Čiže, chceš pristúpiť k vyraďovaciemu konaniu. Rada by som odporúčala, aby si túto prácu dala vykonať človeku v Tvojom blízkom okolí, ktorý sa tým zaoberá. Pravdepodobne to však chceš urobiť sama.
Vyraďovacie konanie je súhrn činností, ktoré majú svoj systematický postup, ktorý je potrebné dodržať. Nakoľko sa s tým chceš potrápiť sama, skontaktuj sa aspoň s príslušným archívom vo svojom okolí, nech ti v postupe pomôže, nakoľko budeš vyraďovať na základe schváleného registratúrneho poriadku a reg. plánu. Inak sa môže stať, že nedodržíš požiadavky postupu a budeš to musieť robiť znova. Je to "piplačka".
Čo sa týka skartácie na to určenej dokumentácie (po schválení príslušným archívom), daj si do vyhľadávača -skartácia dokumentov- a nájdeš firmu, ktorá je k Tvojmu okoliu najbližšie.

Ďakujem anklar. Čo sa týka toho vyraďovacieho konania - neviem, čo máš na mysli. Ale ja si predstavujem pod tym vyhotovenie súpisu, čo chcem vyradiť tak, aby to bolo v zhode so schváleným reg. plánom. Tak to už mám aj urobené, len teraz ešte musím navštíviť môj archív :-) - /rozumej garáž, kde to mam uskladnené/, aby som spočítala šanóny :-))) - s týmto nemám nejaký problém. Alebo pod tým vyraďovacím konaním si myslela niečo iné? Prikladám súpis, ako ho robím, neviem, či je to OK, ale známa mi poslala tento formulár, do ktorého to píšem.

Prosím, skontroluj, či máš vo svojom zozname všetky registratúrne značky v súlade so schváleným registratúrnym poriadkom a plánom. Do zoznamu nezabudni doplniť Množstvo.
Napíš Návrh na vyradenie registratúrnych záznamov - predloženie.
Vieš, kde ho nájdeš, ako ho nemáš poruke, tak na civil.gov.sk (vzor č. 5). Ak ti to v archíve prejde s kladnou odpoveďou že môžeš skartovať, v poriadku. Ak ti odpíšu, že by to radi videli, bude asi treba na jednotlivé balíčky nalepiť štítky s identifikačnými údajmi. Ide ti to.

Mám snahu prilepiť ti sem oboje, ale sa mi nedarí. Ak mi poradíš, pripastujem.

Tak idem skusit poradit aj s obrazkovymi prilohami:
1) dole mas "dodatocne moznosti" - prilohy (obr. c. 1) - kliknes na neho
2) potom sa ti otvori samostatne okno (obr. c. 2) a tam ides podla oznacenych cisiel : 1 - "prechadzat" - prehladavas, kde mas ulozene vo svojom PC dokumenty, najdes oznacis a stlacit c. 2 - "otvorit", ked sa ti v okienku pri c. 1 ukaze nazov dokumentu, potom stlacis c. 3 - "stiahnut"
3) obr. c. 3 - prilozeny dokument sa Ti objavi, ako prilozeny k Tvojej sprave
4) a tkato postupujes so vsetkymi dokumentami, ktore chces tu umiestnit
5) ked ich tam budes mat vsetky, len kliknes v tom okne na spodok "zavriet okno"
...tak poslala som Ti vlmi "smiesny" obrazkovy manual, dufam, ze ti to pomoze, aby si mi mohla tu hodit tie prilohy.
A diky za ochotu.

OK. Tak, teraz som veľmi-veľmi, ale veľmi-veľmi zvedavá, kam sa to pripastovalo. Tu, dole v dodatočných možnostiach vidím, že sa zobrazili prílohy, ktoré ti chcem dať, ale, kde sa ukážu?

