podľa môjho názoru je potrebné v prvom rade sa oboznámiť s novelizáciou zákona 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach, ktorá bola schválená NR SR dňa 27.marca 2007 zatiaľ síce nevyšla v zbierke, ale predpokladám, že v priebehu niekoľkých dní bude vonku. To znamená, že kým pripravíš vyraďovacie konanie bude účinný § 20 ods. 2 ako aj §30a uvedeného zákona, ktorý pojednáva o priestupkoch. Preto by som ja osobne v súčasnosti nelikvidovala bez vyraďovacieho konania žiadne registratúrne záznamy iným postupom než je daný horeuvedeným zákonom vrátane jeho novelizácie. Ak máš vypracovaný a schválený registratúrny poriadok a plán, postupovala by som aj pri starých dokumentoch podľa neho, pravdaže za predpokladu, že si v minulosti nemala vypracovaný spisový poriadok a škartačný plán. Ak si mala tento vypracovaný, podľa môjho názoru postupovať možno podľa neho vzhľadom k tomu, že v roku 2005 bol posunutý termín na jeho aktualizáciu až do 1.7.2007.

A čo v prípade, že žiadny registratúrny poriadok ani plán firma nikdy nemala?

No pokiaľ viem, štátny archív neskartuje. Iba prevezme prípadné doklady na archiváciu a vydá súhlas na skartovanie uvedených dokladov. Treba to spísať a poslať žiadosť na archív. Ja som to robila minulý týždeň, spísala som iba to, čo treba skartovať, čo už naozaj netreba a ostatné - mzdovú agendu... som navrhla ponechať zatiaľ v registratúre firmy. Nedostala som ešte odpoveď, ale dúfam, že to bude dobre. Prikladám môj návrh na vyradenie, prosím vyjadrite sa niekto, tiež ma zaujíma, či to takto môže byť.

V prípade, že v organizácii nie je žiadny registratúrny plán, ja osobne by som počkala na vydanie novelizácie zákona 395/2002 Z.z. v Zbierke. Potom by som vypracovala návrh registratúrneho plánu a dala by som ho na schválenie archívu. Po jeho schválení by som postupovala pri vyraďovaní podľa neho. Neviem aké činnosti vykonáva tvoja firma, preto ak ti vyhovuje vzorový registratúrny plán, ktorý je dostupný na stránke www.spisy.sk, môžeš použiť aj ten, ale jeho akceptácia závisí od príslušného archívu. Podľa mojich skúseností ho niektoré archívy akceptujú iba ako vzor.
Ďalší problém ti zrejme vznikne pri vypracovávaní zoznamov dokumentov navrhnutých na vyradenie a pri celom vyraďovacom konaní. Zasa ti tu chýba schválený registratúrny poriadok s prílohami. Záznamy navrhnuté na vyradenie musíš mať uložené vo vašom registratúrnom stredisku oddelene od ostatných záznamov, aby mohli byť pohotovo predložené pracovníkom archívu k vykonaniu odbornej archívnej prehliadky. Zoznamy musíš mať osobitne pre spisy bez trvalej dokumentárnej hodnoty a osobitne pre spisy s trvalou dokumentárnou hodnotou. Problém je zasa v tom, že o trvalej dokumentárnej hodnote rozhoduje archív, ktorý posudzuje každého pôvodcu registratúry osobitne. Tu môžem iba povedať "šťastní tí, ktorí majú schválený registratúrny poriadok aj registratúrny plán". Neviem, ktorý archív je príslušný k tvojej firme, preto ti z mojich skúseností s archívmi neviem dať vhodnú informáciu. Ak však budeš robiť registratúrny plán doporučovala by som venovať mu mimoriadnu pozornosť a registratúrny poriadok by som si vypracovala aj napriek tomu, že podľa novelizácie zákona už nie je povinnosť ju vypracovávať. Naviac, keď registratúrny poriadok už nebude schvaľovať archív, asi by som zvažovala možnosť dať si ho vypracovať externe.

Fany, k tvojej žiadosti by som si dovolila iba malú pripomienku, registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou ak majú stanovenú lehotu uloženia a táto už prešla, sú tiež predmetom vyraďovacieho konania. Až archív rozhodne, kde zostanú uložené. Ak ich však ešte potrebuješ, môžeš požiadať archív o predĺženie lehoty uloženia. Potom v tvojom návrhu na vyradenie sú iba účtovné doklady a čo korešpondencia, zmluvy a pod. Je to však iba môj názor.

V prípade, že v organizácii nie je žiadny registratúrny plán, ja osobne by som počkala na vydanie novelizácie zákona 395/2002 Z.z. v Zbierke. Potom by som vypracovala návrh registratúrneho plánu a dala by som ho na schválenie archívu. Po jeho schválení by som postupovala pri vyraďovaní podľa neho...
Vie už niekto, ako bude vyzerať nový zákon? Kto všetko a čo všetko bude musieť - aspoň v prvom kroku - urobiť?

a ešte malá poznámka: ak je povinnosť vyhotoviť reg. plán... pri vzniku firmy, odkiaľ sa to má firma dozvedieť? Je vôbec niekde zhrnuté, že napr. pri založení SRO sa musí urobiť toto, vypracovať toto, dať na schválenie toto...lebo môj názor je, že väčšina začínajúcich podnikateľov a firiem o týchto povinnostiach ani netuší. A nemá vlastne kto o tomto informovať a tiež je nemysliteľné, aby sme čítali všetky zákony, čo ak by obsahovali nejakú povinnosť s nami spojenú. Obvykle sa číta Obchodný zákonník, účtovaný, daňový, ... ale nejaký registratúrny...?

Vie už niekto, ako bude vyzerať nový zákon? Kto všetko a čo všetko bude musieť - aspoň v prvom kroku - urobiť?

a ešte malá poznámka: ak je povinnosť vyhotoviť reg. plán... pri vzniku firmy, odkiaľ sa to má firma dozvedieť? Je vôbec niekde zhrnuté, že napr. pri založení SRO sa musí urobiť toto, vypracovať toto, dať na schválenie toto...lebo môj názor je, že väčšina začínajúcich podnikateľov a firiem o týchto povinnostiach ani netuší. A nemá vlastne kto o tomto informovať a tiež je nemysliteľné, aby sme čítali všetky zákony, čo ak by obsahovali nejakú povinnosť s nami spojenú. Obvykle sa číta Obchodný zákonník, účtovaný, daňový, ... ale nejaký registratúrny...?

Je to v zákone o účtovníctve, konkrétne §35 a 36 myslím.