plán, ktorá musí mať len plán, ktorá nemusí mať nič. A je tam aj vysvetlené všetko ostatné. Sú tam aj vzory, nemusíte si platiť žiadne firmy. A potom sú Štátne archívy, kde Vám poradia. Nie je to nič hrozné, len to tak vyzerá.

Ďakujem TI anaman.

dobrý den chcela som sa spytat ako sa vykonáva kontrola archívu...su na to neake presne kritéria?

Podla vyssie uvedeneho odkazu na civil.gov.sk nema povinnost mat plan ani poriadok PO, ktore nema povinny audit. Z toho mi vychadza, ze s.r.o., ktora nema povinnost byt auditovana(t.j. asi kazda), nema povinnost viest ani plan ani poriadok. Mam niekde v mojom uvazovani chybu?:confused:

Zdravím poraďákov, prosila by som poradiť, či aj neplatca DPH musí archivovať účtovné doklady 10 rokov, alebo stačí 5? V pobočke št.archívu si neboli istí, povedali 5 rokov, ale čo som si našla štruktúru členenia registratúry, kde je lehota uloženia ekon.agendy(faktúry, bank.výpisy, pokladňa) vždy na 10 rokov. Vyraďovali ste niekto po 5 rokoch? Ďakujem.

Zdravím poraďákov, prosila by som poradiť, či aj neplatca DPH musí archivovať účtovné doklady 10 rokov, alebo stačí 5? V pobočke št.archívu si neboli istí, povedali 5 rokov, ale čo som si našla štruktúru členenia registratúry, kde je lehota uloženia ekon.agendy(faktúry, bank.výpisy, pokladňa) vždy na 10 rokov. Vyraďovali ste niekto po 5 rokoch? Ďakujem.
Prosím, nemáte niekto skúsenosť?

Ja si myslím, že je to 10 rokov u každého. Predsa dnes nie som platcom, zajtra ním môžem byť. Zase tých 10 rokov nie je až tak veľa a tie doklady sa môžu na niečo zísť aj po napr. siedmych rokoch. Je to môj názor, možno sa mýlim, ale podľa stránky MV SR je to tak.

Tých ďaľších 5 rokov je pre opakovanú daňovú kontrolu. Aspoň ja som to tak pochopila. Viem, že aj daňových kontrolórov chodia kontrolovať ..

Ja si myslím, že je to 10 rokov u každého. Predsa dnes nie som platcom, zajtra ním môžem byť. Zase tých 10 rokov nie je až tak veľa a tie doklady sa môžu na niečo zísť aj po napr. siedmych rokoch. Je to môj názor, možno sa mýlim, ale podľa stránky MV SR je to tak.
Ďakujem pekne, budem sa držať rady.

Tých ďaľších 5 rokov je pre opakovanú daňovú kontrolu. Aspoň ja som to tak pochopila. Viem, že aj daňových kontrolórov chodia kontrolovať ..
Ďakujem za radu, pekný deň.

zdravím, mám veľký problém, musím vypracovať reg. poriadok a plán pre našu firmu. to dúfam, že nejako zvládnem... viem, že máme už po termíne, (rok 2006 a teraz je 2010) a dúfam, že z toho nebude prúser, ale dúfam, že to nejako za cca 2 týždne dám dokopy a odošlem na schválenie štát. archívu.

ale čo mi nie je jasné, je vyraďovanie.
naša firma je tu od roku 1996 a ja sa chcem spýtať: či všetky dokumenty, čo sme doteraz " vyprodukovali" treba potom podľa plánu pooznačovať a pripraviť na vyradenie??? ALEBO KOĽKO ROKOV DOZADU?
alebo sa to týka len dokumetov PO SCHVÁLENÍ REG. PLÁNU. ???

zdravím, mám veľký problém, musím vypracovať reg. poriadok a plán pre našu firmu. to dúfam, že nejako zvládnem... viem, že máme už po termíne, (rok 2006 a teraz je 2010) a dúfam, že z toho nebude prúser, ale dúfam, že to nejako za cca 2 týždne dám dokopy a odošlem na schválenie štát. archívu.

