http://www.minv.sk/archiv/registraturan.htm

Novelizovaný zákon by mal nadobudnúť účinnosť 1. mája 2007 - toto neplatí. Účinosť má byť od 1.6.2007. Novela zatiaľ nevyšla v Z.z.

Práve čítam tú novelu zákona a §16 ods. 2 sa doplnil takto:
7. V § 16 ods. 2 sa vkladá nové písmeno a), ktoré znie:
„a) evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti, a došlé záznamy,“.
Doterajšie písmená a) až k) sa označujú ako písmená b) až l).
8. V § 16 ods. 2 písmeno b) znie:
„b) vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie štátnemu ústrednému archívu alebo štátnemu archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou; to neplatí pre pôvodcu registratúry, z činnosti ktorého nevznikajú záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, ani pre pôvodcu registratúry, ktorého výsledky činnosti sú predmetom autorského práva,“.
9. § 16 sa dopĺňa odsekom 3, ktorý znie:
„(3) Pôvodca registratúry, ktorý je orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon, je povinný vypracovať aj registratúrny poriadok.“.

To "z činnosti ktorého nevznikajú záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu" mám chápať tak že spol. s.r.o. nemusí mať vypracovaný reg. plán a poriadok? Stačí mi len interná smernica o uchovávaní dokumentácie a keď chcem niečo vyradiť tak to vyradím bez vyraďovacieho konania?

Aj napriek tomu, že o registratúrach sa toho na stránkach PORADY popísalo už dosť a mnohé otázky aj odpovede sa opakujú, stále mi to vychádza asi tak, že najskôr si treba ujasniť niekoľko skutočností:
1. ujasniť si, ktoré dokumenty majú podľa zákona trvalú dokumentárnu hodnotu. Na túto otázku dáva vyčerpávajúcu odpoveď § 3 ods. 2 vyhlášky Ministerstva vnútra SR č. 628/2002 Z.z.
" Trvalú dokumentárnu hodnotu má najmä registratúrny záznam, ktorý obsahuje
a) informáciu o vzniku pôvodcu registratúry, jeho organizačných zmenách a zániku,
b) informáciu o činnosti pôvodcu registratúry, jeho ľudských zdrojoch, majetkovo-právnych a finančných pomeroch, najmä výročnú správu a rozbor činnosti,
c) návrh všeobecne záväzného právneho predpisu vypracovaného pôvodcom registratúry,
d) zápisnicu z rokovaní orgánov pôvodcu registratúry a ich rozhodnutia,
e) interný akt riadenia pôvodcu registratúry, napr. príkaz, smernicu, obežník, pokyn, nariadenie".
2. dať si odpoveď, či niektoré z písomností, ktoré sa vo vašej firme nachádzajú, zodpovedajú svojim obsahom horeuvedenej charakteristike. Tu treba brať do úvahy, že informáciou o vzniku pôvodcu registratúry nie je len napr. živnostenský list, alebo výpis z obchodného registra. Ak by sme však zostali iba pri dokumentoch, ktoré sa pri zakladaní firmy predkladajú úradom a zdôvodňovali by sme to tým, že tieto informácie sú predsa uložené v príslušných štátnych inštitúciach a naviac, že živnostenský list pri ukončení podnikania niektoré živnostenské úrady požadujú vrátiť, aj tak každá jedna firma má dokumentáciu obsahujúcu informáciu o činnosti pôvodcu registratúry, jeho majetkovo-právnych a finančných pomeroch, minimálne ročné účtovné závierky a ak je firma aj zamestnávateľom, tak sú tu aj informácie o ľudských zdrojoch, ktoré by som dala do súvislosti aj s ochranou osobných údajov. Stačí si pozrieť zákon o ochrane osobných údajov.

Už z týchto dvoch krokov si vie pôvodca registratúry sám zistiť, či je povinný zo zákona vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie archívu.

