V zásade sa pošta rozdeľuje na došlú a odoslanú:
a/ došlá pošta sa rozdeľuje na doporučené listy s návratkami, bez návratiek a obyčajnú poštu.
Podpísané a opečiatkované návratky sa posielajú odosielateľovi späť. Listy po skontrolovaní či sú všetky nám adresované sa otvoria, obálka sa pripojí k listu, nakoľko je dôležitým dokladom o doručení. Každý list sa opatrí došlou pečiatkou, vyznačí sa počet originálônych listov a počet príloh a CD. Do denníka podacej pošty sa listy zapíšu podľa predtlače (od koho je list, vec, komu bola vec pridelná na vybavenie, prípadne aj s termínom dokedy),

b/ odoslaná pošta sa takisto eviduje podľa dátumu, podacieho čísla, adresáta a dátumu odoslania. Na pošte si treba podací hárok nechať opečiatkovať podacou pečiatkou pošty.

existuje aj takáto registratúra prístupná online

Ja robím vo veľkej štátnej inštitúcii, my máme vedenú došlú aj odoslanú poštu na PC, je na to dostať kúpiť program. Inak odchádzajúce listy sa musia odvážiť, nakoľko cena sa odvíja od váhy a nie od veľkosti obálky. Listy počíta pošta ako listy do 2 kg, potom sa už musí vypraviť zásielka ako balík, kde sa vypisuje sprievodka. Takže odoslanú poštu evidujeme zvlášť ako listy a zvlášť ako balíky. Vypisuje sa denný výkaz kde nasčítaš počet obyčajných listov, doporučených, doporučených do vlastných rúk, počet balíkov. Samozrejme že ti musí sedieť váha a teda aj cena, inak pošte to stroj vyhodí a celý denný výkaz môžeš prerábať.

Ak máte viac pracovísk s podateľňou potom treba už samotnú pečiatku dať vyrobiť s uvedením pracoviska a takisto očíslovať aj pečiatku napr. č. 5, 8, lebo listy medzi jednotlivými pracoviskami by sa stratili a takto hneď podľa pečiatky identifikuješ kam patrí list. Pečiatky by sa mali prideľovať pracovníčke podateľne na podpis aj s poučením o zachovávaní listového tajomstva.

Inak neviem či by ťa zaujímalo, ale zvlášť treba evidovať v knihe sťažnosti, reklamácie a tajné listy s rôznym stupňom utajenia, prípadne ak si šéf vyhradí dôležité listy tak aj tie. Dostať v papiernictvách knihy došlej aj odoslanej pošty ktoré majú už predtlačené kolonky a myslím že sú dobré.

Inak pošta vytlačí aj zostavu došlej pošty podľa dodacích pôšt, podacích lístkov každý deň a opatrí zostavu pečiatkou.

Neviem koľko máte napr. faxov alebo e-mailov denne, ale my máme cca 200-300, takže evidujeme aj tieto a zvlášť tie ktoré sú poslané so zaručeným elektronickým podpisom (ZEP) prostredníctvom Národného bezpečnostného úradu. Pozornosť treba venovať aj infozákonu, pretože občan má podľa neho nárok na podanie informácie a sú na to dosť krátke lehoty od 3-10 dní podľa toho či ju poslal listom, e-mailom alebo ZEP-om.

Len sa kľudne pýtaj, čakám šibačov takže si tu krátim chvíľu. Takže keď ti príde mokrá správa - sorry.

je mozne mat aj viac podatelni/registraturnych stredisk - tie zvyknu byt oznacene skratkou/cislom koli identifikacii ... z toho sa odvija cislo spisu
napr. BA0001/2013, ZA0001-ODop-001/2013

viac info najdes v registraturnych poriadkoch roznych institucii, napr. http://www.minv.sk/?sprava-registratury

k elektronickej registrature odporucam: 525/2011 Z. z.Výnos Ministerstva vnútra Slovenskej republiky o štandardoch pre elektronické informačné systémy na správu registratúry

zalezi ako je uvedene v registraturnom poriadku
bud sa vsetko tlaci a oznaci email/list + prilohy
alebo zabezpecis oznacenie emailu aj priloh elektronicky, a ulozis elektronicky
- samozrejme doby ulozenia vychadzaju z registraturneho planu

