Pri stanovení funkcie zástupcu riaditeľa môžu nastať dve odlišné situácie.
1. Ak je v zmysle platných právnych predpisov ustanovený zástupca riaditeľa ako samostatná funkcia s upravenou mierou vyučovacej povinnosti, musí mať presne vymedzený rozsah svojej právomoci a v pracovnom poriadku musí byť zakotvené, či sa táto funkcia obsadzuje na základe výberového konania alebo bez výberového konania.

2. V prípade, keď funkciu zástupcu nie je možné ustanoviť podľa platných predpisov, (napr. malý počet tried), riaditeľ školy môže poveriť podľa § 9 ZP niektorého pedagogického zamestnanca výkonom niektorých presne určených činností v pracovnoprávnych vzťahoch, napr. určovanie úväzku pedagogických zamestnancov podľa rozvrhu, priznávanie nadčasových hodín, náhradného voľna, určovanie čerpania dovoleniek, atď. Takýto zamestnanec môže byť poverený na dobu určitú alebo neurčitú. Právomoci môže vykonávať počas prítomnosti riaditeľa (delegovanie právomoci) alebo iba počas neprítomnosti riaditeľa.
Toto sa aplikuje pri dlhodobej práceneschopnosti, zahraničnej pracovnej ceste, alebo inej dlhodobej neprítomnosti v práci.

Ani v jednom prípade tento „zástupca“ nevystupuje ako štatutárny zástupca školy ale ako zástupca štatutárneho orgánu, teda zástupca riaditeľa školy.
Pri poverovaní iných zamestnancov výkonom určitých činností je potrebné mať na zreteli aj § 10 ZP, aby sa predišlo kompetenčným sporom.