Všetkých zdravím,
keďžetéma zasielania elektronických faktúr je stále aktuálna a stále nie veľmi objasnená (a tak sa mi zdá, že niektoré poskytnuté informácie sú zmätočné), pokúsim sa v tomto príspevku trošku popísať, čo presne obnáša zasielanie elektronických faktúr.

Podrobnosti o vyhotovovaní faktúr v elektronickej forme určuje §75 a 76 zákona č. 222/2004 Z.z. o DPH v platnom znení a archiváciu elektronických faktúr (uschovávanie účtovných dokladov) §31 až 36 zákona o účtovníctve v platnom znení.

Faktúry je možné so súhlasom zákazníka vyhotoviť elektronicky, pričom vierohodnosť pôvodu a neporušenosť obsahu faktúry musí byť zaručená elektronickým podpisom. Nie je však nutné použiť tzv. zaručený elektronický podpis, stačí "obyčajný" elektronický podpis. Pre vytváranie elektronického podpisu je potrebné, aby osoba, ktorá bude podpisovať dokumenty, vlastnila buď obyčajný alebo kvalifikovaný certifikát. Certifikáty vydávajú certifikačné ( len obyčajný) alebo akreditované certifikačné autority(aj občajný aj kvalifikovaný certifikát). Rozdiel medzi obyčajným a kvalifikovaným certifikátom je veľký. Kvalifikovaný certifikát má právnu Váhu vlastnoručného podpisu. Certifikát musí byť uložený na bezpečnom zariadení certifikovanom Národným bezpečnostným úradom - je to napr. čipová karta alebo USB kľúč(náklady na zriadenie sú vyššie o cca 1500 SK).

Samotný podpis faktúry potom vytvoríte vhodnou aplikáciu, v závislosti od Vami používaného systému a formátu generovaných faktúr. Ak takúto aplikáciu nemáte, budete ju musieť získať. Pre návrh riešenia vhodnej aplikácie šitej na mieru Vašej spoločnosti je dôležité vedieť, v akom formáte sú k dispozícii faktúry (xml, pdf, ...), ktoré chcete podpísať, aký operačný systém používate a či máte záujem o vytváranie elektronického podpisu v automatizovanom režime alebo interaktívne a tiež predpokladané maximálne množstvo vytváraných podpisov za hodinu.

Podľa môjho názoru a mojich skúseností takéto riešenie zasielania elektronických faktúr je veľmi výhodné najmä pre organizácie s počtom vystavených faktúr denne 30 a viac.

Určite sa natíska otázka, aké sú zriaďovacie náklady. Obyčajný certifikát získate už od 500,-Sk bez DPH (certifikáty spravidla platia 365 dní), takže samotný certifikát je zanedbateľný náklad. Otázkou zostáva: aké vstupné náklady sú za samotnú aplikáciu na vytvorenie podpisu? Na to v tejto dobe nedokážem odpovedať :-) Dúfam, že týmto príspevkom som trošku pomohla pri rozhodovaní či e-faktúry áno alebo nie ...