Kniha pošty - ako správne evidovať prijatú a odoslanú poštu?

11.11.13 13:55

steelbull

Dobrý deň, chcel by som Vás poprosiť o pomoc s evidenciou týkajúcou sa knihy pošty. Chcel by som v škole zaviesť informačný systém alebo nejakú jednoduchú aplikáciu pre evidenciu prichádzajúcej a odchádzajúcej pošty.

Potrebujem ale zistiť:
---
1. Ak použijem elektronickú evidenciu knihy pošty, musím/nemusím zaradzovať tlačový výstup do registratúry (lebo klasická kniha posty sa zaradzuje)?

2. Môže sa vyskytovať medzera v číslach záznamov? Napr. 234/2013 - Sťažnosť a nasledujúci záznam by bol 240/2013 - Prijatá pošta od ...

3. Je legálne, ak sa pošta, ktorá bola prebratá v piatok zaeviduje do systému fyzicky v pondelok, ale s piatkovým dátumom (lebo v klasickej knihe to samozrejme nie je problém)?

Veľmi pekne ďakujem za rady a odpovede.

misoft (11.11.13 17:42) K tej 3) - nie je predsa dôležité, kedy sa zaregistrovala, ale kedy pošta DOŠLA.

steelbull (12.11.13 08:45) Áno, maximálne s Vami súhlasím, ale je to takto podporované aj legislatívou? Totiž v systéme, ktorý používame ide o totožný dátum, t.j. kedy do systému poštu zadám, vtedy pošta došla. Nemám tam položku "Dátum doručenia". Ak je zamestnanec v daný deň PN a nemá za seba náhradu, potom je to problém. Musím poštu ktorá bola doručená skôr zaevidovať s neskorším dátumom.

Ak potrebujete v otázke niečo upresniť, najskôr sa spýtajte na podrobnosti.
Koncept slúži na uloženie rozpracovanej odpovede, koncept sa zobrazuje len Vám, až kým ho nezverejníte.
Ak máte podobnú otázku, založte Novú otázku alebo Súvisiacu otázku.

❤ Buďte priateľskí ❤

Sme súčasťou jednej komunity, ktorá si chce vzájomne pomáhať, rozdieľnosť je vítaná ak neubližuje!

11.11.13 18:29

avalik

1. ja by som pre istotu urobila aj tlacovy vystup registraturneho dennika
2. nie, zaznamy musia byt chronologicky - ak sa ale stane, ze napr. pracovnik si "vzal" cislo na spracovanie reg. zaznamu ale nakoniec ziadny reg. zaznam nevypracuje (napr. uloha bola zrusena) - uvedie sa napr. "cislo nepouzite"
3. ano je to mozne

vsetky odpovede na tieto tvoje otazky by vsak mali byt spracovane v registraturnom poriadku

Komentovať

Užitočné

steelbull (12.11.13 08:39) Dobrý deň, veľmi pekne Vám ďakujem za odpoveď.

1. a 2. otázka - reakcia
Neviem, či tomu správne rozumiem, ale do registratúrneho denníka zapisujem všetko, čo vstupuje do registratúry. Ale fyzicky nie každý list musí vstúpiť do registratúry. Štandardne podľa mojich zistení sa v školách používa Kniha pošty a po skončení roka (neviem, či kalendárneho alebo školského) sa kniha ako celok na zadnej strane podpíše riaditeľom školy a zaradí do registratúry ako spis. Prečo sa pýtam, či tam knihu zaradiť. Ak budem Knihu pošty evidovať elektronicky, informačné systémy nemusia generovať čísla položiek za sebou, stačí, ak garantujú, že medzi dve položky nebude môcť užívateľ vkladať spätne ďalšie a "klamať" systém. Lenže, ak by som z tohto systému urobil výstup, zaradil do registratúry a príde kontrola, nikoho nebude podľa mňa zaujímať, že je to výstup zo systému, bude to považovať za knihu pošty, položky nebudú korektne číslované a dá mi pokutu.

3. otázka - reakcia
dodávateľ SW ma presviedča, že je to nelegálne, že nemôžem do Knihy pošty evidovať poštu so spätným dátumom a že kvôli mojej požiadavke nebudú preprogramovávať informačný systém. Na druhej strane sa však v škole môže stať (a často sa stáva), že do knihy pošty sa zapisuje piatková pošta napr. v pondelok.