Dobrý deň.

Sme firma, ktorá poskytuje služby v oblasti BOZPO, PO, PZS a tiež v oblasti vzdelávania súvisiaceho s BOZP, PO a PZS.
Zostavujem reg. plán pre našu spoločnosť. Čop sa týka všeob. dokumetnov o firme, účtovných v tom mám jasno. Nemám však predstavu, čo všetko treba zahrnúť do reg. plánu, čo sa týka dokumentov vzniknutých z našej činnosti. Keďže my nič nevyrábame, je to vlastnej všetko o papierovej robote. Vedel by mi niekto poradiť?

Ste povinní vypracovať reg. plán? Ak áno, potom sa ukladajú aj ponuky, myslím, že na tri roky, aj všetky papiere, ktoré vyprodukujete v súvislosti s vašou činnosťou.

Dala by som do pozornosti :


Zákon o archívoch a registratúrach - povinnosti, sankcie

29 júl, 2010 - 14:41
Zákon č. 395/2002 Z.z. zo 17. mája 2002 o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov
Aktuálne znenie zákona po novele vykonanej zákonom č. 45/2008 Z.z.
Platnosť od: 24. júla 2004
Účinnosť od: 1. januára 2009


Tento zákon upravuje organizáciu a pôsobnosť orgánov štátnej správy na úseku archívov a registratúr, organizáciu archívov, práva a povinnosti zriaďovateľa archívu, archívu, vlastníka archívneho dokumentu, prístup k archívnym dokumentom, ako aj práva a povinnosti pôvodcu registratúry.
archív je odborné pracovisko, ktoré preberá, eviduje, ochraňuje a sprístupňuje archívne dokumenty.
archívny dokument je záznam, ktorý má trvalú dokumentárnu odnotu pre poznanie dejín Slovenska a Slovákov. Archívnym dokumentom je aj filmový alebo zvukový záznam, ktorý vznikol do roku 1950.
cudzí archívny dokument je archívny dokument, ktorý vznikol mimo územia Slovenska a netýka sa dejín Slovenska a Slovákov. Cudzí archívny dokument je aj archívny dokument, ktorý je zapísaný v evidencii cudzieho štátu.
správa registratúry je zabezpečovanie evidovania, tvorby, ukladania, ochrany registratúrnych záznamov, prístupu k nim a zabezpečovanie ich vyraďovania.
registratúra je súbor všetkých registratúrnych záznamov evidovaných pôvodcom registratúry.
registratúrny záznam je informácia evidovaná pôvodcom registratúry.
pôvodca registratúry je právnická osoba alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra.
vyraďovanie registratúrneho záznamu je súhrn odborných činností, pri ktorých sa z registratúry vyčleňuje registratúrny záznam, ktorému uplynula lehota uloženia; registratúrny záznam s trvalou dokumentárnou hodnotou sa ukladá do archívu a registratúrny záznam bez trvalej dokumentárnej hodnoty sa zničí.

Registratúra je súbor všetkých dokumentov, ktoré boli vytvorené v rámci činnosti organizácie, alebo boli organizácii doručené a sú zaevidované v registratúrnom denníku.

Správa registratúry je spôsob manipulácie s dokumentmi (nazývanými registratúrne záznamy), teda postup pri vytváraní a evidovaní záznamov, systém ich ukladania, vyraďovania, zabezpečenie ich ochrany pred poškodením či zničením.
Tento postup ustanovený vo vnútornom predpise sa nazýva registratúrny poriadok.

Registratúrny poriadok je základná evidenčná pomôcka správy registratúry; obsahuje údaje o prijatí, tvorbe, vybavení, odoslaní záznamov, ale i o uložení a vyradení spisov a špeciálnych druhov záznamov.

