Na registratúru vyšiel zákon úplne nový v minulom roku. K smernici podla normy ISO budeš musieť mať túto schválenú štátnym archívom. Bude lepšie keď najprv navštíviš štátny archív, ktorý sídli v každom okresnom meste, ak tam bude sedieť taká milá pani ako u nás, určite nebudeš mať problém s registraturou.

asi je to zla otazka, ale co je to registratura?

To je akože podnikový archív. Lebo "archív" podľa zákona je len to, kde sa uchovávajú dokumenty s trvalou hodnotou.

My ako firma máme zriadený archív. Doklady máme uložené v archivačných krabiciach a na každej takejto krabici je uvedené poradové číslo a rok, ktorého sa to týka a čo konkrétne je uložené v krabici. K tomu máme aj archívnu knihu, v ktorej je rozpísané čo sa v ktorej krabici nachádza. Každý rok nám to robí jeden pán na dohodu. A najlepšie bolo, že keď prišla kontrola z DÚ a videli ako to máme uložené, tak nechápali. Že sa ešte s takýmto nikdy nestretli, lebo firmy zvyknú nechávať doklady len v šanonoch a nič s tým ďalej nerobia.

Mňa by ešte zaujímalo, či musí mať každá firma vypracovaný a schválený registratúrny poriadok? Dočítala som sa, že registratúrny poriadok nadobúda platnosť a záväznosť dňom schválenia MV SR. Je to pokutované, ak ho nemám vypracovný a schválený?
Sme malá firma, ktorá vykonáva služby, nestačí ak mám vnútropodnikovú smernicu kde mám ustanovené základné pravidlá uchovávania dokladov?

poradia ti štátnom archíve , inak existuje zárok o archívoch a registratúrach .)

Ahoj!

Potrebovala by som poradit s jednou zalezitostou: dopocula som sa o registraturnom poriadku a registraturnom plane - co to vlastne znamena a koho sa to tyka / vsetkych sukr. firiem na SR alebo ... / ?

Vopred dakujem za radu.

Mirka2906

http://www.porada.sk/showthread.php?...egistrat%EDvny
tu je to registratúra preberaná... pozrite si to tu.. je tam odpoveď na Vaše otázky

Na slovensku existuje firma, ktora vypracuva registraturne poriadky a tiez zabezpecuje organizaciu a uschovu dokumentov. Nazov firmy uvadzat radsej nebudem, nie som ich zamestnanec (je to nas klient). Ak by mal niekto zaujem tak vymyslim nejaky rozumny sposob ako ich nazov zverejnit. Pokial by bol suhlas admina tejto konfery, tak ho mozem zverejnit aj tu.

Jano

TO DUNIAZ:
problém je v tom, že na to väčšina živnostíkov a malých firmičiek nemá dostatok finančných prostiedkov...

Čítam vyhláš.628 z 28.10.2002 a akosi sa tam nemôžem najsť, nemôžem nájsť § podľa ktorého je povinnosťou vypracovať registratívny poriadok. Naviguje ma niekto?????????Ďakujem.
Som malý " nezaujimavý " podnikateľ, nič mimoriadne nevykonávam, aby to malo zaujímať štátny archiv.

TO Andrea:
§16 od. 2 písm. zákona 395/2002 z.Z.
skús pozrieť tu.. je tam toho viac :
http://www.porada.sk/showthread.php?...egistrat%EDvny

V krabiciach? A to sú krabice od mraziaceho boxu?

O aké záznamy Vám ide, pretože v elektronickej podobe sa môžu ukladať všetky dokumenty. V reg.pláne sa špecifikujú druhy záznamov a nie ich forma uloženia.
Ak potrebujete poradiť môžeme sa kontaktovať, vypracovaním regist.poriadku a plánu sa zaoberám profesionálne.
hanak@chello.sk

záznamy z PC môžete mať uchované na distetách, alebo CD, len musíte mať na pamäti, že technika sa vyvíja, tiež aj softwer. Preto je tu riziko, že v budúcnosti nebude môžné záznamy načom prehrať v prípade potreby.
Preto ak sú to doklady čo majú dlhú lehotu uchovania, tie by bolo vhodné uchovať v papierovej podobe a tie čo sú do 5 rokov môžu byť kľudne v elektronickej podobe.
Čo sa týka podmienok uskladnenia, platia tu zásady platné všeobecne o spôsobe narábania s týmito nosičmi.

Mám tiež klienta, ktorý má založenú s.r.o. a predmetom podnikania ma spravu registratury. Tiež neviem, či môžem zadať údaje firmy, aby to
nebola reklama:-((

Určite ste sa s tým už stretli a prečítali si Poradcu 4/05, kde je v časti - Riadenie podniku - Archivácia a starostlivosť. Tu sa dočítate všetko potrebné k registratúre.

