Nevyfakturované dodávky materiálu
Otázka
Vo vnútroorganizačnom predpise má naša spoločnosť uvedenú zásadu pri účtovaní dodávok materiálu, za podmienky, že materiál od dodávateľa už obdržala, avšak doklady ešte nie, aby sme o danej dodávke účtovali prostredníctvom účtu 326 i v priebehu roka. Je to vôbec možné? Môže mať tento účet v priebehu roka zaznamenané pohyby?
Odpoveď


Účtovanie o nevyfakturovaných dodávkach materiálu súvisí s tým, ktoré účtovné doklady a iné účtovné záznamy má účtovná jednotka k dispozícii pri vzniku účtovného prípadu. V praxi často nastáva časový posun medzi dodávkou materiálu a faktúrou (alebo dokladom, ktorý ju nahrádza), pričom ako prvá môže nastať ktorákoľvek z dvoch uvedených skutočností, t.j. účtovná jednotka môže alebo najskôr dodávku materiálu dostať, alebo príchod faktúry môže predchádzať tejto dodávke (vtedy hovoríme o nevyfakturovanej dodávke), Obidve skutočnosti spôsobujú vznik účtovného prípadu a musí sa o nich účtovať, pretože nastal deň splnenia dodávky (v súlade s Obchodným zákonníkom). Základné účtovné záznamy, ktorými sa dokumentuje obstaranie materiálu v účtovnej jednotke, sú:

príjemka materiálu, na základe ktorej sa fyzicky preberá materiál na sklad. Aby mohla účtovná jednotka vyhotoviť príjemku materiálu na sklad, musí mať k dispozícii sprievodný doklad od dodávateľa, ktorým je najčastejšie dodací list. Na základe dodacieho listu vyhotoví príjemku (príjemka je účtovný záznam pre potreby skladového hospodárstva) a na základe príjemky sa vyhotoví interný účtovný doklad, ktorý nahradí faktúru a ktorý slúži na zaúčtovanie prírastku materiálu v účtovníctve. V niektorých prípadoch je podkladom na vyhotovenie príjemky zmluva alebo objednávka materiálu. Súčasne s prírastkom materiálu vzniká záväzok voči dodávateľovi, ktorého výška pri vzniku účtovného prípadu môže, ale nemusí byť presne určená:
faktúra od dodávateľa (alebo doklad, ktorý nahrádza faktúru, napr. zmluva, ak sa uskutočňuje dodávka na základe zmluvy a bolo dohodnuté, že faktúra sa nebude vyhotovovať), na základe ktorej sa stanoví presná cena materiálu a presná výška záväzku voči dodávateľovi.


V prípade, že sa uskutočnila dodávka materiálu, pri ktorej sa dohodlo, že dodávka sa bude následne fakturovať, ale faktúra nie je pri splnení dodávky materiálu k dispozícii, pričom je presne známa výška záväzku a presne známy dátum splatnosti záväzku (alebo vyrovnania iným spôsobom), účtuje sa nevyfakturovaná dodávka. Účtovná jednotka použije buď účet
326 – Nevyfakturované dodávky, ak bola dohodnutá doba splatnosti (alebo vyrovnania iným spôsobom) najviac jeden rok, alebo
476 – Dlhodobé nevyfakturované dodávky, ak bola dohodnutá doba splatnosti (alebo vyrovnania iným spôsobom) dlhšia ako jeden rok.
Výška záväzku sa určí na základe dodacieho listu, zmluvy, objednávky alebo iného preukázateľného účtovného záznamu.
Po príchode faktúry od dodávateĺa sa záväzok na účte 326 (alebo 476) zníži (účtuje sa na strane Má dať) a zaúčtuje sa záväzok na účte 321 – Dodávatelia (alebo 479 – Ostatné dlhodobé záväzky).


V prípade, že sa uskutočnila dodávka materiálu, pri ktorej sa dohodlo:

že sa dodávka bude následne fakturovať, ale faktúra nie je pri splnení dodávky materiálu k dispozícii, pričom nie je presne známa výška záväzku alebo nie je presne známy dátum splatnosti záväzku (alebo vyrovnania iným spôsobom), účtuje sa rezerva. Účtovná jednotka:

použije buď účet 323 – Krátkodobé rezervy, alebo ak bola dohodnutá doba splatnosti (alebo vyrovnania iným spôsobom) najviac jeden rok, alebo
si zvolí účet z účtovej skupiny 45- Rezervy, ak bola dohodnutá doba splatnosti (alebo vyrovnania iným spôsobom) dlhšia ako jeden rok.


Neznáma výška záväzku sa určí odhadom v očakávanej sume (napr. na základe dodacieho listu, zmluvy, objednávky), neznámy dátum splatnosti sa stanoví na základe zámeru účtovnej jednotky, s akým vznikol záväzok,



že sa dodávka nebude fakturovať, pričom nie je presne známa výška záväzku alebo nie je presne známy dátum splatnosti záväzku (alebo vyrovnania záväzku iným spôsobom), účtuje sa tiež rezerva.
Účtovná jednotka použije:

buď účet 323 – Krátkodobé rezervy, ak bola dohodnutá doba splatnosti (alebo vyrovnania záväzku iným spôsobom) najviac jeden rok, alebo
si zvolí účet z účtovej skupiny 45 – Rezervy (okrem účtu 451 – Rezervy zákonné), ak bola dohodnutá doba splatnosti (alebo vyrovnania iným spôsobom) dlhšia ako jeden rok.


Neznáma výška záväzku sa určí odhadom v očakávanej sume (napr. na základe dodacieho listu, zmluvy, objednávky), neznámy dátum splatnosti sa stanoví na základe zámeru účtovnej jednotky, s akým vznikol záväzok.
Po príchode faktúry od dodávateľa sa záväzok na účte 323 (45x) zníži (zaúčtuje sa v plnej výške na stranu Má dať týchto účtov) – rezerva sa zruší a zaúčtuje sa záväzok na účte 321 – Dodávatelia (alebo 479 – Ostatné dlhodobé záväzky). V prípade, že sa výška záväzku odhadovala, upraví sa skutočná výška tak, že rezerva vytvorená na daný účel sa musí použiť v plnej vytvorenej výške a ocenenie zásob sa upraví podľa skutočnosti.
Vo Vašom prípade teda môže dôjsť k týmto účtovným prípadom:


Účtovanie nevyfakturovanej dodávky

Por.č.		Text	Sk	MD	D
1.	PRI, IÚD	Obstaranie materiálu - dodávka materiálu od dodávateľa s dodacím listom:
		a) vznik záväzku voči dodávateľovi	1 000	111	326
		b) prevzatie materiálu na sklad	1 000	112	111
2.	PFA	Faktúra za dodávku materiálu:
		a) cena materiálu	1000	326	-
		b) 19% DPH	190	343	-
		c) celková suma faktúry	1190	-	321

Účtovanie rezervy na obstaraný materiál

Por.č.		Text	Sk	MD	D
1.	PRI, IÚD	Obstaranie materiálu - dodávka materiálu od dodávateľa s dodacím listom:
		a) tvorba rezervy na záväzok voči dodávateľovi	2 000	111	323
		b) prevzatie materiálu na sklad	2 000	112	111
2.	PFA	Faktúra za dodávku materiálu:
		a) cena materiálu 2500 Sk
		a1) použitie rezervy vo vytvorenej výške	2000	323	-
		a2) úprava ocenenia materiálu	500	111	-
		b) 19% DPH	475	343	-
		c) celková suma faktúry	2975	-	321
3.	PRI, IÚD	Úprava ocenenia materiálu na sklade	500	112	111