Prajem všetkým krásny deň.

Včera som sa zúčastnila školenia ohľadom Zákona o ochrane osobných údajov /č.428/2002 Z.z./, rada by som dala do pozornosti niekoľko skutočností vzhľadom k tomu, že nás prednášajúci strašil, že Úrad na ochranu osobných údajov už začal robiť kontroly a pokuty za nedodržanie zákona sú skutočne dosť mastné.

Takže, tento zákon sa týka - štátnej správy, miest a obcí a všetkých FO a PO, ktoré spracúvajú osobné údaje.

Tento zákon definuje povinnosť pre každého prevádzkovateľa IS /FO i PO/, ktorý samestnáva viac sko 5 osôb, výkonom dohľadu písomne poveriť zodpovednú osobu alebo viaceré zodpovedné osoby, ktoré dozerajú na dodržiavanie zákonných ustanovení pri spracúvaní osobných údajov. Odborné vyškolenie zodpovednej osoby alebo zodpovedných osob je povinný zabezpečiť prevádzkovateľ.
- to znamená, že ak vo svojim informačnom systéme spracúvate osobné údaje a máte viac ako 5 zamestnancov, musíte niekoho zaškoliť /dostane certifikát, že sa takého školenia zúčastnil/, a potom túto zaškolenú osobu písomne poveríte, že ona sa bude zaoberať spracúvaním osobných údajov, ak sa jedná o viac osôb, písomných poverení bude viac.

Ďalej, osobné údaje možeme spracovať len so súhlasom dotknutej osoby /dotknutá osoba je vlastne každý človek/.

Ak zamestnanec podpíše pracovnú zmluvu, svojím podpisom dáva súhlas na spracovanie osobných údajov, ktoré sa v pracovnej zmluve nachádzajú.

Ak zamestnávateľ požaduje od zamestnanca viacej informácií, ako je uvedených na pracovnej zmluve môže ich pracovávať len s jeho súhlasom.
Zakázané údaje /§ 8 zákona/ - rasový a etnický pôvod, politické názory, náboženská viera, zdravotný stav, atď.

Skartácia osobných údajov - platí tu, že prevádzkovateľ osobných údajov je povinný bezodkladne osobné údaje zlikvidovať, ak ich už nepotrebuje, ale ak sa na túto skutočnosť neviaže iný zákon. Samozrejme, že v účtovníctve musíme archivovať všetky doklady podľa osobitných predpisov /asi 20 rokov/ - takže na tento prípad sa skartácia nevzťahuje.

Ďalej za osobné údaje, za ich bezpečnosť zodpovedá prevádzkovateľ a je povinný zabezpečiť ich proti strate, ukradnutiu, zničeniu, atď.

Každý, kto pracuje s osobnými údajmi je povinný mať BEZPEČNOSTNÝ PROJEKT - môžeme si ho vypracovať aj sami, alebo sa na trhu už vyskytujú firmy, ktoré takéto projekty robia - lektor nám bohužiaľ nevedel nikoho odporučiť, ale jeden kolega sa vyjadril, že počul, že to robia aj niektorí právnici a že to tak može stáť okolo 3.000,- Sk, ale tá cena sa bude zrejme odvíjať aj od veľkosti toho projektu, takže neviem ...

Ak si bezpečnostný projekt urobíme sami, musíme mať na neho urobený AUDIT /kto to robí - o tom nepadla žiadna zmienka/.

BEZPEČNOSTNÝ PROJEKT sa skladá - zámer
- analýza bezpezpečnosti - súčastný stav na pracovisku
- bezpečnostné smernice - ako dosiahneme žiadaný stav.

POUČENIE - zamestnanec, ktorý spracúváva osobné údaje, a ktorý prichádza do styku s osob.údajmi, musí podpísať poučenie o povinnosti mlčanlivosti, v rozsahu ich spracovania a nakladania s nimi.

