V Alfe: Evidencia → Cestovné príkazy
Časovo správny postup pri vyhotovení cestovného príkazu je nasledovný: pred cestou vyhotovíte cestovný príkaz, v ktorom uvediete, kto ide na pracovnú cestu, za akým účelom, akým dopravným prostriedkom, kedy a kam, či bol poskytnutý preddavok a pri zahraničných cestovných príkazoch prípadné devízové nároky. Všetky tieto údaje vyplníte v prvej časti cestovného príkazu (vo formulári Pridanie cestovného príkazu). Takto vyplnený cestovný príkaz potvrdíte (stlačíte Ďalej >> a potom Ok) a vytlačíte ako Príkaz na vyslanie. Po návrate z pracovnej cesty sa vrátite do tohto cestovného príkazu cez Oprav a doplníte vyúčtovanie.
Vo väčšine prípadov však pravdepodobne budete oba kroky robiť naraz, t.j. aj vyplnenie údajov pred pracovnou cestou aj vyúčtovanie po pracovnej ceste. Takto budeme postupovať pri vysvetlení vypĺňania cestovného príkazu.
Cestovný príkaz je možné vytvoriť dvoma spôsobmi:
ručným vyplnením všetkých položiek
načítaním (importom) z evidencie jázd
Ručné vypĺňanie všetkých položiek je oveľa prácnejší spôsob, preto ak už máte záznam o ceste v evidencii jázd, je jednoduchšie cestovný príkaz vytvoriť importom.
Cestovný príkaz môžete veľmi jednoducho vytvoriť, pokiaľ už máte príslušnú jazdu zaevidovanú v evidencii jázd. Importovať môžete jednoduché aj zložité jazdy (zlúčené), tuzemské aj zahraničné, služobným aj vlastným vozidlom. Vo formulári Pridaj cestovný príkaz najskôr vyberte auto v časti Dopravné prostriedky. Potom stlačte tlačidlo Import z knihy jázd
Pri vystavovaní cestovného vám odporúčame, aby ste dodržali zásadu: jedna jazda (jednoduchá alebo zložitá) = jeden cestovný príkaz, t.j. na každú jazdu vám odporúčame vystaviť samostatný cestovný príkaz. V prípade tuzemských cestovných príkazov však program umožňuje vystaviť aj jeden cestovný príkaz z viacerých tuzemských jázd (napr. ak chcete spojiť viac menších jázd za určité časové obdobie do jedného cestovného príkazu).
Odporúčame vám vystavovať cestovné príkazy importom z knihy jázd. Pre pochopenie formulára, v ktorom sa zadávajú údaje do cestovného príkazu, vám však popíšeme tento formulár použitím prácnejšieho – ručného spôsobu vypĺňania.
Cestovné príkazy sa dajú rozdeliť na dve veľké skupiny: tuzemské cestovné príkazy a zahraničné cestovné príkazy.