ale čo mi nie je jasné, je vyraďovanie.
naša firma je tu od roku 1996 a ja sa chcem spýtať: či všetky dokumenty, čo sme doteraz " vyprodukovali" treba potom podľa plánu pooznačovať a pripraviť na vyradenie??? ALEBO KOĽKO ROKOV DOZADU?
alebo sa to týka len dokumetov PO SCHVÁLENÍ REG. PLÁNU. ???
Najskôr je potrebné vypracovať reg. plán a podľa toho budeš vyraďovať doklady. Skús si vyhľadať registratúrny poriadok a reg. plán. Je tu k tému veľa popísané a dokonca sú aj nejaké vzory.
P.s. Netreba otázku zadávať 3 x.

Zdravím poraďákov, prosila by som poradiť, či aj neplatca DPH musí archivovať účtovné doklady 10 rokov, alebo stačí 5? V pobočke št.archívu si neboli istí, povedali 5 rokov, ale čo som si našla štruktúru členenia registratúry, kde je lehota uloženia ekon.agendy(faktúry, bank.výpisy, pokladňa) vždy na 10 rokov. Vyraďovali ste niekto po 5 rokoch? Ďakujem.
Práve robím vyraďovanie. Fa, poklad. doklady, bankové výpisy, daňové priznania,výkazy, odpisy a veľa iných položiek majú úložnú dobu 10 rokov.Teraz je možné požiadať o skartovanie včetne roku 1999. 5 rokov
/2004/ majú napr. prezenčné listiny, môžu sa aj výplatné pásky, ale len v prípade, že nenahrádzajú mzdový list, cenníky, ponuky a pod. Pošta 3 roky.

Ak by niekomu pomohlo, prikladám návrh a prílohu

ďakujem za opoveď, je mi jasné, že treba vypracovať poriadok a plán...
moja otázka bola ale iná:
to znamená že po schválení reg. poriadku a plánu bude treba VŠETKY DOTERAJšIE DOKUMENTY, KTORÉ SME AKO FIRMA VYPRODUKOVALI AJ OZNAČIŤ PODĽA TOHO PLÁNU? ( aj dokumenty napr. z roku 1996?

ďakujem za opoveď, je mi jasné, že treba vypracovať poriadok a plán...
moja otázka bola ale iná:
to znamená že po schválení reg. poriadku a plánu bude treba VŠETKY DOTERAJšIE DOKUMENTY, KTORÉ SME AKO FIRMA VYPRODUKOVALI AJ OZNAČIŤ PODĽA TOHO PLÁNU? ( aj dokumenty napr. z roku 1996?
Si s.r.o? ak áno, väčšina nemusí mať registr. plán ani poriadok a tým pádom nemusí nič označovať. Ja poctivec som urobila a odoslala aj plán aj poriadok ešte v roku 2005. Teraz, keď som sa bola pýtať priamo v archíve v ZA ma vyradili /listom/ z predarchívnej starostlivosti a nezaradili ma medzi pôvodcov registratúry. V zmysle zákona č.216/2007 mi zanikla povinnosť vypracovať reg. plán a poriadok. Skús sa spýtať na príslušnom archíve, či vaša spoločnosť podlieha predarchívnej starostlivosti.

práveže musím vypracovať aj poriadok, aj plán, informovala som sa v archíve.
len som sa sa vás tu chcela spýtať, či po jeho schválení budem musieť prácne všetky dokumenty čo máme vo firme komplet od roku 1996 označiť podľa toho plánu, a následne potom požiadať o vyradenie.
či musím to aj pooznačovať podľa plánu, či stačí len požiadať o vyradenie

práveže musím vypracovať aj poriadok, aj plán, informovala som sa v archíve.
len som sa sa vás tu chcela spýtať, či po jeho schválení budem musieť prácne všetky dokumenty čo máme vo firme komplet od roku 1996 označiť podľa toho plánu, a následne potom požiadať o vyradenie.
či musím to aj pooznačovať podľa plánu, či stačí len požiadať o vyradenie
Podľa toho čo píšeš, musíš označiť všetky doklady, tak ako to máš schválené. Tak to ti teda nezávidím:mad:

Dobrý, chceli by sme robiť správcu registratúry iným osobám, ale nemáme človeka s dostatočne dlhou praxou (len niečo vyše 2 rokov) a neviem, či ho môžme použiť. Som posielala aj žiadosť o usmernenie na Odbor registratúry a správy dokumentov, ale odpovedajú až o mesiac a nemám toľko času čakať. Neviem, či to môžem riešiť ďalej, alebo toto nám znemožní byť správcom. Poradíte???

