Keď máte vypracovaný registratúrny poriadok a plán, tak tam sa dočítate, že faktúry sa do podacieho denníka (t.j. poštovej knihy neevidujú). Na faktúru aj to len na obálku, prípadne z druhej strany sa vyznačí dátum doručenia. Inak sa faktúry evidujú v učtovníctve-kniha došlých, alebo odoslaných faktúr.

To ma teší , lebo niekde som zazrela , že došlé faktúry môžu porovnávať s knihou došlej pošty . Já takú nevediem a práve preto som sa pýtala . Zatiaľ díky .

Ahoj Zitka! Ja používam knihu odoslanej pošty na to aby som sledovala, kde všade sa použili poštové známky, ale účtovník si to aj tak urobí tak, že idú do spotreby. Ku koncu roka mám vždy 0. Je to dobré aj keď si chcem pozrieť čo sme kde kedy posielali.

Pekný zvyšok dňa.

Co sa tam teda eviduje? My ich tam zapiseme, je to velka chyba?

Vevey vôbec to nie je chyba, keď si ich eviduješ ešte i v knihe! Máš to takú precíznejšiu kontrolu a evidenciu. Zároveň si tam značíš úhrady, lebo nie všetci šéfovia sa vedia vyznať v softe, aby si pozreli nejakú úhradu, keď si tam nie. Ja mám na stole vždy položené knihy faktúr, a zistia okamžite, ako stojí firma s úhradami.
Inak vo veľkej firme tiež evidujem len v softe, na faktúru napíšem dátum, kedy mi došla, to pre prípad, že dátum služby bol 31.01.2005 a tebe došla 27.04.2005, mala som taký prípad! Takže aj kvôli DPH. No a do knihy pošty zapisujem došlú a odoslanú korešpondenciu, a čoho sa týka.
A úhrady faktúr? - raz za týždeň im vytlačím zostavu neuhradených faktúr a šéfovia sa už zorientujú, kde sú korunky.

Dakujem ale vraj to budem musiet prerobit podla registraturneho planu a poriadku.
To s tymi neuhradenymi fakturami je dobry napad.

Je tu ale jeden problém ktorý zostaviteľ reg.poriadku asi nepredvídal ( zrejme mu chýba podniková prax ) a preto s týmto postupom nie je možné súhlasiť.
1. Doručiteľ - pošta sa zbaví zodpovednosti za zásielku jej odovzdaním v podateľni adresáta.
2. Ak sa neurobí v v knihe došlej pošty adresáta záznam o tom že zásielka s faktúrou bola podateľňou prevzatá, tak informácia o tom, že podateľňa prevzala zásielku s fakúrou sa stratila a tým sa stratila i zodpovednosť podateľne sa daľšiu správnu manipuláciu so zásielkou najmä ak ide jednoduchú zásielku - nedoporučenú.
2. Nie je totiž samozrejmým predpokladom že tie zásielky ktoré prevezme podateľňa, podatelna správne postúpi adresátom vo vnútri subjektu najmä ak v tomto prípade miesto podateľne je fyzicky značne vzdialené od miesta spracovania KDF.
3. Je pravdou že KDF je podateľnou účtovnej evidencie subjektu ale pracovníčka KDF môže do KDF vložil len tie informácie ktoré fyzicky dostane. To isté platí i o KOF a zodpovednosti fakturujúcich za včasné odoslanie faktúry a tým i za včasné obdržanie platby.
4. tento problém - straty je o to väčší ak ide o investičnú alebo zahraničnú faktúru spravidla na vysokú čiastku.

...toto všetko má ale význam len vo veľkých firmách, kde je prijem pošty sústredený na jednom oddelení a zodpovený pracovník ju rozdeľuje na strediská...inak je to podľa mňa už dnes nie moc dôležité.Kedysi som si aj ja takto kontrolovala uhrady fa pri odpočte DPH, aby som sa určite nepomýlila.Teraz si však už ručnú evidenciu nerobím.

Vie mi niekto poslať ukážku ako mám vypisovať knihu pošty? Alebo poradiť kde by som ju našla?

Kúpiš si ju v kancelárskych potrebách