Zodpovedný zástupca musí byť zo zákona ustanovený tam, kde podnikateľ nemá príslušné vzdelanie na vykonávanie zvolenej živnosti.
Príklad ak pekár založí živnosť pre vykonávanie stavebnej činnosti, musí prijať absolventa stavebnej školy ako zodpovedného zástupcu aby živnosť vôbec mohol vykonávať.
Ak má živnostník povolenú nejakú činnosť,a zamestnáva viac ako jedného človeka, tak spravidla ustanoví jednu najschopnejšiu osobu zo zamestnancov ako zodpovedného vedúceho, ktorý zodpovedá za bezproblémovú činnosť ostatných.