Veľa otázok naraz
Skúsim postupne:
1. Platby kartou - tvoj postup sa mi zdá rozumný a prehľadný. Avšak ani ten druhý spôsob ukladania nemusí byť zlý, ak sa z účtovníctva (programu) dá chytro zistiť, ktorý bloček máš pozerať. Ak nie, je zarobené na problém pri prípadnej daňovej kontrole
2. Chybné zaúčtovanie bločku - tu by som upozornila pána riaditeľa / majiteľa, že účtovníctvo ti prišlo v takom a takom stave, a že pri prípadnej kontrole za r. 2011 neručíš za prípadné nálezy. Je potrebné si pozrieť zmluvu, či je možné spätne od starej účtovničky požadovať prípadné penále, resp. ako mala zmluvne poriešenú zodpovednosť za chyby v účtovníctve (lebo zaúčtovať cigarety je jednoznačne chyba účtovníčky). Vzhľadom na to, že nemáš na to kapacity, aby si celý rok prekontrolovala, je potrebné povedať, že nevieš kvantifikovať aká veľká to môže byť chyba (povedzme, že je to len ten jeden doklad, môže ich byť 10, môže ich byť 100 - nevidím, koľko bločkov cez kartu bolo kupované
).
3. Stav záväzkov a pohľadávok
k určitému dátumu by mať byť vždy rovnaký - väčšinou firmy robia tzv. mesačné závierky, keď po určitom období sa uzatvorí mesiac a už sa do toho mesiaca neúčtuje ani v tom prípade, ak sa dodatočne nájde nejaký doklad. Neviem, ako bolo toto organizované u vás, či existovali / existujú takéto mesačné závierky. Pokiaľ neexistujú, tak je samozrejme možné, že k rovnakému dátumu ti môže vyjsť vždy iné saldokonto. Tomu sa nevyhneš. Čo by sa však nemalo meniť je koncoročné saldokonto. To by malo byť stále rovnake.
4. Blednúce bločky - dlhotrvajúci problém a spor medzi obyčajnými daňovníkmi a daňovými úradmi. Áno, niektoré bločky (hlavne tie, ktoré sú vytlačené na termopapieri) ti môžu po čase vyblednúť. Ja osobne (!) tieto bločky neprefocujem, avšak je pravda, že pri daňovej kontrole mi takéto náklady a DPH z nich neuznali (neišlo o veľa peňazí, tak som sa veľmi nenaťahovala). Pokiaľ však takýchto bločkov máš viacero, je vhodné si ich fotiť.
5. DPH - pokiaľ stará účtovníčka spracovávala DPH, mala by ti poskytnúť podrobný prehľad všetkých dokladov, ktoré si uplatňovala a to dokonca aj s takou informáciou, v ktorom riadku daňového priznania. Pokiaľ nie, a je na to možnosť, skúsiť to získať z účtovného softvéru (nepíšeš, či používaš rovnaký alebo ste zmenili aj softvér).
Záver
Skús zhrnúť všetky svoje pripomienky (bez ohľadu na to, či bývalá účtovníčka bola stará a skúsená) a choď s tým hneď za riaditeľom / majiteľom. Keďže ti nikto nikdy nezaplatí robotu, keď budeš nanovo preúčtovávať rok 2011, daj si niekde na papier, že si dala takéto pripomienky, a že nenesieš prípadnú zodpovednosť za pokuty vyplývajúce z daného obdobia. V roku 2012 si daj všetko do poriadku tak, aby si na konci roka 2012 rozumela všetkým zostatkom a pokračuje dalej
Veľa zdaru!