Našla som ti na nete:
 

Obsah

1Sekretárka – asistentka 1.11. Klasická sekretárka 1.22. Sekretárka tvoriaca dokumenty 1.33. Sekretárka-referentka 1.44. Kancelárska manažérka 1.55. Kvalifikovaná asistentka

[hore]Sekretárka – asistentka

Existuje pomerne zaužívaný názor, že sekretárka je tá nezaujímavá žena sediaca za písacím strojom a asistentka je tá šarmantná dobre platená mladá dáma sprevádzajúca svojho šéfa na obchodných rokovaniach. To však nie je jediná predstava o rozdiele v náplni práce sekretárky a asistentky. Prax ukazuje, že musíme hovoriť o viacerých stupňoch (úrovniach) týchto pozícií.
Výsledky výskumného projektu s názvom Sekretariát budúcnosti Fraunhoferovho inštitútu pre ekonomiku a organizáciu práce (IAO) v Stuttgarte definujú základné úlohy sekretárok (asistentiek). Sú to: tvorba, spracovanie a správa dokumentov, komunikácia, plánovanie, ale aj pohostenie a prejavovanie starostlivosti. Úrovne alebo typy spomínaných pozícií sa určujú na základe podielu práce, ktorý pripadá na jednotlivé úlohy, a kvalifikačných požiadaviek, ktoré sa musia splniť v danom prípade. IAO našla päť úrovní, ktoré na základe našich skúseností dobre vystihujú realitu. Prvé dve úrovne patria do tradičného chápania:

[hore]1. Klasická sekretárka

Tu ide o vyvážené spektrum všetkých uvedených oblastí, z ktorých sa čerpajú úlohy. Časté je prerušovanie práce spravidla tou osobou, ktorá úlohy zadáva. Túto pozíciu charakterizuje nízka miera samostatnosti a direktívne riadenie.

[hore]2. Sekretárka tvoriaca dokumenty

Na tejto úrovni je tvorenie dokumentov najdôležitejšou a časovo najnáročnejšou prácou sekretárky. Podľa skúseností z nášho prostredia možno povedať, že táto skupina sekretárok je u nás najmenšia.
V tzv. novom ponímaní IAO hovorí o:

[hore]3. Sekretárka-referentka

Referentské úlohy sú pravidelne sa opakujúce úlohy, ktoré sa týkajú danej veci a ku ktorým netreba dávať znovu pokyny (napr. spracovávanie objednávok, nakupovanie kancelárskeho materiálu, práca na úseku styku s verejnosťou, štatistika, preklady atď.).

[hore]4. Kancelárska manažérka

Ťažisko úloh spočíva v komunikácii, plánovaní a organizovaní (napr. plánovanie termínov, ich sledovanie a koordinovanie, organizovanie pracovných ciest a rôznych akcií). Tieto úlohy plní sekretárka úplne samostatne alebo z väčšej časti samostatne. Na úseku komunikácie je spravidla aktívna v tom, že získava informácie z vlastnej iniciatívy a spracúva ich na vlastnú zodpovednosť.

[hore]5. Kvalifikovaná asistentka

Je činná na úseku pomoci a spolupráce týkajúceho sa určitej osoby a obsahu určitej práce, teda úlohami referentky, úlohami na úseku plánovania a pomocného spolupôsobenia v úzkej spolupráci s tým, kto úlohu zadáva. Má vysoký podiel vlastnej zodpovednosti a samostatnosti. Vyskytuje sa tu prevzatie rozpoznateľných pracovných modulov, vypracovanie návrhov na riešenie problémov alebo prirovnanie prejavov. Je zreteľný aktívny prístup k úlohám.

Každá pracovníčka má iné schopnosti a iné ambície. Preto je dobré, aby si záujemkyňa o postavenie sekretárka – asistentka pri hľadaní nového miesta vopred zhodnotila svoje schopnosti a možnosti a pokúsila sa aspoň približne zaradiť do niektorej zo spomínaných skupín. Pri pohovoroch s možným budúcim zamestnávateľom si treba ozrejmiť, ktoré zo spomínaných úloh budú na obsadzovanej pozícii dominantné. Tým možno predísť omylom a najmä sklamaniu na oboch stranách, čo je u nás (na nešťastie) veľmi častý jav.
Rastislav Klempa (poradenská skupina APPEL Group)

Ďakujem