Zamestnávateľ smie spracúvať iba tie osobné údaje zamestnanca, ktoré sú potrebné na správu pracovnoprávneho vzťahu a na plnenie povinností voči SP, ZP, DÚ a podobne. Z toho vyplýva, že zamestnávateľ nie je oprávnený spracúvať číslo občianskeho preukazu zamestnanca a preto ho nesmie mať ani na pracovnej zmluve.
Zamestnávateľ je oprávnený spracúvať rodné číslo zamestnanca kvôli odvodom, prídavkom, daňovým preddavkom a daňovému bonusu. Takže spracúva rodné číslo zamestnanca bez ohľadu na to, či je aj na pracovnej zmluve.
Na druhej strane na jednoznačnú identifikáciu fyzickej osoby ako zmluvného partnera stačí meno, priezvisko, trvalé bydlisko a dátum narodenia.