Haira
30.04.12,15:48
Dobrý deň milí poraďáci,
mám tu pre Vás takú možno nezvyčajnú otázku :)
Pani účtovníčka nám odovzdala doklady z roku 2011, od roku 2012 si vedieme účtovníctvo vrámci firmy. Mám teraz chvíľu času, tak si tie doklady prezerám a zarazila ma jedna vec.
Ide o zaradenie a evidenciu dokladov týkajúcich sa interných dokladov resp. platby kartou, ktoré súvisia s bankovými výpismi. Ja som naučená tak, že každú platbu kartou naúčtujem na ID, ten si vytlačím, k nemu nalepím bloček aj s dokladom o platbe kartou a hotovo. Bankový výpis tiež celý naúčtujem a následne si vytlačím každý mesiac k nemu predkontácie každej položky. Doposiaľ som si myslela, že to takto robím správne a hlavne prehľadne.
Keď som otvorila šanón Banka od pani účtovníčky naskytol sa mi nemilý pohľad. A síce mesačný výpis z banky a za ním len tak na holých hárkoch alebo ešte lepšie všelijakých šmirákoch, poprištikávané rad radom doklady týkajúce sa platieb kartou, jedno cez druhé. Je to dobrá a skúsená účtovníčka, tak neviem čo si mám o tomto myslieť. Je to takto v poriadku? Mne to príde, že je v tom dosť neporiadok, neviem. A ďalšia vec napr. prechádzala som si predtým pokladničné doklady a prišla som na chybu, keď nákup cigariet (nepýtajte sa ma prečo to vôbec je v účtovníctve) naúčtovala na 501 a uplatnila DPH. Hneď som jej zato písala, a odpoveď bola, že človek sa kopne (čo tiež beriem) a doklad opravila. Tým pádom, aj keď je to len pár korún, DPH za daný mesiac v minulom roku nebolo správne. Mám po nej skontrolovať fakt doklad po doklade? Veľmi nato čas nemám, ale asi mi iné neostáva. Tiež nerozumiem, že keď som si pýtala stav záväzkov a pohľadávok, koľkokrát mi to poslala, toľko krát boli zostatky iné, čo je tiež asi blbosť. Čo si o tom myslíte?

A posledná vec sa týka archivácie pokladničných blokov, robíte si k nim aj kópie? Lebo mi bolo povedané, že originály časom úplne vyblednú a nie sú dostatočne čitateľné. Ja som to doposiaľ nerobila, zdá sa mi to zaberanie priestoru, zbytočné plytvanie papieru a o stromoch ani nehovorím. Doklady z minulých rokov som zarchivovala do archivačných krabíc, tam by mohli vydržať, hm?

krásny deň želám :)
zlatica76
30.04.12,18:32
Veľa otázok naraz :)

Skúsim postupne:
1. Platby kartou - tvoj postup sa mi zdá rozumný a prehľadný. Avšak ani ten druhý spôsob ukladania nemusí byť zlý, ak sa z účtovníctva (programu) dá chytro zistiť, ktorý bloček máš pozerať. Ak nie, je zarobené na problém pri prípadnej daňovej kontrole
2. Chybné zaúčtovanie bločku - tu by som upozornila pána riaditeľa / majiteľa, že účtovníctvo ti prišlo v takom a takom stave, a že pri prípadnej kontrole za r. 2011 neručíš za prípadné nálezy. Je potrebné si pozrieť zmluvu, či je možné spätne od starej účtovničky požadovať prípadné penále, resp. ako mala zmluvne poriešenú zodpovednosť za chyby v účtovníctve (lebo zaúčtovať cigarety je jednoznačne chyba účtovníčky). Vzhľadom na to, že nemáš na to kapacity, aby si celý rok prekontrolovala, je potrebné povedať, že nevieš kvantifikovať aká veľká to môže byť chyba (povedzme, že je to len ten jeden doklad, môže ich byť 10, môže ich byť 100 - nevidím, koľko bločkov cez kartu bolo kupované :) ).

3. Stav záväzkov a pohľadávok k určitému dátumu by mať byť vždy rovnaký - väčšinou firmy robia tzv. mesačné závierky, keď po určitom období sa uzatvorí mesiac a už sa do toho mesiaca neúčtuje ani v tom prípade, ak sa dodatočne nájde nejaký doklad. Neviem, ako bolo toto organizované u vás, či existovali / existujú takéto mesačné závierky. Pokiaľ neexistujú, tak je samozrejme možné, že k rovnakému dátumu ti môže vyjsť vždy iné saldokonto. Tomu sa nevyhneš. Čo by sa však nemalo meniť je koncoročné saldokonto. To by malo byť stále rovnake.

4. Blednúce bločky - dlhotrvajúci problém a spor medzi obyčajnými daňovníkmi a daňovými úradmi. Áno, niektoré bločky (hlavne tie, ktoré sú vytlačené na termopapieri) ti môžu po čase vyblednúť. Ja osobne (!) tieto bločky neprefocujem, avšak je pravda, že pri daňovej kontrole mi takéto náklady a DPH z nich neuznali (neišlo o veľa peňazí, tak som sa veľmi nenaťahovala). Pokiaľ však takýchto bločkov máš viacero, je vhodné si ich fotiť.

5. DPH - pokiaľ stará účtovníčka spracovávala DPH, mala by ti poskytnúť podrobný prehľad všetkých dokladov, ktoré si uplatňovala a to dokonca aj s takou informáciou, v ktorom riadku daňového priznania. Pokiaľ nie, a je na to možnosť, skúsiť to získať z účtovného softvéru (nepíšeš, či používaš rovnaký alebo ste zmenili aj softvér).