Registratúrny poriadok už zákon neukladá vypracovať všetkým pôvodcom registratúry,
ale novelizáciou zákona 395/2002 Z.z. sa do § 16 ods. 2 vložilo nové písmeno a), ktoré znie " Pôvodca registratúry je povinný a) evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti a došlé záznamy".
v § 30a ods. 1 písm. d) je stanovené, že priestupku sa dopustí ten, kto neoprávnene zničí registratúrne záznamy, alebo registratúru bez vyraďovacieho konania a podľa písm n) nezabezpečí správu registratúry.
Nakoľko sa zaoberám už dlhé roky organizáciou a riadením najmä jeho normatívnou časťou s cieľom racionalizácie podnikových procesov, medzi ktoré správa registratúry nesporne patrí, mám za to, že dobre vypracovaný registratúrny poriadok (nie však formálny, ktorý sa obyčajne v minulosti predkladal na schválenie archívu, lebo iný vám archív nechcel schváliť) zefektívni správu registratúry vo firme a laicky povedané "urobí sa poriadok v tej kope papierov, ktorou je takmer každá firma zavalená". Veľkým prínosom pre firmu je aj skutočnosť, že keď má firma vypracovaný registratúrny poriadok ako internú normu, pri správe registratúry nemusia pracovníci strácať čas študovaním zákonov a vyhlášok pojednávajúcich o registratúrach, vrátane ich všeobecných častí, ktoré sa vo firme aj tak nepoužijú. Ale to je už na posúdení každého.
"Zákon ani vyhlášky zrejme nezmeníme, využime ich preto vo svoj prospech."

Archivovanie, uchovávanie a ochrana písomností, účtovnej a mzdovej dokumentácie
Príspevok je aktualizovaný v zmysle novely zákona o archívoch a registratúrach, ktorá bola NR SR schválená dňa 27. marca 2007 a nadobudne účinnosť k 1. júnu 2007 (do redakčnej uzávierky aktualizácie č. 8 nebola novela publikovaná v Zbierke zákonov). Novela v § 16 ods. 3 zákona ustanovila povinnosť vypracovania registratúrneho poriadku pre pôvodcu registratúry, ktorý je orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou orgánom verejnej správy, právnickou osobou zriadenou zákonom alebo právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon. Povinnosť vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie štátnemu ústrednému archívu alebo štátnemu archívu s regionálnou územnou pôsobnosťou neplatí pre pôvodcov registratúry, z činnosti ktorých nevznikajú záznamy majúce trvalú dokumentárnu hodnotu, ani pre pôvodcu registratúry, ktorého výsledky činnosti sú predmetom autorského práva. Z uvedeného vyplýva, že podnikatelia nie sú povinní vypracovať registratúrne poriadky. Ak registratúru tvorí len účtovná dokumentácia, personálna a mzdová agenda, ktoré nie sú zdrojom archívnych dokumentov, podnikatelia nie sú povinní vypracovať ani registratúrny plán. Pri uchovávaní dokumentácie sú však povinní dodržiavať ustanovenia predovšetkým zákona o účtovníctve a pri vyraďovaní dokumentácie, ktorej uplynula lehota uloženia, postupovať v zmysle zákona o archívoch a registratúrach. Aj napriek tomu, že povinnosť vypracovania registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu nie je daná zákonom, bude vhodné, aby podnikatelia mali registratúrny poriadok a registratúrny plán formou vnútroorganizačnej smernice vypracovaný. Ak z činnosti súkromných podnikateľských subjektov podnikajúcich ako fyzická osoba alebo právnická osoba vznikajú registratúrne záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou, tieto subjekty sú povinné registratúrny plán vypracovať a predložiť ho na schválenie štátnemu archívu.

Novela zákona už vyšla v zbierke 4.5.2007 pod číslom 216/2007 čiastka 97

A tu je znenie:

http://www.zbierka.sk/ciastka.asp?ro=2007&cc=97

"Ak registratúru tvorí len účtovná dokumentácia, personálna a mzdová agenda, ktoré nie sú zdrojom archívnych dokumentov, podnikatelia nie sú povinní vypracovať ani registratúrny plán".....Asi tomu správne nerozumiem, ale podľa Vyhlášky MV SR 628/2002 Z.z. §3 odst. 2 písm b) Trvalú dokumentárnu hodnotu má informácia o... ľudských zdrojoch pôvodcu registratúry... personálna a mzdová agenda nieje o ľudských zdrojoch?
Pre vysvetlenie: Strašne rada by som sa vyhla schvaľovaniu registratúrneho plánu v archíve, ale zatiaľ nemám istotu, že ma nepostihne pokuta....

