usapp
01.04.13,09:21
Kto mi ochotne zodpovie otázky týkajúce sa registratúry dokumentov, prijatej a odoslanej pošty a pod.?
Zaujimaju ma zakladne informacie.
Co vsetko je nutne evidovat? Ako to funguje realne v praxi s jednou a viacerymi podatelnami a oddeleniami?

Som povdacny za akekolvek info z praxe.
Ajk&
01.04.13,08:11
V zásade sa pošta rozdeľuje na došlú a odoslanú:
a/ došlá pošta sa rozdeľuje na doporučené listy s návratkami, bez návratiek a obyčajnú poštu.
Podpísané a opečiatkované návratky sa posielajú odosielateľovi späť. Listy po skontrolovaní či sú všetky nám adresované sa otvoria, obálka sa pripojí k listu, nakoľko je dôležitým dokladom o doručení. Každý list sa opatrí došlou pečiatkou, vyznačí sa počet originálônych listov a počet príloh a CD. Do denníka podacej pošty sa listy zapíšu podľa predtlače (od koho je list, vec, komu bola vec pridelná na vybavenie, prípadne aj s termínom dokedy),

b/ odoslaná pošta sa takisto eviduje podľa dátumu, podacieho čísla, adresáta a dátumu odoslania. Na pošte si treba podací hárok nechať opečiatkovať podacou pečiatkou pošty.
usapp
01.04.13,08:23
Dakujem krasne za odpoved. ;-) A mozem este nejake doplnujuce otazky? Nevies mi nahodou povedat ako sa vedie dennik doslej a odoslanej posty v pripade, ze ma organizacia viac podatelni? Kazda podatelna si to eviduje zvlast? Pouzivate papierovu formu dennika doslej posty, ci ho mate na pocitaci?
Ajk&
01.04.13,09:07
Ja robím vo veľkej štátnej inštitúcii, my máme vedenú došlú aj odoslanú poštu na PC, je na to dostať kúpiť program. Inak odchádzajúce listy sa musia odvážiť, nakoľko cena sa odvíja od váhy a nie od veľkosti obálky. Listy počíta pošta ako listy do 2 kg, potom sa už musí vypraviť zásielka ako balík, kde sa vypisuje sprievodka. Takže odoslanú poštu evidujeme zvlášť ako listy a zvlášť ako balíky. Vypisuje sa denný výkaz kde nasčítaš počet obyčajných listov, doporučených, doporučených do vlastných rúk, počet balíkov. Samozrejme že ti musí sedieť váha a teda aj cena, inak pošte to stroj vyhodí a celý denný výkaz môžeš prerábať.

Ak máte viac pracovísk s podateľňou potom treba už samotnú pečiatku dať vyrobiť s uvedením pracoviska a takisto očíslovať aj pečiatku napr. č. 5, 8, lebo listy medzi jednotlivými pracoviskami by sa stratili a takto hneď podľa pečiatky identifikuješ kam patrí list. Pečiatky by sa mali prideľovať pracovníčke podateľne na podpis aj s poučením o zachovávaní listového tajomstva.

Inak neviem či by ťa zaujímalo, ale zvlášť treba evidovať v knihe sťažnosti, reklamácie a tajné listy s rôznym stupňom utajenia, prípadne ak si šéf vyhradí dôležité listy tak aj tie. Dostať v papiernictvách knihy došlej aj odoslanej pošty ktoré majú už predtlačené kolonky a myslím že sú dobré.

Inak pošta vytlačí aj zostavu došlej pošty podľa dodacích pôšt, podacích lístkov každý deň a opatrí zostavu pečiatkou.

Neviem koľko máte napr. faxov alebo e-mailov denne, ale my máme cca 200-300, takže evidujeme aj tieto a zvlášť tie ktoré sú poslané so zaručeným elektronickým podpisom (ZEP) prostredníctvom Národného bezpečnostného úradu. Pozornosť treba venovať aj infozákonu, pretože občan má podľa neho nárok na podanie informácie a sú na to dosť krátke lehoty od 3-10 dní podľa toho či ju poslal listom, e-mailom alebo ZEP-om.

