Myslím, že pre podobné situácie neexistujú žiadne zákonom stanovené postupy alebo pravidlá. Podľa mojich skúseností je to všetko postavené na dôvere - čím menej dôverujem, tým viac písomne dokladujem. Ak sa jednotlivé zákony nejakým spôsobom vyjadrujú o zodpovednosti k jednotlivým dokladom, ktoré vstupujú do osobného spisu zamestnanca, hovoria len o zodpovednosti zamestnávateľa (pracovná zmluva, výpoveď, registračný list...).
Tiež neviem o tom, že by mi nejaký predpis ukladal povinnosť viesť evidenciu obsahu jednotlivých osobných kariet zamestnancov. Podľa odbornej literatúry sa tento postup odporúča. Aj ja som si viedla takýto zoznam v každej karte, ale bola to viac pomôcka pre mňa, keď som po mojej predchodkyni prevzala osobné karty, ktoré boli vlastne len obaly naplnené rôznymi dokladmi bez ladu a skladu. Ak som chcela vedieť, čo mám v osobnej karte u zamestnanca k dispozícii a či mi niečo pre niektoré povinnosti z jendotlivých zákonov nechýba, tak som si doklady zoradila a spísala.
V podobných situáciách ako uvádzaš by pomohol interný predpis, ktorý by povinnosti pri nakladní z dokumentáciou s osobnými údajmi zamestnancov upravoval.

Ďakujem za odpoveď.