Dobrý, chceli by sme robiť správcu registratúry iným osobám, ale nemáme človeka s dostatočne dlhou praxou (len niečo vyše 2 rokov) a neviem, či ho môžme použiť. Som posielala aj žiadosť o usmernenie na Odbor registratúry a správy dokumentov, ale odpovedajú až o mesiac a nemám toľko času čakať. Neviem, či to môžem riešiť ďalej, alebo toto nám znemožní byť správcom. Poradíte???


na koho sa mám s týmto obrátiť? voalal som na štátny archív, ale pani nebola moc príjemná a napísala som aj žiadosť o usmernenie... la enemám ďalší mesiac na čakanie na odpoveď :(

Ahoj, spatne nemusis oznacovat nic. ked vypracujes registraturny poriadok a plan, predlozis ho na posudenie prislusnemu statnemu archivu a budes sa nim riadit az dnom schvalenia. ale vsetky registraturne zaznamy vzniknute do tohto obdobia musis mat riadne usporiadane a vyradovat len na zaklade vyradovacieho konania. opakujem - spatne nemusis pisomnosti oznacovat registraturnymi znakmi!!! a ak sa mozem spytat pod ktory archiv patri vasa organizacia?

Dobrý, chceli by sme robiť správcu registratúry iným osobám, ale nemáme človeka s dostatočne dlhou praxou (len niečo vyše 2 rokov) a neviem, či ho môžme použiť. Som posielala aj žiadosť o usmernenie na Odbor registratúry a správy dokumentov, ale odpovedajú až o mesiac a nemám toľko času čakať. Neviem, či to môžem riešiť ďalej, alebo toto nám znemožní byť správcom. Poradíte???

voľná živnosť "27.3 Správa registratúrnych záznamov bez trvalej dokumentárnej hodnoty"
- v rámci živnostenského oprávnenia je možné vykonávať správu registratúrnych záznamov bez trvalej dokumentárnej hodnoty, ktoré vznikli z činnosti zaniknutých, resp. zanikajúcich pôvodcov registrarúry

viazaná živnosť v skupine 214 ostatné, pol. 67 správa registratúry - úplné stredné vzdelanie a 3 roky praxe v odbore alebo vysokoškolské vzdelanie v študijnom odbore archívnictvo...
Katka

Dovolím si pripoji otázku k tejto téme. FO podnikateľ bez zamestnancov, riadi sa "Metodickým návodom..." Nie je mi celkom jasná časť evidencia. Napríklad došlé faktúry máme v šanóne odíslované od Z1/2009 až po napr. Z50/2009. Sú zapísané v evidencii záväzkov. Šanón je označený rokom, pečiatkou podnikateľa. Na faktúry dávame doložku kto účtoval, kedy a kto schválil.ˇ
Akú "evidenciu" ešte treba robiť, aby sme učinili zadosť danému predpisu o registratúre?
Ďakujem.

Dovolím si posunúť...

Dovolím si pripoji otázku k tejto téme. FO podnikateľ bez zamestnancov, riadi sa "Metodickým návodom..." Nie je mi celkom jasná časť evidencia. Napríklad došlé faktúry máme v šanóne odíslované od Z1/2009 až po napr. Z50/2009. Sú zapísané v evidencii záväzkov. Šanón je označený rokom, pečiatkou podnikateľa. Na faktúry dávame doložku kto účtoval, kedy a kto schválil.ˇ
Akú "evidenciu" ešte treba robiť, aby sme učinili zadosť danému predpisu o registratúre?
Ďakujem.
Zaradili ťa medzi pôvodcov registratúry ? Ak áno, v registratúrnom poriadku a pláne musíš mať schválené archívne značky a podľa nich označíš doklady. Píšeš, že si FO,nezdá sa mi,že ste boli zaradení do predarchívnej starostlivosti, over si to na príslušnom archíve, kam podľa sídla firmy patríte. Potom by číslovanie a značenie o akom píšeš plne postačovalo.

