Poradcovia moji s už splnenou povinnosťou, do archívu ste dávali reg.poriadok a reg.plán (či ešte aj iné dokumenty?) so žiadosťou o odsúhlasenie, alebo ste to odovzdali (resp.poslali) len so sprievodným listom?

Vie niekto adresu príslušného archívu v KE? Ďakujem za odpovede.

http://www.civil.gov.sk/archivy.htm..
tu je adresa na archív v KE:
Ministerstvo vnútra SR
Štátny archív v Košiciach
041 56 Košice, Bačíkova 1 /pošt. priečinok C-26/
telefón: 055/ 622 24 15 - ústredňa
729 32 46 - riad.
FAX: 729 32 45
FAX: 622 08 40 - sekretariát
633 91 47 - pracovisko Vodárenská 10
E-mail: archiv@sake.vs.sk
riaditeľka: PhDr. Milena O s t r o l u c k á
iné zatiaľ neviem..ešte som na tom archíve nebola.../ale bolo mi povedané, že to tam môžem pani riaditeľke zaniesť na odsúhlasenie.../ ale budem rada, keď sa niekto ozve, kto už tam bol...

Hlinkovx, ďakujem za info.

není zač..

Neviete niekto, keď už teda máme mať ten registratúrny plán - budeme musieť všetky doklady napr. od r. 1993 usporiadať podľa tohto plánu alebo sa to bude týkať dokumentov až od r.2006?

takže, ak sa rozhodneš, že tvoj reg. poriadok platí od 1.1.2006, tak od tohto dátumu sa musíš riadiť podľa tejto smernice. Pokiaľ ide o staré dokumenty, tak ich nemôžeš vyhodiť, ale spravíš tam poriadok. To, čo bude A alebo čo uznáš, že mká archívnu hodnotu, môžeš prabrať preberacím protokolom akože do archívu(ten budeš mať vrámci reg. strediska, len oddelene od ostatných reg. záznamov). Tie, ktoré zistíš, že nepotrebuješ, tak vyradíš. A tie, ktoré majú pre teba prevádzkovú hodnotu, tz. že ich ešte potrebuješ, tak tie tiež preberieš do reg strediska preberacím protokolom. Tieto nemusia byť označené podľa reg. plánu, kt. nadobúda u teba účinnosť 1.1.2006. Počas roka alebo aj hneď si ich roztriediš, a napíšeš si napr. na šanony hodnotu, ako dlho ich ešte potrebuješ uchovávať, nebudú mať však spätne reg. značku, lebo v čase ich vzniku neplatil reg. plán. Keď budeš mať tieto záznamy prebraté do reg. strediska, tak ich môžeš vyradiť len zo súhlasom archívu. Pri vyhotovovaní zoznamu uvedieš, že je to vyraďovací zoznam reg. záznamov pred rokom 2006 alebo niečo podobné. A požiadaš archív o schválenie. Taktiež sa môžeš rozhodnúť, že to spätne všetko označíš, záleži na tebe. Ale samozrejme, táto informácia je z našeho archívu, ale určite by som si to prediskutovala aj s riaditeľom toho Vášho. Mám také skúsenosti, že ani oni sami niekedy nevedia, čo chcú.

Poradcovia moji s už splnenou povinnosťou, do archívu ste dávali reg.poriadok a reg.plán (či ešte aj iné dokumenty?) so žiadosťou o odsúhlasenie, alebo ste to odovzdali (resp.poslali) len so sprievodným listom?

prikladám taký sprievodný lit, ktorý používame, keď žiadame archív o schválenie

Tie dokumenty, ktoré majú pre mňa ešte prevádzkovú hodnotu mám tiež odovzdať do reg.strediska. Ale kedy? Veď ja stále potrebujem nazrieť do niektorých dokumentov z minulých rokov, to budem stále lietať do archívu, aby som si niečo overila? Môžem ich odovzdať až potom, keď uznám za vhodné, že ich už nebudem potrebovať?

Dobry vecer,
dlhsiu dobu som "tu" nebola a nasla som tu tuto temu. Neviem, ci je to este aktualne, ale posielam v prilohe archivaciu pisomnosti.
Jana