Hladinu na Slovensku rozvíril a to poriadne zákon 395/2002 a následne 515/2003. Veľké firmy to vôbec neprekvapilo,pretože "archiváciu "v podstate robili ibaže jej pomenovanie bolo trochu iné. V snahe ujednotiť a dostať do praxe nové pomenovania ,zrazu sa z knihy "Došlá pošta " mal stať registratúrny denník a mnoho iných nepodstatných ,výrazových zmien.
Problém podľa mňa /nie som právnik a preto tak aj vnímajte moje vyjadrenia/ vznikol vtedy,keď množstvo úbohých ľudí, ktorí odchádzali do dôchodkov v rokoch 1992-95 nenašlo u "svojich" zamestnávateľov žiadne podklady o tom,že pracovali,ba dokonca nenašli ani firmu kde pracovali,pretože firmy vznikali a aj zanikali rýchlosťou svetla./ vtedy ,no nepamätám si presne ako dlho, sa neodovzdávali ELDP do SP/
Neexistoval žiaden údaj,žiaden nástupca ,proste nič. Nový zákon mal práve tieto nedostatky odstrániť,ale zistilo sa ,že na Slovensku je tak málo ľudí,ktorí by túto prácu mohli robiť,že novela trochu poľavila hlavne v tom,že nemusí každý vypracovávať registratúrne poriadky a registratúrny plán. Nezanikli,ale povinnosti uchovávať niektoré materiály,pretože tieto nám plynú aj z iných súvisiacich zákonov, a medzi takéto sa radí aj vecná skupina: Ľudské zdroje.
Ja osobne, mzdové listy uchovávam už 16 rokov a určite ich nevyradím bez vyraďovacieho protokolu a počkám si 60 dní na vyjadrenie štátneho archívu či ich môžem,alebo nemôžem zlikvidovať .

To, že papiere o zamestnancoch treba uchovávať kvôli dôchodkom mi je úplne jasné. Sme malá sro-očka, ktorá má zopár zamestnancouv tiež viac ako 15 rokov a nemienim vyhadzovať o ich zamestnaní u nás nič, lebo o evidencii dôchodkového nemám veľmi lichotivé predstavy ale naozaj mi zo znenia zákona vychádza, že každý, kto zamestnáva musí predložiť na schválenie do príslušného archívu aspoň registratúrny plán.
Prosím, ak ste našli v znení zákona vetu, podľa ktorej nemusím dať schváliť do archívu registratúrny plán, usmernite ma na ňu, budem Vám veľmi vďačná.

Ja neviem dnes som volala do archívu a tam mi povedali, že by som mala dať schváliť aj plán a aj poriadok, keďže naša s.r.o. pôsobí od roku 2000, že sme ho už mali mať, tak sa o to pokúsim a keď to nepôjde, tak ho asi dáme vypracovať. Oplatí sa dať si plán vypracovať externe? Moc skúseností nemám...

Či sa oplatí dať vypracovať plán externe si musíš zvážiť sama. Spočítaj si náklady, ktoré budeš mať na vypracovanie plánu a to najmä:
počet hodín, ktoré budeš potrebovať aby si naštudovala problematiku,
+ počet hodín, ktoré budeš potrebovať k vypracovaniu registratúrneho plánu,
+ náklady, ktoré musíš vynaložiť na schvaľovacie konanie v archíve (najmä návšteva archívu, obhajovanie svojho návrhu, zapracovanie pripomienok archívu do predloženého návrhu, prípadná opätovná návšteva archívu)
To budú priame náklady. Ak nemáš skúsenosti v oblasti organizácie a riadenia spoločnosti a potrebné právne minimum najmä na posúdenie stanovenia optimálnych lehôt uloženia dokladov, môžu ti v budúcnosti vzniknúť aj ďalšie nepriame náklady napríklad z titulu likvidácie dokladov, ktorými by si mohla preukázať svoje právo napr. v reklamačnom konaní, v konaní o náhradu škody a pod. Na internete je možné nájsť organizácie, ktoré ti túto službu na patričnej odbornej úrovni poskytnú aj za prijateľnú cenu, ktorá môže byť dokonca nižšia ako náklady, ktoré by ti vznikli pri vlastnom vypracovávaní.