REGISTRÁCIA informačného systému - § 8 - osobitné kategórie /hovorí sa tam o tom, ktoré IS musia byť zaregistrované na Úrade o ochrane osobných údajov - sú to tie, ktoré sú uvedené v § 8 a ďalej tie, ktoré narábajú s rodnými číslami, alebo sa ich týka cezhraničný tok.

Cezhraničný tok - ak osobné údaje vychádzajú z našej republiky von - napr. v prípade zamestnania v cudzine.

Lektor povedal, že ak nevieme, či naša firma je povinná sa na tomto úrade zaregistovať, máme tam dať požiadavku a napísať, s čím sa zaoberáme, akým spôsob spracúvame osobné údaje a ni nám pošlú odpoveď, či sa máme zaregistrovať alebo nie.

Výnimky registrácie sú - pracovný pomer, odborová organizácia, os.údaje nábož., polit. charakteru, os.údaje pre vnútornú potrebu, štátna správa, obce mestá, v zdravotníctve, školstve, štatistike a pri vstupoch k zamestnávateľovi /myslí sa ak prechádzame cez vrátnicu a musíme sa zaevidovať/.

Ďalej každý, kto spracúváva osobné údaje musí mať vypracovanú EVIDENCIU OSOB. ÚDAJOV - § 29 /ak nie je povinný sa zaregistrovať/
- obsahom evidencie - § 26
- názov firmy, sídlo, právna forma, IČO, atď.
- zoznam, účel spracovania osob. údajov
- zoznam osôb, ktoré nakladajú s osob. údajmi

TÚTO EVIDENCIU TREBA KAŽDOPÁDNE SPRACOVAŤ !!!

SANKCIE - pri nedodržaní zákona -

- ak sa firma nazaregistruje a má - pokuta do 3 mil. SK
- ak firma nemá vypracovanú evidenciu os.údajov - pokuta do 1 mil.
- ak neurčí písomne poverenú osobu - pokuta do 500 t. Sk
- ak poskytne osobné údaje neoprávnenej osobe - pokuta do 100 t.


A túto skutočnosť sme mali mať urobenú od 1.marca 2003. čiže byť zaregistrovaný, alebo mať urobenú evidenciu a spracovný bezpeč.projekt/.

ADRESA - Úrad na ochranu osobných údajov
Odborárske námestie 3
817 60 Bratislava 5

alebo www.dataprotection.gov.sk


PS - Ak neviete, či Vám stačí podpísaná pracovná zmluva každého zamestnanca, dajte im ešte podpísať prehlásenie.
Vzor jedného prehlásenia /veľmi pekne spracované/ je už aj na porade, ale momentálne sa mi nedarí ho nájsť.

EJ, ale som sa rozpísala, dúfam, že to aspoň niekomu pomôže.
Pekné čítanie a pekný deň.
Monika

UPRAVA RICHARD:
Dovolím si zasiahnuť do tohoto príspevku a dať na začiatok rešerš o ochrane os. údajov od VLADAN (23.06.2005):
OCHRANA OSOBNÝCH ÚDAJOV – MALÉ ZHRNUTIE

<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-comfficeffice" /><o:p></o:p>

Dávam do pléna materiál, ktorý som spracovala na základe absolvovaného školenia dňa 10.6.2005, kde školiteľkou bola JUDr. Drabišinová – kontrolórka na Úrade na ochranu osobných údajov SR.<o:p></o:p>

<o:p> </o:p>

K tomuto materiálu vám ako pomôcka poslúži aj samotný Zákon o ochrane osobných údajov (ďalej „zákon“) č. 90/2005, ktorý nadobudol účinnosť dňa 1.5.2005.<o:p></o:p>

<o:p> </o:p>

1. Zákon upravuje ochranu osobných údajov fyzických osôb pri ich spracúvaní (údajmi fyzických osôb sa rozumejú údaje občanov).<o:p></o:p>

2. Zákon sa vzťahuje, okrem iných, aj na právnické a fyzické osoby, ktoré spracúvajú osobné údaje.<o:p></o:p>

<o:p> </o:p>

§ 3 - Osobný údaj<o:p></o:p>

Údaj týkajúci sa určenej alebo určiteľnej FO, pričom takou osobou je osoba, ktorú možno určiť priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora (u nás je to RODNÉ ČÍSLO) alebo na základe jednej či viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú, fyziologickú, psychickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu.<o:p></o:p>

