Z názvov sa nedá vychádzať, musíš brať do úvahy vecnú náplň písomnosti, aj špecifiká svojho softvéru. To, čo je tu Zálohová faktúra sa inde nazýva Požiadavka na zálohu. Nie je účtovným ani daňovým dokladom, lebo nezakladá vznik záväzku ani pohľadávky, ani nárok na odpočet DPH. Je iba výzvou na úhradu s údajom o čísle BÚ a variabilnom symbole. Do peňažného denníka sa zaúčtuje úhrada zálohy, zatiaľ ako nedaňový výdavok bez rozpisu na základ dane a DPH, aj do knihy pohľadávok ... a zálohová faktúra sa pripojí k výpisu s úhradou.
Do 15 dní príde Daňový doklad k prijatej platbe, inde nazývaný aj ako Zálohová faktúra. Ten sa účtuje tam, odkiaľ ho berie aj bez úhrady do DPH na vstupe /podľa odlišnosti softvérov je to buď interný vstup, alebo kniha došlých faktúr, alebo kniha záväzkov/. Účtuje sa k dátumu zdaniteľného plnenia z tohto dokladu, čo by mal byť dátum prijatia zálohy u dodávateľa, nie k dátumu odoslania platby – dôležité pri zálohových platbách na prelome mesiacov, aj roka. Ak ide o zálohu na prelome rokov, tak v koncoročnom dvojriadkovom zápise rozpíšem zálohu na základ – daňový výdavok a DPH a druhým riadkom pôvodnú nerozpísanú zálohu odmínusujem.
Napokon príde vyúčtovacia faktúra. Tá sa zaeviduje tam kde predchádzajúci daňový doklad - kvôli uplatneniu v odpočte DPH, dvojriadkovým zápisom. Prvý riadok je plná faktúra, druhý odpočet zálohy. Po úhrade sa zaúčtuje do PDJÚ dvojriadkovým zápisom, najprv v plnej sume plusom aj s rozpisom na základ a DPH, druhý riadok tak, ako bola účtovaná zálohová platba, ale mínsom. Rozdiel v rámci zápisu sa rovná celkovému doplatku faktúry.
Alternatívy zápisu podľa softvéru môžu byť rôzne, ja používam tento postup.