A vieš mi prosím ťa niekoho odporučiť na vypracovanie plánu a poriadku? Na internete som našla aj nejaké programy na správu registratúry, sú potrebné?

Prosím, neviete mi nikoho odporučiť? Ja to sama asi nezvládnem...

Mala som niekde hotový registratúrny poriadok, aj schválený len v tom množstve materiálov, ktoré mám doma to nemôžem nájsť. Ak máš známeho na Obecnom resp. Mestskom úrade, tam ich majú hotové minimálne 1 rok. Ak by Ti to vedel niekto požičať, tak podľa toho by si to spravila za chvíľu. Viem aj že boli vzorové na stránkach ministerstva vnútra? asi, ale teraz to tiež neviem nájsť. Inak to zas nie je až taký problém, robila som to. Pokiaľ potrebuješ bezpečnostný projekt, s tým Ti viem pomôcť.

rommy neboj sa toho,níe je to nič zložité. Ja odporúčam každému,informovať sa v miestne príslušnom archíve hoci aj telefonicky,ale poznamenať si meno s kým hovoríte ,aby Vám odobrili ,či máte ,alebo nemáte povinnosť registrácie.
Tak ako na týchto stránkach sa stretávame s rôznymi názormi ,tak aj pracovníci archívov nemajú v problematike jasno /verte mi/a každý vyžaduje niečo iné. Ja som si dala námahu a navštívila som dva archívy:
v DK a LM a napriek tomu ,že sú vzdialené od seba iba 40km ich názory sú vzdialené minimálne 2000 km .
Napríklad v reg. pláne nie je podmienka dodržať presne vymedzené označenie registratúrnych značiek, naopak je možnosť použiť alfanumerické znaky podľa toho ako má org. jednotka zaužívané, ale v LM tvrdošijne trvajú na tých značeniach,ktoré boli uverejnené vo vzorovom RP.
Z toho vyplýva: Iný kraj,iný mrav.

Skús si pozrieť aj toto:

Každý archív má svoje špecifiká, ale zo zákona im vyplýva právo aj povinnosť posudzovať každého pôvodcu registratúry osobitne. Takže nech vás neprekvapí, že jednému registratúrny plán schvália bez pripomienok a k inému majú pripomienky. A to je v jednom archíve. Doporučujem ak si chcete ušetriť nervy a čas nájdite si niekoho, kto vám registratúrny plán vypracuje aj vás zastúpi v príslušnom archíve a pripomienky zapracuje do návrhu. Ale to je na rozhodnutí každého. Nechcem tým nikoho ovplyvňovať. je to iba môj súkromný názor.

prosím vás, mám to chápať tak, že povinnosť schválenia registratúrneho plánu a poriadku je nutná, z predchádzajúcich príspevkov som vyrozumela, že nie.
Pre info, sme bežná obchodná s.r.o., sanita, obklady, máme len tie základné účtovné, mzdové a samozrejme výročné správy a tak ako každý. Potom mi vychádza, že keď my máme povinnosť, tak už každý, potom nerozumiem tomu kto vlastne nemá tú povinnoť? Ďakujem za uzrejmenie problému, priznávam mám v tom chaos.

Bežná obchodná s.r.o., nemá povinnosť vypracovávať a predkladať na schválenie do archívu REGISTRATÚRNY PORIADOK. Výročné správy sú dokumenty, ktoré majú trvalú dokumentárnu hodnotu, máte predsa aj osobné spisy zamestnancov, máte dokumenty týkajúce sa vzniku spoločnosti, pri jej prípadnej likvidáciu budú zasa dokumenty týkajúce sa likvidácie, ktoré sú tiež dokumentami s trvalou dokumentárnou hodnotou. V zmysle zákona č. 216/2007 Z. z. máte povinnosť vypracovať registratúrny plán a predložiť ho na schválenie do archívu.
Okrem toho máte povinnosť zabezpečovať správu registratúry a to ako s.r.o. oveľa jednoduchšie zvládnete ak si vypracujete aj registratúrny poriadok ale pozor nie formálny ale taký, ktorý je iba vašou internou smernicou. Nie je to však už povinnosť daná zákonom!