Ak je zverejnené iba meno a priezvisko – nie je to osobný údaj, lebo v našom geografickom priestore (Slovensko) je viacero osôb, ktoré môžu mať rovnaké meno a priezvisko. Ani rodné číslo samo o sebe nie je osobný údaj – z rodného čísla vieme určiť dátum narodenia a pohlavie, nevieme konkrétne určiť, že je to presne osoba XY. Napr. rodné číslo+adresa už možno považovať za osobný údaj, lebo podľa týchto dvoch charakteristík sa dá jednoznačne určiť, identifikovať osobu.<o:p></o:p>

Osobnými údajmi nie sú, ak sú samostatne napr.tieto údaje o fyzickej osobe:<o:p></o:p>

- číslo občianskeho preukazu,<o:p></o:p>

- číslo pasu,<o:p></o:p>

- číslo vodičského preukazu,<o:p></o:p>

- telefónne číslo,<o:p></o:p>

- emailová adresa,<o:p></o:p>

- číslo bankového účtu.<o:p></o:p>

<o:p> </o:p>

§ 4 - Prevádzkovateľ<o:p></o:p>

Právnická a fyzická osoba, ktorá sama alebo spoločne s inými určuje účely a prostriedky spracúvania osobných údajov.<o:p></o:p>

<o:p> </o:p>

§ 4 - Sprostredkovateľ<o:p></o:p>

Právnická a fyzická osoba, ktorá spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa – tu by mala existovať určitá forma zmluvy alebo písomné poverenie medzi prevádzkovateľom a sprostredkovateľom, ktoré určuje rozsah a podmienky spracúvania osobných údajov. Väčšinou sú to už uzavreté zmluvy na účtovnícke služby, alebo na výpočet miezd, stačí doplniť dodatkom k tejto zmluve, ktorý hovorí o ochrane osobných údajov.<o:p></o:p>

Ak prevádzkovateľ poveril spracúvaním sprostredkovateľa až po získaní osobných údajov, oznámi to dotknutým osobám pri najbližšom kontakte s nimi, najneskôr však do troch mesiacov od poverenia sprostredkovateľa (tu nám školiteľka nevedela jednoznačne povedať, či musím zvlášť upozorniť aj manželku, dieťa, ak mi zamestnanec poskytol ich osobné údaje na spracovanie mzdovej a personálnej agendy).<o:p></o:p>

<o:p> </o:p>

§ 4 - Oprávnená osoba<o:p></o:p>

Každá fyzická osoba, ktorá prichádza do styku s osobnými údajmi v rámci svojho pracovnoprávneho vzťahu, na základe poverenia, zvolenia alebo vymenovania a ktorá môže osobné údaje spracúvať len na základe pokynu prevádzkovateľa, zástupcu prevádzkovateľa alebo sprostredkovateľa.<o:p></o:p>

<o:p></o:p>

§ 4 - Dotknutá osoba<o:p></o:p>

Každá fyzická osoba, o ktorej sa spracúvajú osobné údaje.<o:p></o:p>

<o:p> </o:p>

§ 7 - Súhlas dotknutej osoby<o:p></o:p>

Osobné údaje možno spracúvať len so súhlasom dotknutej osoby, ak tento zákon neustanovuje inak!!! Pre nás mzdárov je dôležitý § 7 ods. 3, ktorý hovorí o tom, že ak sa osobné údaje spracúvajú na základe osobitného zákona (napr. sociálne poistenie, zdravotné poistenie, daň z príjmov a pod.), súhlas dotknutej osoby sa NEVYŽADUJE!!!<o:p></o:p>

V tomto § sme sa bavili o tom, že čo ak mi príde zamestnanec s tlačivom pre banku (potvrdenie o príjme) na účely poskytnutia pôžičky alebo úveru – keďže tlačivo dáva vyplniť zamestnanec je si vedomý, že tam budú jeho osobné údaje, tak súhlas k tomuto poskytnutiu netreba.

