dekréty o vymenovaní sa zakladajú do osobného spisu zamestnanca, ktorý má personalista alebo zamestnanec, ktorý má na starosti administráciu týkajúcu sa prijímania a prepúšťania zamestnancov (ak to robí sám riaditeľ, spisy sú uložené u neho a do osobných spisov zamestnanca môže nahliadnuť len ten, kto má na to oprávnenie (podľa zákona o ochrane osobných údajov) alebo samotný zamestnanec, ktorého sa spis týka