U nás to takto funguje zopár rokov a je to veľmi užitočné, kedykoľvek, kto má prístup si vie pozrieť ktorúkoľvek fakúru, prílohy... O urýchlení schvaľovacieho kolobehu ani nehovorím...

Ahojte, prajem pekny den,

precital som si tu vsetko mozne suvisiace s elektronickymi fakturmi, podpismi, mailovymi fakturami a pod.

Zrejme to tu opat rozvirim, ja mam trochu inu otazku, problem.
Bezohladu na podpis nepodpis, zarucenost a original neoriginal....

Radi by sme vsetky dosle faktury v nasej spolocnosti so vsetkymi prilohami naskenovali a original zahodili. Je to vobec mozne?

Nechceme sa hrat na farebny scan a potom sa tvarit ze je to original,
radsej by sme mali nejako potvrdene, ze mozme vsetko skenovat, schvalovat, uctovat a platit nasledne elektronicky a vzdy mat k dispozicii tento scan, namiesto papierovej formy.

Nehovorim tu teda o elektronickom zaslani, o platiteloch, ktori musia mat zaruceny elektronicky podpis a podobne, nejde mi o peciatku alebo ci je podpisana a ako bola vyhotovena a dorucena....toto mame poriesene.

Ide mi o to, komplet sa zbavit fyzickeho kolobehu a spracovania papierovej formy prijatych faktur. Samozrejme so zarucenym prepojenim s uctovnym softverom, s moznostou prevodu do papierovej formy atd...

Dakujem za nazory.
Adam.

Možno môj názor bude nesprávny, ale myslím si, že podľa zákona o účtovníctve, nie je možné viesť dokumentáciu len v technickej forme.

§ 31
Účtovný záznam
(1) Účtovnú dokumentáciu účtovnej jednotky tvorí súhrn všetkých účtovných záznamov vytváraných podľa § 4 ods. 5.

(2) Na účely tohto zákona sa považuje za

a) písomnú formu účtovný záznam vykonaný rukopisom, písacím strojom, tlačiarenskými alebo reprografickými technikami, alebo tlačiarenským výstupným zariadením výpočtovej techniky, ktorého obsah je pre fyzickú osobu čitateľný,
b) technickú formu účtovný záznam vykonaný elektronickým, optickým alebo iným spôsobom neuvedeným v písmene a), ktorý umožňuje jeho prevedenie do písomnej formy; prevedenie do písomnej formy sa nevyžaduje pri podpisovom zázname podľa § 32 ods. 3.

(3) Účtovná jednotka môže vykonať prevod účtovného záznamu z jednej formy do druhej formy. V tomto prípade je povinná zabezpečiť, aby obsah účtovného záznamu v novej forme bol zhodný s obsahom účtovného záznamu v pôvodnej forme. Táto povinnosť sa považuje za splnenú, ak účtovná jednotka predloží účtovný záznam v pôvodnej aj novej forme a ich obsah je zhodný alebo to preukáže iným spôsobom, ktorý nespochybní žiadna z osôb, ktoré s prevedeným záznamom pracujú. Účtovná jednotka je povinná mať k dispozícii účtovné záznamy, ktorými dokladuje formu vedenia účtovníctva.

(4) Všetky formy účtovného záznamu sú rovnocenné; obsah všetkých účtovných záznamov má rovnaké dôsledky, ak sú vykonané vo forme podľa odseku 2.

(5) Ak účtovná jednotka vedie účtovné záznamy v technickej forme, je povinná disponovať takými prostriedkami, nosičmi a vybavením, ktoré umožňujú vykonať prevod účtovných záznamov do formy, v ktorej je ich obsah pre fyzickú osobu čitateľný. Pre potreby overovania účtovnej závierky audítorom (§ 19), jej zverejňovania (§ 21) a pre potreby orgánov podľa § 38 je účtovná jednotka povinná na požiadanie umožniť oprávneným osobám zoznámiť sa s obsahom nimi určených účtovných záznamov v písomnej forme a v technickej forme, ak účtovná jednotka vedie účtovné záznamy v technickej forme. Túto povinnosť má účtovná jednotka po dobu, počas ktorej je povinná viesť alebo uchovávať uvedené účtovné záznamy.

(6) Účtovná jednotka je povinná na žiadosť audítora poskytnúť účtovné záznamy vo forme požadovanej audítorom, ak účtovné záznamy v takejto požadovanej forme vedie.

Poukazujem hlavne na tú časť tvojej otázky, v ktorej vyjadruješ názor, že by ste originál zahodili.

vo firme sme zrušili tlač odberateľských faktúr, sú len v elektronickej podobe...............

Opytujúci píše o došlých faktúrach. A v tom prípade si myslím, že by mali mať aj originál dokladu.
Pri vystavených faktúrach je to iné.

Pripájam sa k rodine1 a Kejke:

... a čo právna stránka ... napr. rámec záruky. Ak nebudete mať originály došlých faktúr, myslíš, že by ste obstáli s nascanovanými?

... a nehovoriac o tom, že nascanované doklady vieme "upraviť" a zmeniť v nich napr. text, čísla ... či? Ako by ste preukázali pravdivosť týchto dokladov pred prípadnou daňovou kontrolou ( keď sa ich obsah dá zmeniť a originály by si " zahodil") ... preto aj, podľa môjho názoru, vznikol štatút elektronicky zasielaných faktúr a je k tomu aj vyjadrenie vo Finančnom spravodajcovi č. 3/2010.

Aj podľa štatistických zistení sme na chvoste v zasielaní fa v elektronickej podobe a ich skenovaní pre archívne účely.
Ja ju určite nevylepším, ale kto chce, prekážky by nemal mať.
http://vat.pravda.sk/dozrel-cas-na-elektronicke-faktury-dth-/sk_vtech.asp?c=A100728_181132_sk_vtech_p35

Len pre úplnosť, zabudla som dodať, že originály faktúr samozrejme nevyhadzujeme, ale archivujeme. Kolobeh je však elektronický.

Nedavno som takmer stratil dva kvartaly faktur a blockov pocas stahovania. Vsetky doklady vsak skenujem, tak reku ci by stacili aj tie.



(3) Účtovná jednotka môže vykonať prevod účtovného záznamu z jednej formy do druhej formy. V tomto prípade je povinná zabezpečiť, aby obsah účtovného záznamu v novej forme bol zhodný s obsahom účtovného záznamu v pôvodnej forme. Táto povinnosť sa považuje za splnenú, ak účtovná jednotka predloží účtovný záznam v pôvodnej aj novej forme a ich obsah je zhodný alebo to preukáže iným spôsobom, ktorý nespochybní žiadna z osôb, ktoré s prevedeným záznamom pracujú. Účtovná jednotka je povinná mať k dispozícii účtovné záznamy, ktorými dokladuje formu vedenia účtovníctva.


Cize ako to zhrniem, skeny bez papierovych originalov mi stacia vtedy ak dokazem preukazat ich zhodu s papierovymi originalmi. Co sa urobi tazko, kedze originaly uz fyzicky neexistuju. Mozem akurat argumentovat tym ze original vidia na skene a preto sa zhoduju ale s tym sa asi daleko nezajdem.
Suma sumarum to zrejme bude zrejme na tom ako sa k tomu postavi dotycny danovy kontrolor. V pripade straty zopar dokladov (kvartalov) by snad problemy nerobili, najma ak by tie stratene doklady zodpovedali standardu ostatnych obdobi.