Určite ste sa stretli s tým, že vyplnené tlačivá a údaje z nich, si banky, resp. spoločnosti, ktoré požičiavajú peniaze, overujú telefonicky. Tento postup však neupravuje žiadny osobitný predpis, preto odporúčanie školiteľky bolo v tom, že na otázky treba odpovedať iba áno/nie, teda potvrdiť iba pravdivosť/nepravdivosť uvedených údajov. Lebo ak by sme do telefónu „chceli“ poskytnúť nejaké osobné údaje, nemohli by sme tak učiniť, lebo na toto už potrebujeme súhlas dotknutej osoby.<o:p></o:p>

Ďalšou témou k tomuto § boli životopisy a žiadosti o prijatie do pracovného pomeru – zaradili sme to do § 7 ods. 4b) – je to istá forma predzmluvného vzťahu, čiže tu sa súhlas dotknutej osoby taktiež nevyžaduje. Týmto uchádzačom by sa mala oznámiť likvidácia ich osobných údajov po splnení účelu, ale je tu možnosť od tejto činnosti upustiť a to podľa § 14 ods. 2.

<o:p> </o:p>

§ 15 – Zodpovednosť za bezpečnosť osobných údajov<o:p></o:p>

Za bezpečnosť osobných údajov zodpovedá prevádzkovateľ a sprostredkovateľ a na tento účel prijme primerané technické, organizačné a personálne opatrenia (tu zaznela otázka aké sú tie primerané opatrenia – tak napríklad: spisy zamestnancov majú byť uložené tak, aby sa „nepovaľovali“ – školiteľka uviedla, že netreba sejf alebo trezor ale primerané opatrenia). Opatrenie vo forme BEZPEČNOSTNÉHO PROJEKTU IS (súčasťou bezpečnostného projektu sú aj bezpečnostné smernice) prijme prevádzkovateľ a sprostredkovateľ, ak sú v IS spracúvané osobitné kategórie osobných údajov (u nás RODNÉ ČÍSLO) a IS je prepojený na verejne prístupnú počítačovú sieť (u nás INTERNET) alebo je prevádzkovaný v počítačovej sieti, ktorá je prepojená na verejne prístupnú počítačovú sieť.<o:p></o:p>

Ostatní, ktorý je nemajú IS prepojený na internet sú povinní vypracovať BEZPEČNOSTNÉ SMERNICE.<o:p></o:p>

V prípade, ak dávate spracovávať mzdy externe a nevlastníte vo firme IS, ktorý obsahuje osobné údaje ale iba kartotéku (teda osobné údaje v listinnej podobe), stačí vám, ako prevádzkovateľovi, vypracovať bezpečnostné smernice a bezpečnostný projekt vypracuje sprostredkovateľ, ak on vlastní IS prepojený na verejne prístupnú počítačovú sieť.<o:p></o:p>

Audit-hodnotiacu správu treba predložiť až na požiadanie úradu, a to vtedy, ak má úrad pochybnosti o bezpečnosti vášho IS.<o:p></o:p>

<o:p> </o:p>

§ 16 – Bezpečnostný projekt<o:p></o:p>

Bezpečnostný projekt by mal obsahovať všetko podľa ods. 3, 4, 5 a bezpečnostné smernice podľa ods. 6.<o:p></o:p>

Vypracovaný bezpečnostný projekt ostáva vo firme, nikde sa neposiela, nikomu sa nepredkladá, podľa neho by sa mala riadiť zodpovedná osoba.<o:p></o:p>

Ešte som sa pýtala školiteľky, kto podpisuje vypracovanie bezpečnostného projektu – odpoveď: bezpečnostný projekt netreba podpisovať, je to záväzný predpis pre oprávnené osoby. Podpisuje sa iba jeho schválenie.<o:p></o:p>