P.S.: musia ju mat aj FO

Ester, hlavne treba rozlišovať, že registratúrne stredisko a archív sú dve odlišné veci. v reg. stredisku máš záznamy pokiaľ im neuplynie lehota uloženia a vyraďuješ ich odtiaľ len zo súhlasom štátneho archívu na zákklade vyraďovacieho protokolu (viď. príloha vyhlášky 628/2002). Ak zistíš, že nejakému tomu dokumentu už uplynula lehota uloženia a ty ho stále potrebuješ k svojej činnosti, tak to prehodnotíš pri vyraďovaní a môžeš opätovne tento dokument prijať do reg. strediska a jeho lehota uloženia mu začína plynúť odznova, tz. ak mal LU 10 rokov, tak mu ju predĺžiš o 10 = spolu 20 rokov. A pokiaľ ide o archív, tak ten budeš mať u seba v organizácii vrámci reg. strediska predpokladám. Štátne archívy, pokiaľ mám info mebudú tieto archívne dokumenty preberať, lebo nemajú na to priestory. Budú si ich uschovávať organizácie u seba v nejakom tom predarchíve. To môže byť aj jedna samostatná polica. Je tam len zásada, aby boli osobitne od ostatných záznamov (dokumentov). Samozrejme podľa usmernenia MV pre oblasť archívov, tak je aj iná manipulácia s dokumentami v reg. stredisku a iná v predarchíve (archíve). Hlavne z hľadiska vypožičiavania dokumentov. Z archívu (predarchívu) sa nesmú dokumenty už požičiavať, len poskytovať z nich kópie , opisy, výpisy. Ale ako ja vravím, všetko záleží ako sa dohodnete v organizácii. Pri malých org. je to ešte ľahké, ale pri väčších je to horšie. A ešte je tu jedná zásada, pokiaľ je dokument živý, tz. že ho potrebuješ denne, tak ho samozrejme nedáš do reg. strediska, budeš si ho držať v tzv. príručnej registratúre (napr. v stole, skrini v kancelárii) až do doby, kedy budeš považovať celú záležitosť za uzavretú (tzv. spisy). Pokiaľ nie je spis uzavretý, tak ho neoddovzdávaš. A jeho lehota uloženia začína plynúť až od uzavretia a od nového roku. Napr. spis uzavrieš v máji roku 2005 , LU je 10 rokov. Táto lehota ti začína plynúť až od 1.1.2005. Je to dosť nevyčerpateľná téma, ale dúfam, že je to aspoň trochu jasnejšie. Inak info mám z archívu. A troška sa tejto téme venujem. Je veľmi dôležité ako si spravíte reg. poriadok a plán.

Zaujímalo by ma kto už máte konkrétnu skúsenosť s archívom v BA. Komu, ako a za akú dobu vydali súhlas.

Nemám skúsenosti s archívom v BA, ale s iným nemenovaným oblastným archívom.
Malá firma ( cca 6 zamestnancov ) si vypracovala Registratúrny poriadok a Registratúrny plán a zaniesla ho na posúdenie do archívu.
Pracovník archívu vyjadril nemalý údiv nad tým, že firma, ktorá si nerobí normy ISO, vypracovala si svoj vlastný poriadok. Na argumentáciu, že zákon to prikazuje, sa len pousmial a žoviálne dodal , že inakšie inštitúcie ( napr.školy ) nemajú v poriadku archívne dokumenty od r. 1945.
Poriadok si prevzal a asi za mesiac sme ho mali pripomienkovaný. Ako viete, existujú rozne vzorové poriadky a plány. Čítali sme ich, ale predovšetkým sme sa snažili prispôsobiť ich podmienkam našej malej firmy ( a verte, je omnoho ľahšie napísať nejaký elaborát ako uviesť ho do praxe ). A tak bol náš poriadok a plán pripomienkovaný na tých miestach, ktoré sa odlišovali od vzorov vydaných archívom .
A samozrejme sme dostali ďaľší vzorový poriadok a plán, aby sme vedeli ako máme postupovať.
Ak sa registratúre niekto venuje, zaujímalo by ma ako sa uchovávaju súbory v elektronickej podobe , e-maily ,CD , diskety a pod. ( to nám v archíve nevedeli poradiť).
Ďakujem

S elektronickou formou je problém, lebo napr. ak máš CD tak musíš archivovať aj zariadenie, na ktorom ho aj po rokoch môžeš prehrať.
Som zvedavá na vaše skúsenosti s archívmi, lebo ako som už písala, tak moje skúsenosti sú nevalné.
Všetci sa snažíte urobiť za dosť zákonu, tvoríte čo možno najlepšie poriadky, ale zaujíma ma ako na túto vašu tvorbu reagujú v archívoch. Mám informácie, že schvaľovanie nie je veľmi rýchle, nehovoriac o rôznych názoroch kompetentných v archívoch.
ebeš mi potvrdzuje, že to asi tak je.

Dňa 23. 11. 2004 som pre čitateľov porady dala na tieto stránky Registratúrny poriadok s informáciami pre s. r. o.. Treba pohladať. Ale ide o registratúrny nie registratívny poriadok.

Ano rôzne šablony poriadkov tu "frčia", má ho už niekto v nejakej forme schválený?

Ten od Rosemary..čo som sem vložila..bol už schválený...

Super až sa mi veriť nechce, že to ide aj bez problémov. Ktorý archív to schvaľoval.

Podľa mňa a územného členenia archívov asi v Skalici.... ale to by musela rosemary potvrdiť..!
Máš nejaký problém s archívom...?!

Myslela som, že to asi nebola BA. Ale ebeš píše aj o inom nemenovanom ako v BA takže je to opäť o ľuďoch úradníkoch.

Myslím si, že nie je problém dať si schváliť registratúrny poriadok a plán podľa vzorov vypracovaných samotnými archívmi. Problém nastáva vtedy, keď si ho chcete upraviť na svoje vlastné pomery ( a malej firmy zvlášť ), teda keď vybočíte z radu. Napr. priložený registr. poriadok a hlavne registr.plán od rosemary je pre nás, čo máme 10 registr. záznamov týždenne nepoužiteľný. Ale nepochybujem o tom, že keby sme ho priniesli na archív, tak nám ho schvália. Tak mám dilemu, máme mať shválený poriadok a plán, ale nebudeme podľa neho robiť, alebo neschválený, ale zato v našej firme použiteľný.