Poraďáci mám takúto otázku.
Stretla som sa už s viacerými názormi na zakladanie dokumentov tak sa idem spýtať aj Vás. Zakladáte mzdové listy a ELDP každému zamestnancovi do spisu alebo všetky sumárne do jedného šanóna? Pretože doklady ako podpísané vyhlásenia na odpočítateľnú položku, potvrdenia o návšteve školy a pod. zakladám k jednotlivým zamestnancom,ktorých sa to týka ale pri mzdových listoch a ELDP neviem čo je lepšie. Zatiaľ to mám sumárne v jednom šanóne na každý rok zvlášť ale stretávam sa aj s názorom že to treba dať jednotlivým zamestnancom do spisu
Ďakujem už vopred za vaše názory:)

Ja mzdové listy a ELDP zakladám do osobných spisov zamestnancov. Ale podľa mňa je to vec individuálna. Je potrebné postupovať podľa vnútropodnikovej smernice o vedení účtovnej evidencii. Len musia byť archivované tak, aby sa k ním nedostal nikto nekompetentný (Zákon o ochrane osobných údajov).

Ja zakladám osobitne mzdové listy a osobitne zakladám aj daňové vyhlásenia a s tým súvisiace doklady. V osobných spisoch je podľa mňa veľa ďalších osobných údajov - možno ani nie tých, u ktorých je potrebné zabezpečiť ochranu, ale napríklad pravidelné hodnotenia zamestnancov, prípadné pokarhania a prečo by sa mali trebárs daňováci alebo pracovníci sociálnej poisťovne prehrabovať v osobných spisoch. A už vôbec si neviem predstaviť, že by som mala pri každej kontrole tieto dokumenty vyberať zamestnancom zo spisov. Možno že v malých firmách to nie je problém. Je to podľa mňa vec názoru.

Máš pravdu, že v malých firmách nie je problém pri kontrole tieto doklady povyberať. Ja účtujem malé firmy preto mám tento zaužívaný systém.

Je pravda že nie je problém v malých firmách to pri kontrole povyberať ale asi bude lepšie to nechať založene sumárne a nie po spisoch. Myslím že pred kontrolou má človek hlavu úplne niekde inde ako vyberať doklady zo spisu :)
Ďakujem za názory

Čiže, čo sa týka ukladania dokladov ohľadne personalistiky, ukadáte všetky sumárne zvlášť? Myslím tým: šanón na mzdové listy, šanón na prihlášky, odhlášky a iné súvisiace so soc. poisťovňou, šanón na doklady súvisiace so zdravotnou poisťovňou, šanón na daňové veci, šanón s výpočtom miezd,... . Alebo ešte členitejšie? Alebo menej?

Čiže, čo sa týka ukladania dokladov ohľadne personalistiky, ukadáte všetky sumárne zvlášť? Myslím tým: šanón na mzdové listy, šanón na prihlášky, odhlášky a iné súvisiace so soc. poisťovňou, šanón na doklady súvisiace so zdravotnou poisťovňou, šanón na daňové veci, šanón s výpočtom miezd,... . Alebo ešte členitejšie? Alebo menej?

ja osobne menej.....Pri kontrole zo SP, DÚ a pod. chcel aj tak každý mzdové listy, rekapituláciu miezd atď. atď. tak ja som si zaužívala spôsob po mesiacoch všetko spolu: rekapitulácia miezd celej firmy a po pracovníkoch, príslušnú odvodovú tabuľku firmy, výkazy do SP , ZP a výkazy na DÚ mám zvlášť v euroobale, ale v tomto jednom šanóne miezd. Na konci roka založím sem i mzdové listy a ELDZ. Je to systém u firiem tak do 10 pracovníkov a pri ktorejkoľvek kontrole nemusím behať hore dole....

Ja mám pracovné zmluvy v jednom šanóne a všetko ostatné po mesiacoch presne tak ako píše Evina v druhom šanóne.

Ja mám zaužívané toto:
V osobitnej zložke pracovníka mám založenú zmluvu, dodatky, súhlas so spracovaním os. údajov, prihlášky do poisťovní, vyhlásenia, RZ, mzdové karty, ELDZ.
Rekapitulácie miezd mám založené po mesiacoch spolu s výkazmy do poisťovní v samostatnom šanóne.

Ja ako personalista a osoba zodpovedná za ochranu osobných údajov mám pre každého zamestnanca založenú osobnú kartu do ktorej zakladám PZ a jej zmeny a dodatky, prihlášky do poisťovní, hmotnú zodpovednosť, pracovnú náplň, doklady zo školení, napomenutia, protokol o prevzatí služobného vozidla a pod.
ELDZ v euroobale a zavedený samostatný šanón.
Zmluvy o používaní mobilného telefónu samostatná evidencia.
Uložené v uzamykateľnej skrini.
Kópie PZ a jej dodatkov si do svojej evidencie zakladá aj mzdárka a dohody o hmotnej zodpovednosti zas hospodárka.

Ja mám na tri firmy ktorým robím mzdy veľký šanón inej farby. tam mám každý mesiac v jednom euroobale mzdy, všetky výstupy z Olympu a plus dovolenkové lístky.
Potom v druhej polovici obalu mám "chlieviky" pre jednotlivé zdravotné poisťovne a sociálku + daňový úrad.
ČO sa týka pracovných zmlúv alebo dohôd o VP či BPŠ, tie mámspolu s vyhlásením vzadu, úplne nakonci obalu, aby sa prípadne nemuselo prehrabávať cez každý mesiac a hľadať to či ono. Mzdový list a ELDP prikladám buď na konci roka do euroobalu toho-ktorého zamestnanca alebo pri skončení pracovného pomeru.
Ide o tvoj systém. Jasné, že osobné ohodnotenia alebo pokarhania alebo čo ja viem čo, čo je dosť osobné, tam nemusí byť. Tiež to nemusí nikoho pri prípadnej kontrole zaujímať. Ide o názor a vlastný postup pri zorganizovaní si poriadku v dokumentácii a tiež o prezieravosť, ako sa ne-dostať k osobným údajom. Všetko mám v uzamykacej skrini.

A na každého zamestnanca MUSÍM mať osobnú zložku? Najskôr som to tak mala, ale potom som to zmenila. Nemala som? Mám malý počet zamestnancov, takže nebol by problém zmeniť to, ak by ste mi to odporučili, alebo by to tak muselo byť.

Viem, že ukladanie dokladov je na nás, ale predpokladám, že niektoré veci sú zaužívané a skúsené účtovníčky a mzdárky vedia, ako to vyžaduje kontrola.