<o:p> </o:p>

§ 17 – Poučenie<o:p></o:p>

Prevádzkovateľ alebo sprostredkovateľ je povinný poučiť oprávnené osoby o právach a povinnostiach ustanovených týmto zákonom.<o:p></o:p>

<o:p> </o:p>

§ 19 – Dohľad nad ochranou osobných údajov<o:p></o:p>

Ak prevádzkovateľ zamestnáva viac ako 5 osôb, výkonom dohľadu písomne poverí zodpovednú osobu.<o:p></o:p>

Odborné vyškolenie zabezpečí prevádzkovateľ, odborným vyškolením sa chápe buď absolvované školenie alebo aj ovládanie zákona a úloh z neho vyplývajúcich. Vtedy stačí Vyhlásenie prevádzkovateľa, že daný človek ovláda tento zákon.<o:p></o:p>

Ak prevádzkovateľ písomne poveril zodpovednú osobu, je povinný o tom písomne informovať úrad, najneskôr do 30 dní odo dňa poverenia a to doporučenou zásielkou. Tlačivo oznámenia sa dá nájsť na www.pdp.gov.sk - v časti registrácia.<o:p></o:p>

Zodpovednou osobu môže byť FO, ktorá má spôsobilosť na právne úkony (t.j. dosiahla vek 18 rokov) a je bezúhonná (nemá zápis v registri trestov). Bezúhonnosť sa preukazuje výpisom z registra trestov, ktorý ostáva u prevádzkovateľa, resp. sprostredkovateľa. Zodpovednou osobou môže byť zamestnanec, sprostredkovateľ alebo aj iná fyzická osoba ale aj živnostník. Živnostník nie je považovaný za štatutárny orgán, preto môže byť zodpovednou osobou.<o:p></o:p>

<o:p> </o:p>

§ 24 – Povinnosť registrácie a evidencie<o:p></o:p>

Prevádzkovateľ registruje IS alebo vedie o nich evidenciu. <o:p></o:p>

<o:p> </o:p>

§ 25 – Podmienky registrácie<o:p></o:p>

Povinnosť registrácie sa vzťahuje na všetky IS, v ktorých sa spracúvajú osobné údaje úplne alebo čiastočne automatizovanými prostriedkami spracúvania s výnimkou tých IS, ktoré:<o:p></o:p>

- podliehajú osobitnej registrácii podľa § 27 ods. 2,<o:p></o:p>

- podliehajú dohľadu zodpovednej osoby,<o:p></o:p>

- obsahujú osobné údaje FO na účely vedenia mzdovej a personálnej agendy – tu spadajú mzdové softy firiem, ktoré nemajú zodpovednú osobu, čiže nemusia registrovať IS (ale musia viesť evidenciu o nich!!!)<o:p></o:p>

<o:p> </o:p>

§ 29 – Podmienky evidencie<o:p></o:p>

O IS, ktoré nepodliehajú registrácii (naše mzdové programy), prevádzkovateľ vedie evidenciu, a to najneskôr odo dňa začatia spracúvania údajov o týchto IS. Rozsah tejto evidencie je totožný s údajmi, ktoré sú uvedené v § 26 ods. 3 – tu je pomôckou Registračný formulár na www.pdp.gov.sk , stačí si ho vytlačiť a urobiť evidenciu podľa bodov tam uvedených. <o:p></o:p>

<o:p> </o:p>

§ 55 – Prechodné ustanovenia<o:p></o:p>

Písomné poverenie zodpovednej osoby prevádzkovateľ oznámi úradu najneksôr do 30. 6. 2005. Vyhlásenie o tom, že zodpovedná osoba bola odborne vyškolená je jednou vetou obsiahnuté už v oznámení prevádzkovateľa, takže nie je potrebné posielať potvrdenie o vyškolení.<o:p></o:p>

<o:p> </o:p>

<o:p> </o:p>

Úrad na ochranu osobných údajov SR pripravuje FAQ (často kladené otázky), neviem kedy sa to zrealizuje, treba sledovať ich stránku.<o:p></o:p>