Janka musíte si uvedomiť, že všetko, čím evidujete príjem a výdaj hotovosti je vašou "operatívnou účtovnou evidenciou", ktorá sa premietne do účtovníctva vtedy, keď nahráte všetky doklady. Bolo by dobré, keby ste v zošite uvádzali základné údaje:
- dátum,
- komu ste peniaze vydali,
- prečo, načo ste peniaze vydali,
- čiastka príjmu plusom,
- čiastka výdaja mínusom,
- aktuálny zostatok pokladničnej hotovosti.

Takto si zistíte aktuálny stav, ktorý máte mať. Keď sa nahrajú všetky doklady do účtovníctva, v jednotlivých dňoch by vám mal súhlasiť údaj zostatku v zošite na údaj zostatku v účtovníctve.

Fyzické spočítanie môžete robiť hocikedy a vyhodnotenie inventúry urobiť vtedy, keď budú nahraté všetky účtovné doklady. Nemusí to byť v jeden deň nahraté. Musí to byť však na jeden deň porovnávané. Napríklad nemôžete fyzicky prepočítať pokladňu napríklad dnes t.j. 9. 12. 2005 a porovnávať ju na účtovný stav (alebo váš zošit) na zostatok napríklad zo dňa 30. 11. 2005. Vždy to musia byť údaje z toho istého dňa.

To je mi jasné. Takže to robíme dobre? Teda v nejakom zvláštnom zošite budem viesť, koľko, kedy, kto a načo vybral peniaze a to budem porovnávať?

To je iba operatívna evidencia, myslím si, že hádam aj účtovníctvo robíte a to jednoduché. Aj v tomto účtovníctve je vedený účtovný stav, takže celkové porovnanie by malo byť:
fyzický stav bankoviek a mincí zistený prepočítaním=zostatok v zošite=zostatok v účtovníctve
Vtedy to bude výsledok inventúry "BEZ ROZDIELU".

No, takto to robíme. Takže nemusí sa manuálne ťukať do pokladne výdaj?

Janka čo tým myslíte? Nahrávanie pokladničnej knihy v softvéri?

Nie, myslela som Elektronickú Registračnú Pokladňu. Či sa tam majú evidovať aj výdaje. Lebo klasicky sa do nej naťuká príjem za poskytnutie služby, keď zákazník za túto službu zaplatí. Ale ja som sa zľakla, či sa tam náhodou nemajú ťukať aj výdaje, teda to, čo si podnikateľ zoberie z pokladne, keď chce peniaze použiť, alebo keď nechce, aby v pokladni ostalo veľa peňazí, aby ich napr. nikto neoprávnený nevzal.

Elektronická registračná pokladňa slúži v zmysle vyhlášky na evidenciu tržieb - príjmov. Celá táto téma sa netýka ERP ako takých, ale všeobecne evidencie pokladničnej hotovosti. T.j. zrejme tržbu z ERP následne prijímate do pokladne nazvem to "centrálnej". Môžete mať predsa aj desať registračných pokladní, denne robíte ich uzávierku a prijímate hotovosť do spomínanej centrálnej pokladne. Máme na mysli v celej téme túto centrálnu pokladňu.

ERP má predsa len osobitný režim, povinnosť denných a mesačných uzávierok. Slúžia na kontrolu tržieb a kontrolu odvodov "predavačiek" pri skončení smeny a dňa. Tržbu zrejme odvádzajú na "jedno miesto" - centrálnu pokladňu. Túto pokladňu evidujeme tak, ako som s vami rozoberala.