Dobrý deň.

Sme firma, ktorá poskytuje služby v oblasti BOZPO, PO, PZS a tiež v oblasti vzdelávania súvisiaceho s BOZP, PO a PZS.
Zostavujem reg. plán pre našu spoločnosť. Čop sa týka všeob. dokumetnov o firme, účtovných v tom mám jasno. Nemám však predstavu, čo všetko treba zahrnúť do reg. plánu, čo sa týka dokumentov vzniknutých z našej činnosti. Keďže my nič nevyrábame, je to vlastnej všetko o papierovej robote. Vedel by mi niekto poradiť?

Dobrý deň.

Sme firma, ktorá poskytuje služby v oblasti BOZPO, PO, PZS a tiež v oblasti vzdelávania súvisiaceho s BOZP, PO a PZS.
Zostavujem reg. plán pre našu spoločnosť. Čop sa týka všeob. dokumetnov o firme, účtovných v tom mám jasno. Nemám však predstavu, čo všetko treba zahrnúť do reg. plánu, čo sa týka dokumentov vzniknutých z našej činnosti. Keďže my nič nevyrábame, je to vlastnej všetko o papierovej robote. Vedel by mi niekto poradiť?
Ste povinní vypracovať reg. plán? Ak áno, potom sa ukladajú aj ponuky, myslím, že na tri roky, aj všetky papiere, ktoré vyprodukujete v súvislosti s vašou činnosťou.

Dala by som do pozornosti :


Zákon o archívoch a registratúrach - povinnosti, sankcie

29 júl, 2010 - 14:41
Zákon č. 395/2002 Z.z. zo 17. mája 2002 o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
Aktuálne znenie zákona po novele vykonanej zákonom č. 45/2008 Z.z.
Platnosť od: 24. júla 2004
Účinnosť od: 1. januára 2009


Tento zákon upravuje organizáciu a pôsobnosť orgánov štátnej správy na úseku archívov a registratúr, organizáciu archívov, práva a povinnosti zriaďovateľa archívu, archívu, vlastníka archívneho dokumentu, prístup k archívnym dokumentom, ako aj práva a povinnosti pôvodcu registratúry.
archív je odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty.
archívny dokument je záznam, ktorý má trvalú dokumentárnu odnotu pre poznanie dejín Slovenska a Slovákov. Archívnym dokumentom je aj filmový alebo zvukový záznam, ktorý vznikol do roku 1950.
cudzí archívny dokument je archívny dokument, ktorý vznikol mimo územia Slovenska a netýka sa dejín Slovenska a Slovákov. Cudzí archívny dokument je aj archívny dokument, ktorý je zapísaný v evidencii cudzieho štátu.
správa registratúry je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania.
registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry.
registratúrny záznam je informácia evidovaná pôvodcom registratúry.
pôvodca registratúry je právnická osoba alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra.
vyraďovanie registratúrneho záznamu je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňuje registratúrny záznam, ktorému uplynula lehota uloženia; registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou sa ukladá do archívu a registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty sa zničí.

Registratúra je súbor všetkých dokumentov, ktoré boli vytvorené v rámci činnosti organizácie, alebo boli organizácii doručené a sú zaevidované v registratúrnom denníku.

Správa registratúry je spôsob manipulácie s dokumentmi (nazývanými registratúrne záznamy), teda postup pri vytváraní a evidovaní záznamov, systém ich ukladania, vyraďovania, zabezpečenie ich ochrany pred poškodením či zničením.
Tento postup ustanovený vo vnútornom predpise sa nazýva registratúrny poriadok.

Registratúrny poriadok je základná evidenčná pomôcka správy registratúry; obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní záznamov, ale i o uložení a vyradení spisov a špeciálnych druhov záznamov.