Vyberám len najdôležitejšiu informáciu: "Vo vyhláške č. 628/2002 Z. z. sa ukladá pôvodcovi registratúry povinnosť upraviť svoj registratúrny poriadok a predložiť ho na schválenie príslušnému štátnemu archívu najneskôr do 30. júna 2005 tak, aby schválený registratúrny poriadok bol účinný najneskôr od 1. 1. 2006."

Dobry den
Sprava elektronickych reg,. zaznamov ma niekolko uskali o ktorych je dobre vediet pred zavedenim systemu ci uz automatizovaneho alebo klasickeho. Napr.
1. Zaevidovanie el. zaznamu bez jeho vytlacenia, opatrenia ev. cislom, ostatnymi udajmi a jeho prepojenie so zaznamom v denniku nie je mozne. Tlacit el. zaznamy len koli tomu aby sme boli schopni ich vobec zaevidovat je v rozpore s normami rady iso14000. Ak tlacime zaznamy, ktore nemaju trvalu archivnu hodnotu tak vedome vytvarame po uplynuti lehoty ulozenia odpad.
2. Ak firma vyuziva vypoctovu techniku aj na komunikaciu nielen na vedenie uctovnictva a ako nahradu pisacieho stroja, nebude spravidla moct prakticky zaistit spisovu evidenciu klasickych a elektronickych zaznamov bez toho aby nepouzila automatizovany system, ktory jednotne eviduje a uklada klasicke aj elektronicke zaznamy. Evidencia ma byt vedena formou spisov. Tj. vsetky zaznamy ktore pojednavaju o jednej veci maju byt evidovane v jednom spise. Cize ak nieco pride postou a nieco mailom a ma to suvislost musi to byt spolocne zaevidovane do spisu.
3. Podla zakona musi povodca zaistit trvanlivost registraturnych zaznamov a to je u el. zaznamov velmi kriticke miesto. Ukladanie na CD nosicoch udajne podla kvality nosica (napalovane CD nie lisovane) zaisti jeho trvanlivost 3-6 rokov. Lehota ulozenia napr. korespondencie beznej je napr. 5 rokov. Takze uz je tu urcite riziko. Pri dlhsich lehotach by zrejme bolo treba po urcitej dobe nosice prekontrolovat a prepalit na novsie, resp. v tej dobe uz modernejsie .
Je zaujimave ze DVD nosice mali pri testoch stalosti dobu trvanlivosti mensiu ako CDRW.

Miro

Ale ako sa maju správne ukladať programové súbory ?( firma sa zaoberá tvorbou a úpravou softvérov). Doteraz sa tu spomínali len dokumenty. A uplatnenie horeuvedeného bodu č.1 v tomto prípade nie je ani možné.
Ďakujem už vopred za inšpirácie.

Dobry den
u zvukoveho zaznamu spadajuceho do skupiny so znakom hodnoty "A" by to az tak problem nebol. Da sa urobit prepis na papier. Horsie je to s videozaznamami.
Zakon uklada povodcovi zaistit trvanlivost registraturneho zaznamu. Preto tento problem musi vyriesit on. Tj. musi zaistit aby pocas celej doby kedy je takyto zaznam pouzivany plus po celu lehotu ulozenia vydrzal neposkodeny. Potom prebehne vyradovacie konanie a prevezme si ho archiv. Ten si ho necha bud prehrat na trvacnejsie medium ak bude take existovat, alebo prevezme tak ako je. Potom je starost na archive. Ak je to podnikovy archiv tak opat na povodcovi. Kedze sucasna uroven vyvoja nepozna zaznamove medium ktore by zarucilo bezpecne ulozenie po desatrocia, resp. starocia a riziko znicenia zaznamu na beznych mediach je vysoke, bude najlepsie v tejto veci konzultovat so svojim archivom. Ak sa potom aj zaznam znici, bude jasne ze to nebolo vinou povodcu.
My to riesime tak, ze v automatizovanom systeme mame vsetky el. zaznamy stale na disku. Je to paradox ale tam su v najvacsom bezpeci. Dnesne kapacity diskov su take ze nemame problemy ukladat aj mnoho rocnikov registraturnych zaznamov. V denniku sa prepiname len medzi rocnikmi.
Data sa zalohuju priprastkovym a rozdielovym sposobom a 1x za pol roka vsetky data na pasku. Takze aj stare el. zaznamy su stale akoby pouzivane. Tym zalohovanim 1x za pol roka sa znovu musia precitat cize vykona sa aj ich kontrola. Ak by bol poskodeny niektory z nich tak ho z tej pasky nahradime.
Miro