Povinnosť archivácie - uchovávania dokladov vychádzajú z právnych predpisov a z interných potrieb pôvodcu registratúrnych záznamov, ktoré môže mať (ak to stihol) alebo nemá upravené registratúrnym plánom. Napríklad:
Osobitné predpisy: Zákon o účtovníctve: [hore] ÚZ a výročná správa 10 rokov nasleldujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
účtovné doklady, knihy, zoznamy, skratky odpisový plán, inventúrne súpisy, inventarizačné zápisy, účtový rozvrh po dobu 5 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
[hore] účtovné záznamy, ktoré sú nositeľmi informácie týkajúcej sa spôsobu vedenia účtovníctva a ktorými ÚJ dokladuje formu vedenia účtovníctva po dobu 5 rokov nasledujúcich po roku, v ktorom sa naposledy použili,
ostatné účtovné záznamy po dobu určenú v registratúrnom pláne ÚJ.
Zákon o DPH: = faktúry a záznamy podľa § 70 sa uchovávajú 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú,
= faktúry u neplatiteľa DPH (zdaniteľnej osoby) po dobu 10 rokov nasledujúcich po roku, ktorého sa týkajú.
Vyhláška o ERP: [hore] kniha pokladnice a výkaz (mesačnej a dennej uzávierky) po dobu 10 rokov od konca kalendárneho roku, v ktorom boli vyhotovené,
kontrolná páska po dobu 3 rokov od konca kalendárneho roku, v ktorom bola vyhotovená,
= údaje kontrolnej pásky na elektronickom nosiči dát musí byť možné vytlačiť na požiadanie za ľubovoľný časový úsek predaja po dobu 3 rokov od konca kalendárneho roku, v ktorom bol vyhotovený.
Z uvedeného vyplýva, že doba úschovy určená zákonom o účtovníctve sa automaticky predlžuje v prípade, že účtovný doklad je zároveň faktúrou podľa interných podmienok tej ktorej účtovnej jednotky.