Podnikatelia a obchodné spoločnosti často nevedia, či spadajú do skupiny pôvodcov registratúry a ak áno, aké povinnosti spojené s uchovávaním a archivovaním dokumentov im zo zákona č.216/2007 Z.z. vyplývajú. Na orientáciu k určeniu povinnosti vypracovať registratúrny plán alebo registratúrny poriadok môže slúžiť táto typológia pôvodcov registratúry:
1. Pôvodcovia registratúry povinní vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán
orgán verejnej správy (orgán štátu, orgán územnej samosprávy, profesijná organizácia, iné verejnoprávne ustanovizne),
právnická osoba zriadená orgánom verejnej správy,
právnická osoba zriadená zákonom.
2. Pôvodcovia registratúry povinní mať iba registratúrny plán
všetky subjekty, ktoré nepatria do 1. ani do 3. skupiny a pred 1. júnom 2007 ich registratúrne záznamy preberal archív (štátny archív alebo ich vlastný archív zriadený so súhlasom MV SR),
podnikateľské subjekty, ktoré nepatria do 3. skupiny a z ich činnosti vznikajú registratúrne záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, o čom rozhodol príslušný štátny archív,
ústredné orgány alebo im na roveň postavené subjekty politických strán, nadácií, občianskych združení,
neziskové organizácie poskytujúce verejnoprospešné služby,
štátne podniky,
právnické osoby založené územnou samosprávou,
registrované cirkvi a náboženské spoločnosti.
3. Pôvodcovia registratúry, ktorí nie sú povinní mať registratúrny poriadok ani registratúrny plán
pôvodcovia registratúry, z činnosti ktorých nevznikajú registratúrne záznamy, majúce trvalú dokumentárnu hodnotu,
malí podnikatelia (štátne archívy zaraďujú medzi malých podnikateľov, t. j. ako podnikateľské subjekty, ktorých registratúrne záznamy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu tých podnikateľov, ktorí nemusia mať ročnú účtovnú závierku overenú audítorom, podľa § 19 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov),
fyzické i právnické osoby podnikajúce na základe živnostenského oprávnenia alebo iného oprávnenia, podľa osobitného predpisu,
fyzické osoby vykonávajúce poľnohospodársku výrobu zapísané v evidencii podľa osobitného predpisu,
základné (miestne) organizácie politických strán, občianskych združení,
pôvodcovia registratúry, ktorých výsledky činnosti sú predmetom autorského práva (fyzické i právnické osoby).

Registratúrny poriadok opisuje postup jednotlivých útvarov organizácie pri manipulácii so záznamami/spismi a pri ich vyraďovaní.

Registratúrny plán určuje systém ukladania spisov. Triedi registratúru do vecných skupín, určuje spisom registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia.

Materiálno-technické vybavenie priestorov určených pre registratúry organizačných útvarov a registratúrne stredisko organizácie musí byť:

- účelné - umožňujúce ľahkú orientáciu v archivovaných dokumentoch,
- bezpečné - zabezpečujúce dokumenty pred znehodnotením, poškodením alebo odcudzením.

Personálne pozície priamo zabezpečujúce jednotlivé úkony správy registratúry musia byť obsadené odborne kvalifikovanými zamestnancami a ich ďalší odborný rast musí priebežne pokračovať.


Povinnosti zriaďovateľa archívu

- zriaďovateľ archívu je povinný:

a) požiadať ministerstvo o súhlas so zriadením archívu,
b) zabezpečiť, aby úlohy archívu podľa tohto zákona plnili osoby zapísané v zozname osôb vykonávajúcich v archíve odborné činnosti podľa tohto zákona,
c) oznámiť ministerstvu bezodkladne vznik a skončenie pracovného pomeru, vznik, skončenie a zánik štátnozamestnaneckého pomeru osôb zapísaných v zozname podľa písmena b),
d) umiestniť archív v priestoroch, ktoré zabezpečujú ochranu archívnych dokumentov a umožňujú prístup k archívnym dokumentom,
e) požiadať ministerstvo o súhlas so zrušením archívu, ponúknuť mu archívne dokumenty a uložiť ich v archíve určenom ministerstvom.