Podnikatelia a obchodné spoločnosti často nevedia, či spadajú do skupiny pôvodcov registratúry a ak áno, aké povinnosti spojené s uchovávaním a archivovaním dokumentov im zo zákona č.216/2007 Z.z. vyplývajú. Na orientáciu k určeniu povinnosti vypracovať registratúrny plán alebo registratúrny poriadok môže slúžiť táto typológia pôvodcov registratúry:
1. Pôvodcovia registratúry povinní vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán
orgán verejnej správy (orgán štátu, orgán územnej samosprávy, profesijná organizácia, iné verejnoprávne ustanovizne),
právnická osoba zriadená orgánom verejnej správy,
právnická osoba zriadená zákonom.
2. Pôvodcovia registratúry povinní mať iba registratúrny plán
všetky subjekty, ktoré nepatria do 1. ani do 3. skupiny a pred 1. júnom 2007 ich registratúrne záznamy preberal archív (štátny archív alebo ich vlastný archív zriadený so súhlasom MV SR),
podnikateľské subjekty, ktoré nepatria do 3. skupiny a z ich činnosti vznikajú registratúrne záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, o čom rozhodol príslušný štátny archív,
ústredné orgány alebo im na roveň postavené subjekty politických strán, nadácií, občianskych združení,
neziskové organizácie poskytujúce verejnoprospešné služby,
štátne podniky,
právnické osoby založené územnou samosprávou,
registrované cirkvi a náboženské spoločnosti.
3. Pôvodcovia registratúry, ktorí nie sú povinní mať registratúrny poriadok ani registratúrny plán
pôvodcovia registratúry, z činnosti ktorých nevznikajú registratúrne záznamy, majúce trvalú dokumentárnu hodnotu,
malí podnikatelia (štátne archívy zaraďujú medzi malých podnikateľov, t. j. ako podnikateľské subjekty, ktorých registratúrne záznamy nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu tých podnikateľov, ktorí nemusia mať ročnú účtovnú závierku overenú audítorom, podľa § 19 ods. 1 zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov),
fyzické i právnické osoby podnikajúce na základe živnostenského oprávnenia alebo iného oprávnenia, podľa osobitného predpisu,
fyzické osoby vykonávajúce poľnohospodársku výrobu zapísané v evidencii podľa osobitného predpisu,
základné (miestne) organizácie politických strán, občianskych združení,
pôvodcovia registratúry, ktorých výsledky činnosti sú predmetom autorského práva (fyzické i právnické osoby).

Registratúrny poriadok opisuje postup jednotlivých útvarov organizácie pri manipulácii so záznamami/spismi a pri ich vyraďovaní.

Registratúrny plán určuje systém ukladania spisov. Triedi registratúru do vecných skupín, určuje spisom registratúrnu značku, znak hodnoty a lehotu uloženia.

Materiálno-technické vybavenie priestorov určených pre registratúry organizačných útvarov a registratúrne stredisko organizácie musí byť:

- účelné - umožňujúce ľahkú orientáciu v archivovaných dokumentoch,
- bezpečné - zabezpečujúce dokumenty pred znehodnotením, poškodením alebo odcudzením.

Personálne pozície priamo zabezpečujúce jednotlivé úkony správy registratúry musia byť obsadené odborne kvalifikovanými zamestnancami a ich ďalší odborný rast musí priebežne pokračovať.


Povinnosti zriaďovateľa archívu

- zriaďovateľ archívu je povinný:

a) požiadať ministerstvo o súhlas so zriadením archívu,
b) zabezpečiť, aby úlohy archívu podľa tohto zákona plnili osoby zapísané v zozname osôb vykonávajúcich v archíve odborné činnosti podľa tohto zákona,
c) oznámiť ministerstvu bezodkladne vznik a skončenie pracovného pomeru, vznik, skončenie a zánik štátnozamestnaneckého pomeru osôb zapísaných v zozname podľa písmena b),
d) umiestniť archív v priestoroch, ktoré zabezpečujú ochranu archívnych dokumentov a umožňujú prístup k archívnym dokumentom,
e) požiadať ministerstvo o súhlas so zrušením archívu, ponúknuť mu archívne dokumenty a uložiť ich v archíve určenom ministerstvom.


