Neviem či som to správne pochopil ale možno by pomohla tzv. hromadná korešpondencia ktorá je obsiahnutá vo Worde. Takáto korešpondencia umožňuje personalizovať text osobitne pre každého príjemcu.

Video s návodom je napr. tu https://www.youtube.com/watch?v=KWHlpb6uzzM
alebo návod na prepojenie s Excelom tu:
https://exceltown.com/navody/postupy-a-spinave-triky/ostatni-navody/za-hranice-excelu/hromadna-korespondence/

Inou možnosťou je VBA procedúra. Návod (žiaľ iba v EN) tu: http://spreadsheetpage.com/index.php/tip/sending_personalized_email_from_excel/

Nemám ale moc skúseností s takouto korešpondenciou a ani netuším či je tento nástroj dostupný v Office 2003.

Už som našla makro. Funguje.
Len ho potrebujem sprevádzkovať tak, aby som ho nemusela spustiť cez Nástroje-makro-spustiť

Public Sub CreateNewMessage()
Dim objMsg As MailItem

Set objMsg = Application.CreateItem(olMailItem)

With objMsg
.To = "nieco@gmail.com"
.Subject = "dodatok do MOSu!"
.Categories = " "
.VotingOptions = "Yes;No;Maybe;"
.BodyFormat = olFormatPlain '
.Importance = olImportanceHigh
.Sensitivity = olConfidential
.Display
End With

Set objMsg = Nothing
End Sub

V Outlooku na karte rýchleho prístupu sa vytvorí obrázok/ikona ktorá makro spustí.
Skús postup podľa: http://www.mitvsehotovo.cz/2009/05/gtd-v-outlooku-jednoduse-a-prakticky-dil-vii/ časť "Přiřazení makra tlačítku".
Je to ale trochu kostrbaté tak možno pomôže nasledujúci EN videonávod: https://www.youtube.com/watch?v=IzutmC6o2zg

super.... vďaka za radu... ale oto nie je pre 2003

inak podarilo sa mi sprevádzkovať predsa len pomocou šablóny a to tak, že som poslala odkaz na plochu (nechala som si ukázať skryté priečinky a preklikala som sa k šablóne)

je to najjednoduchšia verzia
ale pozriem sa aj na to makro

Už sa mi podarilo vytiahnúť tlačidlo do outlooku.
Je to jednoduché.
Nástroje-vlastní-príkazy-makra-projekt

tak už mám aj makro kompletné, chýbal mi tam tento riadok .Body =

OK.
V prípade že sa mailom bude zasielať aj nejaká príloha tak by to vyzeralo napr. takto:

Public Sub CreateNewMessage()
Dim objMsg As MailItem

Set objMsg = Application.CreateItem(olMailItem)

With objMsg
.To = "niekto@gmail.com"
.Subject = "Automatický mail skúška!"
.Categories = " "
.VotingOptions = "Yes;No;Maybe;"
.BodyFormat = olFormatPlain '
.Body = "Toto je telo správy."
'treba vpísať priečinok/cestu kde je príloha umiestnená
.Attachments.Add ("C:\Príloha.txt")
.Importance = olImportanceHigh
.Sensitivity = olConfidential
.Display
End With

Set objMsg = Nothing
End Sub

.Attachments


Ok vďaka. A ako by som pripojila podpis, ktorý je nadefinovaný v outlooku?
Týmto príkazom to nepôjde. Pripojí podpis ako prílohu, ale nevloží ho do tela správy. Jedine, žeby som aj podpis vložila do tela správy.

A potom mám ešte nedoriešenú vec.
Celý text potrebujem naformátovať na Times New Roman
Telo správy na veľkosť 12, podpis na 10 a Italic (šikmé)


Viem cez formát urobiť len celý text, neviem telo oddeliť od podpisu.

Sub Makro1()
Selection.Font.Size = 12
Selection.Font.Name = "Times New Roman"
End Sub

K rôznym fontom v mailovej správe som našiel nasledujúci koment:

Use HTMLBody instead of Body and put style attributes in each line/paragraph, something like this:
HTML Code:

.HTMLBody = "

" & "Your text here" & "

"

Treba teda zrejme použiť HTML Body namiesto Body pričom treba pre jednotlivé časti textu nadefinovať font a potom napísať príslušnú časť textu. HTML Body teda musí byť v správe s viacerými fontami tiež viackrát.

K podpisu: Nejaký postup som našiel tu: https://www.rondebruin.nl/win/s1/outlook/signature.htm
(príklady 2 a 3)
Ak tomu dobre rozumiem tak sú dve možnosti. Buď to tam napísať natvrdo cez Body alebo nalinkovať cestu k súboru s podpisom..

Neskúšal som ani jedno takže good luck...

Tak už som to naformátovala ako som chcela. Podpis som dala natvrdo do tela a uzavrela som ho do tagov i a small.

DOPLNENIE

Tak konečne vďaka tomuto linku sa mi podarilo pripojiť podpis k správe.
https://windowssecrets.com/forums/showthread.php/163512-Add-Signature-to-HTML-email-using-VBA

Sub mail()
'-----------------------------------------
'DECLARE AND SET VARIABLES
Dim myOutlok As Object
Dim myMailItm As Object
Dim Signature As String
Set otlApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set OtlNewMail = otlApp.CreateItem(olMailItem)
'-----------------------------------------
'GET DEFAULT EMAIL SIGNATURE
Signature = Environ("appdata") & "\Microsoft\Signatures\"
If Dir(Signature, vbDirectory) <> vbNullString Then
Signature = Signature & Dir$(Signature & "*.htm")
Else:
Signature = ""
End If
Signature = CreateObject("Scripting.FileSystemObject").GetFile(Signature).OpenAsTextStream(1, -2).ReadAll
'-----------------------------------------
'CREATE EMAIL
OtlNewMail.HTMLBody = Signature
With OtlNewMail
.To = "sekretariatgyn@nspbb.sk"
.CC = ""
.Subject = "dodatok do MOSu!"
.HTMLBody = "Dobrý deň!
Prosím o nahodenie dodatku do MOSu!
Ďakujem.




" & Signature
.Display
'.Send
End With
'-----------------------------------------
'CLEANUP
Set OtlNewMail = Nothing
Set otlApp = Nothing
Set otlAttach = Nothing
Set otlMess = Nothing
Set otlNSpace = Nothing
End Sub