Povinnosti vlastníka archívneho dokumentu

- vlastník archívneho dokumentu je povinný:

a) predložiť archívny dokument štátnemu ústrednému archívu a štátnemu archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou na zapísanie do evidencie archívneho dedičstva,
b) zabezpečovať ochranu archívneho dokumentu, najmä konzervovanie alebo reštaurovanie archívneho dokumentu, ak to vyžaduje jeho fyzický stav,
c) umožňovať výkon štátneho odborného dozoru a poskytovať potrebnú súčinnosť,
d) strpieť na nevyhnutný čas nútenú úschovu archívneho dokumentu,
e) ponúknuť archívny dokument ministerstvu na prednostné odkúpenie alebo zmluvnú úschovu, ak sám nie je schopný zabezpečiť jeho ochranu; súčasťou ponuky na odkúpenie je návrh ceny,
f) oznamovať archívu, ktorý eviduje archívny dokument, zmenu jeho vlastníka alebo držiteľa, zmenu miesta jeho uloženia, jeho stratu, odcudzenie, opätovné nadobudnutie, poškodenie alebo zničenie,
g) informovať nového vlastníka pri prevode vlastníctva k archívnemu dokumentu o zákaze jeho trvalého vývozu,
h) požiadať ministerstvo o povolenie na trvalý vývoz cudzieho archívneho dokumentu,
i) požiadať ministerstvo o povolenie na dočasný vývoz archívneho dokumentu,
j) zabezpečiť, ak je vyvážajúcim, vyhotovenie konzervačnej kópie pred dočasným vývozom archívneho dokumentu,
k) uhradiť náklady spojené so zmluvnou úschovou a nútenou úschovou archívneho dokumentu,
l) predložiť cudzí archívny dokument s cieľom identifikovať ho.

Povinnosti pôvodcu registratúry
- pôvodca registratúry je povinný:
a) evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti, a došlé záznamy,
b) vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie štátnemu ústrednému archívu alebo štátnemu archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou; to neplatí pre pôvodcu registratúry, z činnosti ktorého nevznikajú záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, ani pre pôvodcu registratúry, ktorého výsledky činnosti sú predmetom autorského práva,
c) zabezpečovať správu registratúry,
d) zabezpečiť trvanlivosť registratúrneho záznamu; ak je registratúrny záznam vyhotovený na papieri, papier musí spĺňať požiadavky technickej normy,
e) zabezpečovať, aby správu registratúry vykonávali osoby, ktoré majú najmenej úplné stredné vzdelanie,
f) umiestniť registratúru v priestoroch, ktoré zaručujú jej zachovanie,
g) umožňovať výkon štátneho odborného dozoru nad správou registratúry,
h) vyraďovať pravidelne registratúrne záznamy len so súhlasom ministerstva,
i) označiť registratúrne záznamy, ku ktorým chce obmedziť prístup, slovami "obmedzený prístup“ a uvedením času trvania obmedzenia,
j) oznamovať bezodkladne ministerstvu prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou zmenu svojho názvu a zmenu miesta uloženia registratúry,
k) odovzdať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní do archívu v lehote, ktorú archív určil, so zoznamom odovzdávaných archívnych dokumentov a s evidenčnými pomôckami podľa registratúrneho poriadku,
l) odovzdať bezodkladne registratúru právnemu nástupcovi alebo ak zanikne bez právneho nástupcu

1. odovzdať registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou ministerstvu prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou usporiadané podľa jeho pokynov,
2. uložiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty do uplynutia lehôt uloženia a oznámiť ministerstvu miesto, kde sú uložené.
Registratúrny poriadok a registratúrny plán
- pôvodca registratúry ktorý je orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon upravuje v registratúrnom poriadku:
a) evidovanie, tvorbu, ukladanie, ochranu registratúrnych záznamov, prístup k registratúrnym záznamom a ich vyraďovanie,
b) personálne, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie správy registratúry,
c) úlohy a opis činností zamestnancov pôvodcu registratúry na jednotlivých úsekoch správy registratúry.

- registratúrny plán člení registratúru pôvodcu do vecných skupín. U pôvodcu registratúry , ktorý je orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon je súčasťou registratúrneho poriadku.