Povinnosti vlastníka archívneho dokumentu

- vlastník archívneho dokumentu je povinný:

a) predložiť archívny dokument štátnemu ústrednému archívu a štátnemu archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou na zapísanie do evidencie archívneho dedičstva,
b) zabezpečovať ochranu archívneho dokumentu, najmä konzervovanie alebo reštaurovanie archívneho dokumentu, ak to vyžaduje jeho fyzický stav,
c) umožňovať výkon štátneho odborného dozoru a poskytovať potrebnú súčinnosť,
d) strpieť na nevyhnutný čas nútenú úschovu archívneho dokumentu,
e) ponúknuť archívny dokument ministerstvu na prednostné odkúpenie alebo zmluvnú úschovu, ak sám nie je schopný zabezpečiť jeho ochranu; súčasťou ponuky na odkúpenie je návrh ceny,
f) oznamovať archívu, ktorý eviduje archívny dokument, zmenu jeho vlastníka alebo držiteľa, zmenu miesta jeho uloženia, jeho stratu, odcudzenie, opätovné nadobudnutie, poškodenie alebo zničenie,
g) informovať nového vlastníka pri prevode vlastníctva k archívnemu dokumentu o zákaze jeho trvalého vývozu,
h) požiadať ministerstvo o povolenie na trvalý vývoz cudzieho archívneho dokumentu,
i) požiadať ministerstvo o povolenie na dočasný vývoz archívneho dokumentu,
j) zabezpečiť, ak je vyvážajúcim, vyhotovenie konzervačnej kópie pred dočasným vývozom archívneho dokumentu,
k) uhradiť náklady spojené so zmluvnou úschovou a nútenou úschovou archívneho dokumentu,
l) predložiť cudzí archívny dokument s cieľom identifikovať ho.

Povinnosti pôvodcu registratúry
- pôvodca registratúry je povinný:
a) evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti, a došlé záznamy,
b) vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie štátnemu ústrednému archívu alebo štátnemu archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou; to neplatí pre pôvodcu registratúry, z činnosti ktorého nevznikajú záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, ani pre pôvodcu registratúry, ktorého výsledky činnosti sú predmetom autorského práva,
c) zabezpečovať správu registratúry,
d) zabezpečiť trvanlivosť registratúrneho záznamu; ak je registratúrny záznam vyhotovený na papieri, papier musí spĺňať požiadavky technickej normy,
e) zabezpečovať, aby správu registratúry vykonávali osoby, ktoré majú najmenej úplné stredné vzdelanie,
f) umiestniť registratúru v priestoroch, ktoré zaručujú jej zachovanie,
g) umožňovať výkon štátneho odborného dozoru nad správou registratúry,
h) vyraďovať pravidelne registratúrne záznamy len so súhlasom ministerstva,
i) označiť registratúrne záznamy, ku ktorým chce obmedziť prístup, slovami "obmedzený prístup“ a uvedením času trvania obmedzenia,
j) oznamovať bezodkladne ministerstvu prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou zmenu svojho názvu a zmenu miesta uloženia registratúry,
k) odovzdať archívne dokumenty po vyraďovacom konaní do archívu v lehote, ktorú archív určil, so zoznamom odovzdávaných archívnych dokumentov a s evidenčnými pomôckami podľa registratúrneho poriadku,
l) odovzdať bezodkladne registratúru právnemu nástupcovi alebo ak zanikne bez právneho nástupcu

1. odovzdať registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou ministerstvu prostredníctvom štátneho ústredného archívu alebo štátneho archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou usporiadané podľa jeho pokynov,
2. uložiť registratúrne záznamy bez trvalej dokumentárnej hodnoty do uplynutia lehôt uloženia a oznámiť ministerstvu miesto, kde sú uložené.
Registratúrny poriadok a registratúrny plán
- pôvodca registratúry ktorý je orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon upravuje v registratúrnom poriadku:
a) evidovanie, tvorbu, ukladanie, ochranu registratúrnych záznamov, prístup k registratúrnym záznamom a ich vyraďovanie,
b) personálne, priestorové a materiálno-technické zabezpečenie správy registratúry,
c) úlohy a opis činností zamestnancov pôvodcu registratúry na jednotlivých úsekoch správy registratúry.

- registratúrny plán člení registratúru pôvodcu do vecných skupín. U pôvodcu registratúry , ktorý je orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon je súčasťou registratúrneho poriadku.

