Nie je potrebná zmluva. Cestovné sa preplatí podľa zákona o cestovných náhradách. Účastníkom by bolo vhodné ponúknuť tlačivo, kde by bolo možné rýchlo a stručne dopísať, kto odkiaľ cestoval a spočítať náhrady na účastníka. Ak konferencia súvisí s predmetom činnosti organizácie a ide o nezdaňovanú činnosť, sú to náklady na nezdaňovanú činnosť.