nikto mi nepomôže? poradili mi, že tu určite nájdem odpoveď, ale asi to tak nie je

Z otázky nie je celkom jasný celý priebeh fakturácie. Na jednej strane píšeš, že vystavuješ faktúry (zrejme za dodávku tovaru) vrátane prepravného. Neuvádzaš ako je uhrádzaný samotný tovar. Logicky z otázky by mi vyplývalo, že keďže prepravné fakturuješ, vrátené prepravné prepravnou službou by mala byť ako čiastočná úhrada tovarových faktúr. Ak však zákazníci faktúru vrátane prepravného uhradia komplet celú, tým pádom mi vychádza, že to prepravné uhrádzajú vlastne dvakrát. Ako to teda vlastne je ?

samotný tovar je uhrádzaný na náš bankový účet, vrátane prepravného od zákazníka. Na druhej strane mi to prepravné uhradíme na základe faktúry, ktorá nám príde od prepravnej služby. Čiže ako keby sa to vynulovalo. Ja som tiež uvažovala o čiastočnom uhradení vystavených faktúr, ale to je strašne zdĺhavá a otrocká robota popárovať to tak, aby sedela suma na faktúrach so sumou na výpisoch. Na výpise totiž je už len celková suma, ktorú nám za to prepravné vrátili :-(

Takže je to tak, ako som napísal, že mi vychádza, že klienti platia prepravné 2-krát. Aby k tomuto stavu nedochádzalo, treba zaviesť iný systém platenia zo strany zákazníkov, v súčinnosti s prepravnou službou.
Je bežné u dodávateľských firiem, ktoré nemajú vlastnú prepravu tovaru smerom k zákazníkovi, že dajú prepravnej službe dispozície ku každej dodávke (môže byť kópia faktúry), koľko majú od zákazníka zinkasovať (tovar + prepravné). Zákazník dostáva príjmový pokladničný doklad, ktorého kópiu (po dohode s prepravcom) by ste dostali vy. Na základe toho by si vedela platbu, ktorú prepravca poukáže na Váš účet rozúčtovať ako úhrada príslušných faktúr. Faktúra zákazníkovi by mohla byť pribalená k tovaru s poznámkou neuhrádzať, platba v hotovosti prepravcovi.
Možno existuje aj lepší systém, ale takto to funguje u mnohých.
S tymi duplicitnými platbami, ktoré vám od prepravcov nabehli na účet, ak sa to nedá spätne rozkľúčovať, od ktorého klienta pochádzajú, by som si ťažkú hlavu nerobil a zaúčtoval priamo z banky do výnosov. Správne by sa mali však vracať.