Kazda podatelna - registraturne stredisko ma jeden registraturny dennik (RD) a cisla registraturnych zaznamov (RZ) su pridelovane vzostupne od 1 (dosla aj vysla posta) cize napr. ak ma firma 2 podatelne ZA a BA kazda ma svoj RD.

cislo obsahuje min. tieto udaje
ZA - znacka RS
0001 - poradove cislo pridelene RZ v RD
ODop - oznacenie organizacneho utvaru
2013 - rok vzniku registraturneho zaznamu

cize: ZA0001-ODop/2013 znamena, ze je to reg. zaznam z utvaru v Ziline, zapisany v RD pod cislom 0001, patri pod oddelenie dopravy a vznikol v roku 2013

ak k tomuto RZ vzniknu dalsie pisomnosti - zalozi sa spisovy obal (zberac) a dalsie RZ tykajuce sa danej veci budu oznacovane napr.
ZA0001-ODop-001/2013
ZA0001-ODop-002/2013
ZA0001-ODop-003/2013
...

Vychadza sa z organizacnej struktury organizacie

v prispevku 7 si dostal odkaz na stranku MV SR, su tam aj vzorove registraturne poriadky, je to tam pekne vysvetlene

vybavene - napr. odpoved c. ZA0001-ODop-002/2013,
dna - 8.4.2013
ulozene pod znackou - uvedie sa znacka z registraturneho planu napr. BA13 (ziadosti, ... neprijatych uchadzacov)

Dakujem krasne za odpoved. ;-) A mozem este nejake doplnujuce otazky? Nevies mi nahodou povedat ako sa vedie dennik doslej a odoslanej posty v pripade, ze ma organizacia viac podatelni? Kazda podatelna si to eviduje zvlast? Pouzivate papierovu formu dennika doslej posty, ci ho mate na pocitaci?

Ešte som zabudla: v podateľni sa vedie aj skartačný poriadok, ktorý tiež spadá pod nejaký zákon a treba sledovať podľa neho lehoty, aby si neskartoval niečo dôležité, napr. aj historického významu - my máme aj také. Ale to zrejme menšie firmy nemajú a stačia im bežné lehoty na archivovanie cca 5 rokov prípadne podľa toho ako vyžaduje archivovanie daňový úrad.

Dakujem krasne. Idem to stravit a ked to stravim, mozno budem mat este dalsie otazky. ;-)
Srdecna vdaka za ochotu a prijemne stravenie velkej noci prajem. ;-)

Uz ma jedna napadla. Pride nejaky email, akym sposobom ho vlastne archivujete? Niekde ho skopirujete, alebo vytlacite a co s prilohami takehoto emailu?

Mozem sa este opytat?
Kazda podatelna si cisluje dokumenty nezavisle?
ZA0001, ZA0002, ZA0003, ...
BA0001, BA0002, BA0003, ...

A co obsahuje to samotne oznacenie?
ZA viem, ze je Zilina a poradove cislo, ale neviem, co znamenaju tie ostatne?

Snazil som sa vam poslat sukromnu spravu s podakovanim, ale sprava mi nepresla, nakolko mi to system nedovolil, ze vraj mam este malo prispevkov. Tak dakujem aspon takto. ;-)

Dakujem za odpoved. ;-)

Ja som si nasiel nejaky Registraturny dennik: http://www.porada.sk/attachment.php?attachmentid=1473&d=1116594046
a je tam aj kolonka "Vybavené - odoslané" a chcem sa opýtat, ci sa to vyuziva aj v praxi, ze sa tam pise kedy a kym sposobom to bolo vybave? A este som tam nasiel "Ulozene pod znackou". Tam sa zapisuju tie reg. cisla v tvare ZA0001-ODop-001/2013 ?

Resp. ake kolonky sa bezne vyuzivaju v registraturnom denniku a co sa do nich obvykle zapisuje?
​
Ja viem, ze som otrava.

No ja neviem ako vy, ale ja by som svoje firemne dokumenty urcite nedal niekomu na jeho web.
Vidim v tom velke riziko zneuzitia. Kolko to stoji?