- priestupku sa dopustí ten, kto:
a) zničí alebo poškodí archívny dokument,
b) odcudzí archívny dokument,
c) vyvezie trvalo archívny dokument bez povolenia ministerstva,
d) neoprávnene zničí registratúrne záznamy alebo registratúru bez vyraďovacieho konania,
e) neumožní výkon štátneho odborného dozoru,
f) nevykoná opatrenie na ochranu archívneho dokumentu, ktoré mu uložilo ministerstvo,
g) neodovzdá archívny dokument do nútenej úschovy,
h) neodovzdá archívny dokument, ktorý mu bol vyvlastnený,
i) nepredloží cudzí archívny dokument s cieľom identifikovať ho,
j) vyvezie trvalo registratúrne záznamy,
k) vyvezie dočasne archívny dokument bez povolenia ministerstva,
l) dovezie na územie Slovenskej republiky cudzí archívny dokument bez povolenia štátu vývozu alebo dovezie cudzí archívny dokument odcudzený v inom štáte,
m) nepredloží archívny dokument na reštaurovanie alebo konzervovanie,
n) nezabezpečí správu registratúry,
o) umiestni registratúrne záznamy v priestoroch, ktoré nespĺňajú podmienky ich ochrany,
p) nevykoná opatrenie na nápravu nedostatkov v správe registratúry, ktoré mu uložilo ministerstvo,
q) nepredloží na posúdenie dokumentárnej hodnoty záznam, ktorý nadobudol a ktorého obsah, pôvod, čas vzniku alebo jedinečnosť vyhotovenia odôvodňujú predpoklad, že by mohlo ísť o archívny dokument,
r) nepožiada ministerstvo o súhlas so zriadením archívu alebo so zrušením archívu,
s) neponúkne ministerstvu archívne dokumenty na prednostné odkúpenie,
t) vyvezie dočasne bez povolenia registratúrne záznamy,
u) neoznámi zmenu vlastníka alebo držiteľa archívneho dokumentu, zmenu uloženia, stratu, odcudzenie, opätovné nadobudnutie, poškodenie alebo zničenie archívneho dokumentu,
v) poruší bádateľský poriadok,
w) neoznámi ako zriaďovateľ archívu vznik a zánik pracovného pomeru osoby vykonávajúcej odborné činnosti v archíve,
x) nevráti povolenie, ktoré nepoužil.

Za priestupok podľa písmena a) až d) možno uložiť pokutu do 33 193,00 euro, za priestupok podľa písmena e) až j) pokutu do 16 596,00 euro, za priestupok podľa písmena k) až p) pokutu do 3 319,00 euro a za priestupok podľa písmena r) až y) pokutu do 1659,00 euro.
Priestupky podľa zákona o archívoch a registratúrach prejednáva ministerstvo.

Iné správne delikty:
Ministerstvo môže uložiť pokutu do:

a) 33 193,00 eur tomu, kto:
1. zničí alebo poškodí archívny dokument,
2. odcudzí archívny dokument,
3. vyvezie trvalo archívny dokument bez povolenia ministerstva,
4. neoprávnene zničí registratúrne záznamy alebo registratúru bez vyraďovacieho konania,

b) 16 596,00 eur tomu, kto:
1. neumožní výkon štátneho odborného dozoru,
2. nevykoná opatrenie na ochranu archívneho dokumentu, ktoré mu uložilo ministerstvo,
3. neodovzdá archívny dokument do nútenej úschovy,
4. neodovzdá archívny dokument, ktorý mu bol vyvlastnený,
5. nepredloží cudzí archívny dokument s cieľom identifikovať ho,
6. vyvezie trvalo registratúrne záznamy,

c) 3319,00 eur tomu, kto:
1. vyvezie dočasne archívny dokument bez povolenia ministerstva,
2. dovezie na územie Slovenskej republiky cudzí archívny dokument bez povolenia štátu vývozu alebo dovezie cudzí archívny dokument odcudzený v inom štáte,
3. nepredloží archívny dokument na reštaurovanie alebo konzervovanie,
4. nevypracuje registratúrny poriadok a registratúrny plán alebo ho nepredloží na posúdenie a schválenie,
5. nezabezpečí správu registratúry,
6. nezabezpečí trvanlivosť registratúrneho záznamu,
7. umiestni registratúrne záznamy v priestoroch, ktoré nespĺňajú podmienky ich ochrany,
8. neodovzdá registratúru právnemu nástupcovi,
9. nevykoná opatrenie na nápravu nedostatkov v správe registratúry, ktoré mu uložilo ministerstvo,