- priestupku sa dopustí ten, kto:
a) zničí alebo poškodí archívny dokument,
b) odcudzí archívny dokument,
c) vyvezie trvalo archívny dokument bez povolenia ministerstva,
d) neoprávnene zničí registratúrne záznamy alebo registratúru bez vyraďovacieho konania,
e) neumožní výkon štátneho odborného dozoru,
f) nevykoná opatrenie na ochranu archívneho dokumentu, ktoré mu uložilo ministerstvo,
g) neodovzdá archívny dokument do nútenej úschovy,
h) neodovzdá archívny dokument, ktorý mu bol vyvlastnený,
i) nepredloží cudzí archívny dokument s cieľom identifikovať ho,
j) vyvezie trvalo registratúrne záznamy,
k) vyvezie dočasne archívny dokument bez povolenia ministerstva,
l) dovezie na územie Slovenskej republiky cudzí archívny dokument bez povolenia štátu vývozu alebo dovezie cudzí archívny dokument odcudzený v inom štáte,
m) nepredloží archívny dokument na reštaurovanie alebo konzervovanie,
n) nezabezpečí správu registratúry,
o) umiestni registratúrne záznamy v priestoroch, ktoré nespĺňajú podmienky ich ochrany,
p) nevykoná opatrenie na nápravu nedostatkov v správe registratúry, ktoré mu uložilo ministerstvo,
q) nepredloží na posúdenie dokumentárnej hodnoty záznam, ktorý nadobudol a ktorého obsah, pôvod, čas vzniku alebo jedinečnosť vyhotovenia odôvodňujú predpoklad, že by mohlo ísť o archívny dokument,
r) nepožiada ministerstvo o súhlas so zriadením archívu alebo so zrušením archívu,
s) neponúkne ministerstvu archívne dokumenty na prednostné odkúpenie,
t) vyvezie dočasne bez povolenia registratúrne záznamy,
u) neoznámi zmenu vlastníka alebo držiteľa archívneho dokumentu, zmenu uloženia, stratu, odcudzenie, opätovné nadobudnutie, poškodenie alebo zničenie archívneho dokumentu,
v) poruší bádateľský poriadok,
w) neoznámi ako zriaďovateľ archívu vznik a zánik pracovného pomeru osoby vykonávajúcej odborné činnosti v archíve,
x) nevráti povolenie, ktoré nepoužil.

Za priestupok podľa písmena a) až d) možno uložiť pokutu do 33 193,00 euro, za priestupok podľa písmena e) až j) pokutu do 16 596,00 euro, za priestupok podľa písmena k) až p) pokutu do 3 319,00 euro a za priestupok podľa písmena r) až y) pokutu do 1659,00 euro.
Priestupky podľa zákona o archívoch a registratúrach prejednáva ministerstvo.

Iné správne delikty:
Ministerstvo môže uložiť pokutu do:

a) 33 193,00 eur tomu, kto:
1. zničí alebo poškodí archívny dokument,
2. odcudzí archívny dokument,
3. vyvezie trvalo archívny dokument bez povolenia ministerstva,
4. neoprávnene zničí registratúrne záznamy alebo registratúru bez vyraďovacieho konania,

b) 16 596,00 eur tomu, kto:
1. neumožní výkon štátneho odborného dozoru,
2. nevykoná opatrenie na ochranu archívneho dokumentu, ktoré mu uložilo ministerstvo,
3. neodovzdá archívny dokument do nútenej úschovy,
4. neodovzdá archívny dokument, ktorý mu bol vyvlastnený,
5. nepredloží cudzí archívny dokument s cieľom identifikovať ho,
6. vyvezie trvalo registratúrne záznamy,