Záver :)
Skús zhrnúť všetky svoje pripomienky (bez ohľadu na to, či bývalá účtovníčka bola stará a skúsená) a choď s tým hneď za riaditeľom / majiteľom. Keďže ti nikto nikdy nezaplatí robotu, keď budeš nanovo preúčtovávať rok 2011, daj si niekde na papier, že si dala takéto pripomienky, a že nenesieš prípadnú zodpovednosť za pokuty vyplývajúce z daného obdobia. V roku 2012 si daj všetko do poriadku tak, aby si na konci roka 2012 rozumela všetkým zostatkom a pokračuje dalej :)

Veľa zdaru!
AnnaK
01.05.12,05:55
Tiež pridám zopár poznámok:)

Tiež to robím tak, ako aj ty. Každú platbu kartou zaúčtujem na osobitný interný doklad, na ktorý nalepím bloček z ERP.
Výpisy chodia mesačne, takže ku každému výpisu vytlačím tzv. bankovú knihu, kde je uvedené zaúčtovanie každej sumy na výpise, obraty MD a D, PS aj KS. Túto zostavu mi vytlačí program za obdobie, ktoré si sama zvolím.

Mimochodom zákon o účtovníctve ukladá účtovnej jednotke v § 10 ods. 1 písm. g) uvádzať na účtovnom doklade označenie účtov, na ktorých sa účtovný prípad zaúčtuje, ak to nevyplýva z programového vybavenia. Viem to z vlastnej skúsenosti, že je lepšie, ak akýkoľvek kontrolór nemusí dlho a pracne niečo vyhľadávať, ak je účtovníctvo prehľadné a zrozumiteľné.

Chybička sa môže stať, aj keď bloček za cigarety by som hneď vyhodila, prípadne zaúčtovala ako pohľadávku voči spoločníkovi, konateľovi, zamestnancovi ... Skôr sa môže stať, že na bločku je viac položiek účtovaných na rôznych účtoch a niektorá položka nemusí súvisieť s podnikaním, ale zostane zaúčtovaná v nákladoch, proste sa to pri veľa dokladoch prehliadne.

Mňa by zaujímalo, či musí byť v účtovníctve založený pri účtovnom doklade bloček z ERP aj spolu s tým malým lístočkom o platbe kartou. Mám klienta, ktorý mi nosí iba bloček z ERP a malý lístoček si necháva kvôli kontrole účtu. Takže mám bloček z ERP na jednej strane a výpis z účtu na strane druhej. Snáď by to mohlo stačiť?

Keď zaúčtujem doklady za príslušný kalendárny mesiac (prípadne za iné obdobie), vždy robím kontrolu účtov so zostatkami v knihách pohľadávok a záväzkov. V priebehu roka ale prichádzajú aj staršie doklady, takže dnešný stav môže byť iný ako pred mesiacom, ale stav účtu musí byť v čase zaúčtovania dokladu rovnaký ako zostatok v knihe pohľadávok a záväzkov. Ak mi to nesedí, hľadám chybičku, niekedy to môže byť iba jeden cent.

No a blednúce bločky, to je kapitola sama o sebe:mad: Už bolo kdesi kedysi niekym napísané, že problém sa odstráni zavedením fiškálnych pokladní, ale ja to akosi nevidím, žeby bol zodpovedný ten, kto bloček vystaví. Ja osobne bločky tiež nekopírujem, je to strašná strata času aj náklady. A keď už dostanem bledý doklad, ten sa ani prefotiť nedá. Ale skúšala som to, o čom tu už bolo kedysi písané. Vyblednutý bloček som nahriala nad sviečkou a všetko bolo krásne vidieť znova. Pozor, ale to sa dá s dokladom urobiť len raz.

Tiež veľa zdaru! :)
Haira
02.05.12,08:03
ďakujem krásne za rady a názory žienky :)
Prešla som si zmluvu s pani účtovníčkou, nič o chybách tam samozrejme nie je, len jedna klauzula, ktorá hovorí o tom, že zhotoviteľ sa zaväzuje, že zabezpečí kvalifikované a včasné splnenie diela podľa tejto zmluvy.
Máte pravdu, musím sa niečím aj sama ochraníť, takže nejaký takýto preberací protokol si určite vyhotovím. Tie doklady si prezerám hlavne kôli tomu, že máme na firme 3 autá, z ktorých tankovanie ide v plnej miere do nákladov a knihy jázd? Žiadne, ani za minulý rok. Teda ich musím dorobiť. A keď účtovníctvo za minulý rok je už uzavreté, musím rozrátať spotreby tak, aby nevyšla nadspotreba. Pani účtovníčka toto tiež vôbec neriešila, ale ok, beriem, je to starosť firmy, či si má čím vykryť náklady alebo nie.
Firma funguje od roku 2009. Odvtedy mala každý rok inú externú firmu, ktorá účtovníctvo spracovávala. Mali v tom dosť neporiadok a chaos, preto sa to rozhodli riešiť vrámci firmy a som tu. Trošku mám obavy z toho, že keď by mi chcela prísť kontrola za minulé obdobia, bolo by to celkom ťažké pre mňa. Účtovníctvo za minulý rok je tiež vedené v inom programe, aký práve používam ja. Preto sa môžem spoľahnúť jedine na tlačové výstupy, ktoré mi účtovníčka odovzdá. Ešte ich nemám, lebo sme požiadali o odklad DP.
Blednúce bločky teda riešiť nebudem. Keď náhodou príde daňová kontrola, budeme tie bločky nahrievať nad sviečkou spoločne :-)))
Ten doklad o platbe kartou, ten maličký myslím, nemusí byť podľa mňa priložený. Na veľkom doklade je tiež uvedené či a akou platobnou kartou to bolo hradené. Môj názor.

Prajem krásny, slnečný a teplý deň :)