d) 1659,00 eur tomu, kto:
1. nepredloží na posúdenie dokumentárnej hodnoty záznam, ktorý nadobudol a ktorého obsah, pôvod, čas vzniku alebo jedinečnosť vyhotovenia odôvodňujú predpoklad, že by mohlo ísť o archívny dokument,
2. nepožiada ministerstvo o súhlas so zriadením archívu alebo so zrušením archívu,
3. neponúkne ministerstvu archívne dokumenty na prednostné odkúpenie,
4. vyvezie dočasne bez povolenia registratúrne záznamy,
5. neoznámi zmenu vlastníka alebo držiteľa archívneho dokumentu, zmenu uloženia, stratu, odcudzenie, opätovné nadobudnutie, poškodenie alebo zničenie archívneho dokumentu,
6. poruší bádateľský poriadok,
7. neoznámi ako zriaďovateľ archívu vznik a zánik pracovného pomeru osoby vykonávajúcej odborné činnosti v archíve,
8. neoznámi ako pôvodca registratúry zmenu svojho názvu alebo zmenu miesta uloženia registratúry,
9. nevráti povolenie, ktoré nepoužil.

Pokutu možno uložiť do jedného roka odo dňa, v ktorom sa ministerstvo dozvedelo o tom, kto sa konania dopustil, najneskôr však do troch rokov odo dňa, v ktorom došlo ku konaniu opodstatňujúcemu uloženie pokuty. Pri ukladaní pokút sa prihliada najmä na závažnosť, spôsob, čas trvania a následky protiprávneho konania.

V rozhodnutí o uložení pokuty za nesplnenie opatrení uložených pri výkone štátneho odborného dozoru ministerstvo súčasne určí aj lehotu, v ktorej sa majú nedostatky odstrániť. Tomu, kto nevykonal v určenej lehote nápravu nedostatkov, za ktoré mu bola uložená pokuta, uloží ďalšiu pokutu vo výške dvojnásobku hornej hranice pokuty ustanovenej týmto zákonom.

Ak ten, komu bola uložená pokuta, znovu poruší v čase jedného roka odo dňa nadobudnutia právoplatnosti rozhodnutia o uložení pokuty povinnosť, za ktorú mu bola pokuta uložená, uloží sa mu ďalšia pokuta v sume rovnajúcej sa dvojnásobku hornej hranice pokuty ustanovenej týmto zákonom.
Pokuta je splatná do 30 dní odo dňa nadobudnutia právoplatnosti rozhodnutia, ak v rozhodnutí nie je určená dlhšia lehota.

V akej platovej triede má byť zaradený zamestnanec organizácie, ktorý má na starosti registrarúrny poriadok a archiváciu v škole ?

V akej platovej triede má byť zaradený zamestnanec organizácie, ktorý má na starosti registrarúrny poriadok a archiváciu v škole ?

341/2004 Z. z.Nariadenie vlády Slovenskej republiky, ktorým sa ustanovujú katalógy pracovných činností pri výkone práce vo verejnom záujme a o ich zmenách a dopĺňaní

01. SPOLOČNÉ PRACOVNÉ ČINNOSTI

07. PLATOVÁ TRIEDA

Kvalifikačné predpoklady: úplné stredné vzdelanie a osobitný kvalifikačný predpoklad, ak je ustanovený osobitným predpisom, alebo vyššie odborné vzdelanie a osobitný kvalifikačný predpoklad, ak je ustanovený osobitným predpisom.
Pracovné činnosti vyžadujúce úplné stredné vzdelanie:

17 Komplexné zabezpečovanie a usmerňovanie správy registratúry a registratúrneho strediska zamestnávateľa vrátane vydávania osvedčení z registratúrnych záznamov.

ďakujem