c) 3319,00 eur tomu, kto:
1. vyvezie dočasne archívny dokument bez povolenia ministerstva,
2. dovezie na územie Slovenskej republiky cudzí archívny dokument bez povolenia štátu vývozu alebo dovezie cudzí archívny dokument odcudzený v inom štáte,
3. nepredloží archívny dokument na reštaurovanie alebo konzervovanie,
4. nevypracuje registratúrny poriadok a registratúrny plán alebo ho nepredloží na posúdenie a schválenie,
5. nezabezpečí správu registratúry,
6. nezabezpečí trvanlivosť registratúrneho záznamu,
7. umiestni registratúrne záznamy v priestoroch, ktoré nespĺňajú podmienky ich ochrany,
8. neodovzdá registratúru právnemu nástupcovi,
9. nevykoná opatrenie na nápravu nedostatkov v správe registratúry, ktoré mu uložilo ministerstvo,

d) 1659,00 eur tomu, kto:
1. nepredloží na posúdenie dokumentárnej hodnoty záznam, ktorý nadobudol a ktorého obsah, pôvod, čas vzniku alebo jedinečnosť vyhotovenia odôvodňujú predpoklad, že by mohlo ísť o archívny dokument,
2. nepožiada ministerstvo o súhlas so zriadením archívu alebo so zrušením archívu,
3. neponúkne ministerstvu archívne dokumenty na prednostné odkúpenie,
4. vyvezie dočasne bez povolenia registratúrne záznamy,
5. neoznámi zmenu vlastníka alebo držiteľa archívneho dokumentu, zmenu uloženia, stratu, odcudzenie, opätovné nadobudnutie, poškodenie alebo zničenie archívneho dokumentu,
6. poruší bádateľský poriadok,
7. neoznámi ako zriaďovateľ archívu vznik a zánik pracovného pomeru osoby vykonávajúcej odborné činnosti v archíve,
8. neoznámi ako pôvodca registratúry zmenu svojho názvu alebo zmenu miesta uloženia registratúry,
9. nevráti povolenie, ktoré nepoužil.

Pokutu možno uložiť do jedného roka odo dňa, v ktorom sa ministerstvo dozvedelo o tom, kto sa konania dopustil, najneskôr však do troch rokov odo dňa, v ktorom došlo ku konaniu opodstatňujúcemu uloženie pokuty. Pri ukladaní pokút sa prihliada najmä na závažnosť, spôsob, čas trvania a následky protiprávneho konania.

V rozhodnutí o uložení pokuty za nesplnenie opatrení uložených pri výkone štátneho odborného dozoru ministerstvo súčasne určí aj lehotu, v ktorej sa majú nedostatky odstrániť. Tomu, kto nevykonal v určenej lehote nápravu nedostatkov, za ktoré mu bola uložená pokuta, uloží ďalšiu pokutu vo výške dvojnásobku hornej hranice pokuty ustanovenej týmto zákonom.

Ak ten, komu bola uložená pokuta, znovu poruší v čase jedného roka odo dňa nadobudnutia právoplatnosti rozhodnutia o uložení pokuty povinnosť, za ktorú mu bola pokuta uložená, uloží sa mu ďalšia pokuta v sume rovnajúcej sa dvojnásobku hornej hranice pokuty ustanovenej týmto zákonom.
Pokuta je splatná do 30 dní odo dňa nadobudnutia právoplatnosti rozhodnutia, ak v rozhodnutí nie je určená dlhšia lehota.

V akej platovej triede má byť zaradený zamestnanec organizácie, ktorý má na starosti registrarúrny poriadok a archiváciu v škole ?

341/2004 Z. z.Nariadenie vlády Slovenskej republiky, ktorým sa ustanovujú katalógy pracovných činností pri výkone práce vo verejnom záujme a o ich zmenách a dopĺňaní

01. SPOLOČNÉ PRACOVNÉ ČINNOSTI

07. PLATOVÁ TRIEDA

Kvalifikačné predpoklady: úplné stredné vzdelanie a osobitný kvalifikačný predpoklad, ak je ustanovený osobitným predpisom, alebo vyššie odborné vzdelanie a osobitný kvalifikačný predpoklad, ak je ustanovený osobitným predpisom.
Pracovné činnosti vyžadujúce úplné stredné vzdelanie:

17 Komplexné zabezpečovanie a usmerňovanie správy registratúry a registratúrneho strediska zamestnávateľa vrátane vydávania osvedčení z registratúrnych záznamov.

ďakujem