Teda, kikimi, zadarilo sa. Si dobrá! Už som zvažovala, že opäť poprosím Chobota. Dobre, že ho nemusím otravovať.
Takže, tým štítkom opatríš šanony, balíky, alebo zväzky, už podľa toho, ako to máš zviazané - ak bude chcieť archív vidieť, čo sa chystáš "sprevadiť zo sveta" Sú to spisy po lehote uloženia, ak ich máš skutočne podľa RPaRP, nebude žiadny problém.
Ten návrh na vyradenie má byť písaný na firemnom papieri. Vrátane tých vyhlásení. Tak to má byť. V Návrhu... vymažeš iba tú časť, ktorá hovorí o "A". OK?
Ide ti to.

SUPER - ĎAKUJEM :-)

Dobrý deň,
potrebujem trochu pomôcť. Trápim sa s vypracovaním registratúrneho plánu pre našu firmu. Ale nikde neviem nájsť presné označenie : Znak hodnoty + Lehotu uloženia. Kde to môžem nájsť pre SRO a pre KS? A ešte poprosím o vysvetlenie: čo znamená ten ZH "A". Nemôže sa to vyradiť? Alebo čo to vlastne predstavuje?
Zatiaľ vďaka.

Priame odpovede vpísané do textu

Ak máš dosť času, pozri sa na www.civil.gov.sk. Ak nemáš dosť času, pozri sa tiež. V časti privátna sféra, myslím, tak to označili ,je dosť pomôcok na vypracovanie reg. plánu.Je to veľmi praktická pomôcka, možno zistíš, že bude stačiť tak, ako je tam uvedená.

ZH je znak hodnoty
LU je lehota uloženia

Dávaj konkrétne otázky. Ľahšie sa odpovedá.

Ďakujem za reakciu,
trvalú dokumentárnu hodnotu, t.j. ZH"A" mám priradiť osobným spisom, mzdovým podkladom, účtovným závierkám, Audítorským správam, Daňovým priznaniam, zaradeniu, evidencii a vyradeniu dlhodobého majetku, aj pre Hlavné knihy, pokladničné knihy? Pre všetko ostatné v archíve uložené dokumenty stačí uviesť Lehotu uloženia? Alebo som na niečo dôležité zabudla, čo by som mala označiť ešte tým znakom "A"?
Pozerala som už aj tú webowú stránku, ktorú odporúčate. Tam sa odvolávajú na zákon 395/2002 Z.Z o archívoch a registratúrach. Ten už mám stiahnutý aj s novelou: Zákon č. 503/2007 Z.z. Tu som sa však nedočítala to, ako čo treba označovať.
Ja som vlastne dostala za úlohu vytvoriť si archív. Fungujeme od r. 2004 a zatiaľ bolo všetko nahromadené na kope. Teraz musím v tom urobiť nejkaý systém. Len ešte neviem presne ako na to. A mám tam aj také veci, ktorým už vypršala lehota uloženia (všelijaké korešpondenie, objednávky, CMR-ky, JCD-čka, Evidencie dochádzky, navštevy u lekára, dovolenky atď.) - týmto som priradila LU 3 roky. Už teda mohli byť vyradené? Prosím pomôžte ako mám postupovať? Mala by som spísať návrh na vyradenie konkrétnych šanónov a poslať ho pre štátny archív na schválenie? Alebo funguje to aj jednoduchšie?
Ďakujem.

Ritubi, teraz nemám čas, na drobnosti ti odpoviem neskôr. Píšeš, že si dostala za úlohu vytvoriť archív. Pýtam sa: archív, alebo spisovňu? Čo teda? Je v tom rozdiel.
Prosím, vydrž, teraz nemám dosť času.

Anklar, ja neviem aký je rozdiel medzi archívom a spisovňou. Ale ojou úlohou je zriadiť miesto, kde budú dočasne uložené dokumenty. Čakám na odpoveď, stačí mi v priebehu budúceho týždňa, ak je to možné. Ďakujem pekne. Pekný week.