Len sa kľudne pýtaj, čakám šibačov takže si tu krátim chvíľu. Takže keď ti príde mokrá správa - sorry.
Ajk&
01.04.13,09:11
Ešte som zabudla: v podateľni sa vedie aj skartačný poriadok, ktorý tiež spadá pod nejaký zákon a treba sledovať podľa neho lehoty, aby si neskartoval niečo dôležité, napr. aj historického významu - my máme aj také. Ale to zrejme menšie firmy nemajú a stačia im bežné lehoty na archivovanie cca 5 rokov prípadne podľa toho ako vyžaduje archivovanie daňový úrad.
usapp
01.04.13,09:12
Dakujem krasne. Idem to stravit a ked to stravim, mozno budem mat este dalsie otazky. ;-)
Srdecna vdaka za ochotu a prijemne stravenie velkej noci prajem. ;-)
avalik
01.04.13,09:20
Dakujem krasne za odpoved. ;-) A mozem este nejake doplnujuce otazky? Nevies mi nahodou povedat ako sa vedie dennik doslej a odoslanej posty v pripade, ze ma organizacia viac podatelni? Kazda podatelna si to eviduje zvlast? Pouzivate papierovu formu dennika doslej posty, ci ho mate na pocitaci?

je mozne mat aj viac podatelni/registraturnych stredisk - tie zvyknu byt oznacene skratkou/cislom koli identifikacii ... z toho sa odvija cislo spisu
napr. BA0001/2013, ZA0001-ODop-001/2013

viac info najdes v registraturnych poriadkoch roznych institucii, napr. http://www.minv.sk/?sprava-registratury

k elektronickej registrature odporucam: 525/2011 Z. z.Výnos Ministerstva vnútra Slovenskej republiky o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry (http://www.zakonypreludi.sk/zz/2011-525)
usapp
01.04.13,09:23
Uz ma jedna napadla. Pride nejaky email, akym sposobom ho vlastne archivujete? Niekde ho skopirujete, alebo vytlacite a co s prilohami takehoto emailu?
avalik
01.04.13,09:34
Uz ma jedna napadla. Pride nejaky email, akym sposobom ho vlastne archivujete? Niekde ho skopirujete, alebo vytlacite a co s prilohami takehoto emailu?

zalezi ako je uvedene v registraturnom poriadku
bud sa vsetko tlaci a oznaci email/list + prilohy
alebo zabezpecis oznacenie emailu aj priloh elektronicky, a ulozis elektronicky
- samozrejme doby ulozenia vychadzaju z registraturneho planu
usapp
02.04.13,07:13
je mozne mat aj viac podatelni/registraturnych stredisk - tie zvyknu byt oznacene skratkou/cislom koli identifikacii ... z toho sa odvija cislo spisu
napr. BA0001/2013, ZA0001-ODop-001/2013


Mozem sa este opytat?
Kazda podatelna si cisluje dokumenty nezavisle?
ZA0001, ZA0002, ZA0003, ...
BA0001, BA0002, BA0003, ...
usapp
02.04.13,07:15
ZA0001-ODop-001/2013

A co obsahuje to samotne oznacenie?
ZA viem, ze je Zilina a poradove cislo, ale neviem, co znamenaju tie ostatne?
usapp
05.04.13,03:52
Snazil som sa vam poslat sukromnu spravu s podakovanim, ale sprava mi nepresla, nakolko mi to system nedovolil, ze vraj mam este malo prispevkov. Tak dakujem aspon takto. ;-)
avalik
05.04.13,08:17
Mozem sa este opytat?
Kazda podatelna si cisluje dokumenty nezavisle?
ZA0001, ZA0002, ZA0003, ...
BA0001, BA0002, BA0003, ...

