Nijako, údaje z občianskeho preukazu sa opíšu raz-pri prijímaní zamestnanca. Niektoré firmy majú pripravený dotazník, niektoré si údaje len opíšu. Vtedy zamestnanec uvedie aj zdravotnú poisťovňu. Zmeny je zamestnanec povinný oznámiť, ak tak neurobí, aj tak fotokópia nepomôže. Ak ZC zmení ZP a nenahlási to, poisťovňa výkaz nespracuje. Ak sa dá, treba sa pospytovať ZC, či menili poisťovňu, či už v rámci podpisovania Vyhlásenia k zdaneniu, dotazníkom, alebo osobne. Záleží od počtu zamestnancov a spôsobu, akým vo firme komunikujú mzdárky so ZC. Ináč, občiansky preukaz sa kopírovať nesmie.

Fotokópie úradných dokladov môžete spracúvať buď na základe osobitného zákona alebo na základe súhlasu dotknutej osoby (v tomto prípade zamestnanca). V druhom prípade naviac musíte vedieť preukázať, že spracúvanie príslušnej fotokópie je nevyhnutné.
Spracúvanie fotokópie občianskeho preukazu zamestnávateľom nie je nevyhnutné pre správu pracovného pomeru ani pre plnenie odvodových povinností. V niektorých prípadoch personalisti argumentujú obavou, že im nekvalifikovaní noví zamestnanci nenapíšu správne údaje do dotazníkov a že ich musia odpísať z občianskych preukazov, ale aj vtedy platí, že prepísaním týchto údajov do dotazníkov alebo rovno do príslušných systémov automatizovaného spracúvania zanikla potreba spracúvať fotokópiu občianskeho preukazu. Obdobná situácia je s preukazom poistenca ZP, s "preukazmi" k bankovým účtom a podobne.
Odlišná situácia je pri spracúvaní kópií dokladov o kvalifikácii, pokiaľ sa kvalifikácia vyžaduje. Aj vtedy je ale potrebný súhlas dotknutej osoby - zamestnanca - so spracúvaním príslušnej fotokópie.

u nás vo firme si kópie dokladov nerobíme. Zamestnanec pri nástupe vypíše dotazník zamestnanca, kde napíše číslo dokladu, príp. zdrav. poisťovňu a podpisom potvrdí správnosť údajov. A potom každoročne robíme formou formulára aktualizáciu údajov.

Problém je, ak už takéto kópie v zložkách zamestnancov máte. Viem o jednej firme, kde Úrad na ochranu osobných údajov išiel na istotu a kontroloval kópie dokladov v zložkách. Na druhej strane je zase problém, ak tieto kópie z minulosti nemáte, lebo potrebujete dôkaz v prípade kontroly zo sociálky, na základe čoho ste nahlásili zmenu osobných údajov zamestnanca. Takže začarovaný kruh.
Ale určite odporúčam čo najskôr situáciu riešiť dotazníkom. A mať aj druhý predpripravený dokument, pomocou ktorého budú zamestnanci oznamovať zmeny svojich osobných údajov.
Dokonca aj kópia diplomu/maturitného vysvedčenia môže byť problém. Akurát kópia vodičského preukazu sa dá obhájiť, ak zamestnanec musí v práci šoférovať (rýchle zaslanie kópie vodičského poisťovni od zamestnávateľa v prípade poistnej udalosti)

A kde inde by mal byť OP, keď nie v osobnej zložke ?