Interná účtovníčka je spravidla len oprávnenou osobou prevádzkovateľa. Oprávnené osoby je prevádzkovateľ povinný poučiť o ich právach a povinnostiach pri spracúvaní osobných údajov.
Externá účtovníčka je spravidla sprostredkovateľom, ktorý na základe dodávateľskej zmluvy vykonáva spracúvanie údajov v informačnom systéme prevádzkovateľa.
Ani jeden z uvedených prípadov nezakladá povinnosť absolvovať skúšku na ÚOOÚSR. Táto je povinná výlučne len pre zodpovednú osobu prevádzkovateľa. Ustanovenie zodpovednej osoby je od 15. apríla 2014 postavené na dobrovoľnom princípe a každy prevádzkovateľ sa môže slobodne rozhodnúť či dohľadom nad spracúvaním osobných údajov v jeho informačných systémov poverí zodpovednú osobu alebo nie.