Prepáč, ritubi, že som ti neodpovedala skôr. Nemohla som.
Je mi ľúto, ale nepoteším ťa. Neviem, z ktorého konca začať, keď som si prečítala Tvoj posledný príspevok (č.13). Nič si však z toho nerob, Tvoja odbornosť je uplatnená na inom poli. A našťastie, nemusíme všetko vedieť.

Tak, predovšetkým: usudzujem a, verím, že správne - ritubi, dostala si za úlohu zriadiť Registratúrne stredisko. Teda, nie archív. Nechcem na to ísť zoširoka, len základné informácie: sú mnohé podniky, ktoré majú vlastný archív. Je veľmi málo SRO-čiek, ktoré majú tiež povolenie na zriadenie vlastného archívu.
Možno áno, ale je pravdepodobnejšie, že Tvoja SRO-čka povolenie na zriadenie vlastného archívu nemá. Čiže, Tvoj nadriadený, keď ti dal za úlohu zriadiť -archív-, mal predstavu o systéme uskladňovania dokumentácie na primeranom mieste, v primeranom prostredí za primeraných podmienok (Vyhláška MVSR č. 628/2002 Z.z. a nasl.). Tvoj nadriadený tiež je odborníkom vo svojom fachu, a preto priestory na skladovanie spisov nazval laicky archívom.
Ty však budeš zriaďovať Registratúrne stredisko, dobre? Samozrejme, za predpokladu, že firma nežiadala o povolenie na zriadenie vlastného podnikového archívu a tiež, že takého povolenie firma nemá. Ešte raz, ak dovolíš: ak nemáte povolenie na zriadenie vlastného podnikového archívu, Ty budeš zriaďovať Registratúrne stredisko.

Prečo ťa nepoteším?

Môžem ti sem síce napísať LU niektorých písomností, na ktoré sa pýtaš v príspevku č. 11. Napríklad, mzdové listy - 20, účtovné závierky - A10, daňové priznania - 10, hlavné knihy - A10, pokladničné knihy - 10, audítorské správy (bilancie)- A10,
evidencia dochádzky - 2, dovolenky - 2 (1), atď. , avšak nebudem ti tým skutočne nápomocná. Nevidím tu priestor, presnejšie, možnosti na to, aby si mohla byť step by step navigovaná na vykonanie tejto komplexnej úlohy k Tvojej spokojnosti a k spokojnosti Tvojho nadriadeného. Môžeš predpokladať, že ak úspešne zriadiš Registratúrne stredisko, vyplynú z toho pre Teba ďalšie úlohy. A preto odhadujem, že pôjdeš na školenie. Toto som mala na mysli, keď som na začiatku písala, že ťa nepoteším.
Píšeš, že spoločnosť funguje od r. 2004. Teraz je r. 2009. Za päť rokov činnosti firmy sa vyraďovaním teda ešte nemusíš až tak ponáhľať. Kým k tomu dôjde, Ty už budeš fundovaná v tejto oblasti.
Prakticky v tomto štádiu nemá veľký význam venovať sa popisovaniu rozdielu medzi archívom, registratúrnym strediskom a spisovňou. Veľmi ti však odporúčam to školenie - tam sa dozvieš veľa zaujímavých vecí, ktoré potrebuješ k tomu, aby si danú úlohu mohla vykonať. Vidí sa mi, že prvotnou úlohou pre Teba bude, aby si o nevyhnutnosti absolvovať najskôr školenie, presvedčila svojho nadriadeného. Ponuka sa občas nachádza aj tu, na Porade. Dúfam, že som ťa nesklamala donekonečna. A nedaj sa odradiť od školenia. Pozdrav.