Kazda podatelna - registraturne stredisko ma jeden registraturny dennik (RD) a cisla registraturnych zaznamov (RZ) su pridelovane vzostupne od 1 (dosla aj vysla posta) cize napr. ak ma firma 2 podatelne ZA a BA kazda ma svoj RD.

cislo obsahuje min. tieto udaje
ZA - znacka RS
0001 - poradove cislo pridelene RZ v RD
ODop - oznacenie organizacneho utvaru
2013 - rok vzniku registraturneho zaznamu

cize: ZA0001-ODop/2013 znamena, ze je to reg. zaznam z utvaru v Ziline, zapisany v RD pod cislom 0001, patri pod oddelenie dopravy a vznikol v roku 2013

ak k tomuto RZ vzniknu dalsie pisomnosti - zalozi sa spisovy obal (zberac) a dalsie RZ tykajuce sa danej veci budu oznacovane napr.
ZA0001-ODop-001/2013
ZA0001-ODop-002/2013
ZA0001-ODop-003/2013
...

Vychadza sa z organizacnej struktury organizacie
usapp
08.04.13,06:52
Dakujem za odpoved. ;-)

Ja som si nasiel nejaky Registraturny dennik: http://www.porada.sk/attachment.php?attachmentid=1473&d=1116594046
(http://www.porada.sk/attachment.php?attachmentid=1473&d=1116594046)a je tam aj kolonka "Vybavené - odoslané" a chcem sa opýtat, ci sa to vyuziva aj v praxi, ze sa tam pise kedy a kym sposobom to bolo vybave? A este som tam nasiel "Ulozene pod znackou". Tam sa zapisuju tie reg. cisla v tvare ZA0001-ODop-001/2013 ?

Resp. ake kolonky sa bezne vyuzivaju v registraturnom denniku a co sa do nich obvykle zapisuje?

Ja viem, ze som otrava.:(
avalik
08.04.13,09:10
Dakujem za odpoved. ;-)

Ja som si nasiel nejaky Registraturny dennik: http://www.porada.sk/attachment.php?attachmentid=1473&d=1116594046
(http://www.porada.sk/attachment.php?attachmentid=1473&d=1116594046)a je tam aj kolonka "Vybavené - odoslané" a chcem sa opýtat, ci sa to vyuziva aj v praxi, ze sa tam pise kedy a kym sposobom to bolo vybave? A este som tam nasiel "Ulozene pod znackou". Tam sa zapisuju tie reg. cisla v tvare ZA0001-ODop-001/2013 ?

Resp. ake kolonky sa bezne vyuzivaju v registraturnom denniku a co sa do nich obvykle zapisuje?

Ja viem, ze som otrava.:(

v prispevku 7 si dostal odkaz na stranku MV SR, su tam aj vzorove registraturne poriadky, je to tam pekne vysvetlene :)

vybavene - napr. odpoved c. ZA0001-ODop-002/2013,
dna - 8.4.2013
ulozene pod znackou - uvedie sa znacka z registraturneho planu napr. BA13 (ziadosti, ... neprijatych uchadzacov)
srska
08.04.13,09:23
existuje aj takáto registratúra prístupná online
usapp
29.04.13,15:02
No ja neviem ako vy, ale ja by som svoje firemne dokumenty urcite nedal niekomu na jeho web.
Vidim v tom velke riziko zneuzitia. Kolko to stoji?
usapp
08.12.13,08:09
Preco neviem pridat dalsi prispevok?
avalik
08.12.13,09:22
lebo je nova porada ... dole mas navod aj etiketu
usapp
08.12.13,10:36
Asi som mentalne na slabsej urovni. Ale neviem, presne co myslis. :-(
avalik
08.12.13,10:38
posun sa dole na stranke - klikni na "Návod" aj "Etiketu" tam najdes odpoved preco nemozes pridat dalsi prispevok
usapp
08.12.13,10:43
Moja mentalna uroven mi nedovolila ani po prestudovani navodu pochopit, preco nemozem pridat dalsiu odpoved do tejto temy. :-)
avalik
08.12.13,10:45
lebo vo svojej otazke si nemozes sam odpovedat!!! - ked vies odpoved na vlastnu otazku, tak je zbytocne otazku zadavat, ci?
usapp
08.12.13,10:50
No vidis to. Tak to by ma nenapadlo. A ako mam teda pokracovat v teme, ked mi nik neodpoveda? :-)