Ahoj anklar. Ďakujem ti za poradenie. Skúsim presvedčiť moju vedúcu, aby mi zabezpečila teda to školenie. Ale mám ja aj iný problém so zriadením registratúrneho strediska. Naši kolegovia vymedzili na to cca 3x3m miestnosť. Teda nemáme na to ani vhodné priestory. Tam by som mala uložiť 4-5 ročné dokumentácie. To je prúser. Zato by ma zaujímalo aj ako postupovať pri vyraďovaní. Lebo plánujem tak, že po zaevidovaní by som hneď aj vyradila dokumenty, ktorým vypršala lehota uloženia. Dopracujem sa niekde k tým konkrétnym lehotám? Nevieš mi poradiť nejakú webovú stránku, kde sú k dispozícii, tak ako si mi to naznačila v poslednom príspevku (Napríklad, mzdové listy - 20, účtovné závierky - A10, daňové priznania - 10, hlavné knihy - A10, pokladničné knihy - 10, audítorské správy (bilancie)- A10,
evidencia dochádzky - 2, dovolenky - 2 (1), atď.)?
Díky. S pozdravom

Rob tak, ako radila Anklar. 3x3 m - ak sú vybavené regálmi možno ani nie je tak málo. Čo treba urobiť:
1. Ísť na školenie - niekde ho robia Akadémie vzdelávania - zisti si to
2. Naštuduj si čo sa dá zo stránky www.civil.gov.sk - tam, kde sú uvedené súkromné firmy (alebo nejak tak podobne). Sú tam uvedené aj lehoty uloženia jednotlivých druhov písomností. Neviem, aká eseročka ste - ale ak bežná, tak asi ani materiály so znakom "A" nemáte - ozaj neviem, to sa menilo, ani tie závierky a podobné veci už nie sú vo všetkých firmách "A". Hádam by stálo za to spojiť sa aj s územne príslušným archívom, aspoň u nás poradia.
3. Nerob si z toho až takú hlavu, zvládli to iní, zvládneš to aj Ty. Len pamätaj, robíš to pre firmu (aby ste neboli zasypaní nepotrebnými písomnosťami a aby ste sa vedeli dopracovať k výsledku, ak budete potrebovať čosi z minulých rokov). Nie je to až taká kovbojka ako to vyzerá. Tak ešte raz: www.civil.gov.sk, školenie, prípadne rady z archívu a chuť do práce.

Díky Gabhus, trochu ma to povzbudilo, že to zvládli aj iní. Dúfam, že aj ja. Tak hor sa do práce!

Teší ma, Ritubi, že ťa Gabhus dokázal povzbudiť. Je normálne, že z neznámych vecí nám "puchne mozog". Veď, napokon som ti písala, že nemusíme všetko vedieť a že vo svojom odbore si určite dobrá. To školenie bude nevyhnutné vzhľadom na to, že v oblasti registratúry, ako si Ty sama prejavila, nemáš znalosti ani skúsenosti. Na tom školení získaš informácie o čom to vlastne je a určite dostaneš odpovede na svoje otázky, ktoré ťa najviac trápia (ako určiť lehotu uloženia). Hlavu hore a veľa úspechov ti prajem.

Dobrý deň, chcela by som sa poradiť. Manžel je szčo popri zamestnaní a taktiež slobodný umelec od roku 1997. Môže doklady z tohto roku skartovať? Je potrebná archivácia niektorých dokumentov? Ďakujem za odpoveď.

Anklar, ešte jedna otravná otázka. Nenašla som žiadne školenie pre začiatočníkov ohľadne registratúr. Nevieš mi poradiť, ktoré spoločnosti robievajú školenia na túto tému? Díky moc. ...a podobne ti prajem veľa úspechov a veselú Veľkú noc.

Ahojte, po zhonoch s daňovými priznaniami som sa dala do študovania iných vecí...a trošku som zmätená. SZCO a sro, ktoré nemajú povinnosť mať overenú účt.závierku auditorom nemusia mať vypracovaný reg.poriadok a ani reg.plán. Pochopila som to správne a nemusím nič robiť? )
Jedine ak by išlo o vyradenie dokumentov, tak by som postupovala podľa metodického pokynu a oznámila by som to príslušnému štátnemu útvaru?