Sorry teda, ze ta takto obtazujem. ;-)
avalik
08.12.13,10:54
tu uz nie su temy - su len otazky a debaty ... vsetko je vysvetlene, treba len citat ;)
usapp
08.12.13,10:56
Clovek tu chvilu nie je a je uplne strateny. :-)
usapp
08.12.13,13:35
Ja som si poprecitoval dnes viacero tem na porade a zistil so, ze do niektorych sa mi da a do niektorych neda pridat odpoved. A neda sa mi pridat ani do takych, do ktorych som sa predtym nezapajal vobec. Nevies mi povedat, cim to je?
avalik
08.12.13,13:46
v prvom rade otazky sa nezadavaju do komentarov - ale odpoviem ti - do uzatvorenych tem/otazok nemozes pridavat odpovede
usapp
08.12.13,13:52
Dakujem za poucenie a za ochotu zodpovedat naivne otazky. ;-)
Skusim este jednu, ak mozem.
Kto a preco uzavrel napr. tuto temu?
Zaujima ma to preto, ze som ju zalozil ja a rad by som v nej pokracoval, ale neda sa. To mam potom zalozit novu?
marjankaj
08.12.13,13:58
Nikto to neuzatvoril.
Ty si zadal otázku, teda na ňu odpovedať nemôžeš. Veď ak si vieš odpovedať, tak to nemusíš písať na poradu. To je predsa jasné.
Ak máš ďalšiu otázku, tak ju zadaj ako novú, alebo založ debatu. V debate možeš diskutovať koľko len chceš.
Ak sa ti nová porada nepáči, tak nie si sám. Takých je tu plno.
avalik
08.12.13,13:58
ale ved som ti pisala, ze sam si na svoju otazku nemozes odpovedat! ... ak mas otazku hladaj ci uz nie je na porade zodpovedana(pripadne na googli) ... ak nenajdes zaloz novu alebo suvisiacu otazku ... ved to vsetko je v navode aj etikete napisane
usapp
08.12.13,14:08
Dakujem vam za ujasnenie. Len sa tu snazim trosku zorientovat. Nejde o to, ci sa mi paci. Robil som kedysi administratora podobneho fora, ako bola porada predtym. Ale toto su pre mna novinky s akymi som sa este nestretol. A nie som si celkom isty ci su pozitivne. Nemam na to este nazor. Kazdopadne je to tu trosku obmedzujuce, co moze novyh ludi odradzat.
avalik
08.12.13,14:10
usapp mrnikujes temu!!!
usapp
08.12.13,14:12
? Nerozumiem.
avalik
08.12.13,14:17
mrnikovat - robit bordel, pisat od veci - tieto tvoje komentare nepatria k zadanej otazke ale k obsluhe stranky
usapp
08.12.13,14:20
No, k tomu sme sa dopracovali az postupne. Urcite to nebol umysel. Moj povodny umysel bol pokracovat v diskusii k tejto teme, co mi ale system neumoznuje.
avalik
08.12.13,14:42
toto ale je otazka, nie debata ... debaty sa nezakladaju k odbornym temam ... ak chces pisat k funkcnosti stranky, najdi si prislusnu rubriku a pis tam, ale najprv si prestuduj co uz bolo zodpovedane .... koncim v tejto teme
usapp
08.12.13,14:47
Nerozumiem tomu vobec, ale dakujem za rady. ;-)