"pozdrav odovzdám". Len taká poznámka finančná situácia sa väčšinou prejednáva vo výročných správach, a to sú firmy podliehajúce auditu (mám také dve), a pracovný poriadok a rozvojové plány myslím, že v bežných s.r.o. nie je, aspoň som sa s tým nestretla, je to väčšinou v akciovkách a vo veľkých korporáciách - ale v "bežných s.r.o." mám dookola len schválenie hosp.výsledku. Ale aj tak si myslím, že polemizujeme nad všetkými možnosťami, a nasúka sa mi tu odpoveď - registratúrny plán a poriadok musia robiť všetci - stále sú tu pochybnosti, hlavne v tom, čo je považované za dokumenty s trvalou hodnotou.

Tak tu je môj dotaz a odpoveď:

Dobrý deň,

chcela by som sa opýtať na povinnosť predložiť na schválenie registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu.

Sme spoločnosť s ručením obmedzeným, teda právnicka osoba, ktorá vznikla v roku 2006, zamestnávame 4 zamestnancov a zaoberáme sa maloobchodnou a veľkoobchodnou činnosťou. Máme majetkové prepojenie so zahraničím. Vzniká nám povinnosť predkladania registratúrneho poriadku a plánu?

Patrí spoločenská zmluva medzi dokumeny s trvalou dokumentárnou hodnotou podľa § 3 ods. 2 zákona č. 628/2002?



Dobrý deň,

Bližšie sa môžete so svojou otázkou obrátiť na našu pobočku v Nitre, kam patríte do predarchívnej starostlivosti ako s.r.o. E –mail: archiv@sanr-pnr.vs.sk
Registratúrny poriadok nebudete predkladať a registratúrny plán – ešte bude novela ku vyhláške č. 628/2002 Z.z., kde by malo byť presnejšie vyšpecifikované, kto áno, kto nie.
S pozdravom F

Takže kde sú tie jasné odpovede? Neviem, či sa spoľahnem hneď na to, čo mi napíšu. V každom prípade ani ministerstvo v tom nemá úplne jasno, aby dokázal podať jednoznačnú odpoveď.

Vlastné interné smernice resp. predpisy má väčšina zamestnávateľov. Pracovný poriadok je dnes už nutnosťou u každého zamestnávateľa. Ak ho nemá jeho význam zistí už pri najbližšom probléme s "ukrivdeným" zamestnancom. Každý zamestnávateľ má určite minimálne bezpečnostnú smernicu k ochrane osobných údajov a smernice o OBP apod. aj smernica o účtovníctve je interným predpisom . Takže mi to vychádza, že minimálne každý zamestnávateľ musí vypracovávať registratúrny plán. Ak by sme si mysleli, že keď vypracujem registratúrny plán a pošlem ho na chválenie archívu narobím si iba starosti, lebo potom ho musím dodržiavať a môžu mi chodiť z archívu na kontrolu sú to zbytočné obavy. Povinnosť spravovať registratúru podľa zákona má predsa každý pôvodca registratúry bez ohľadu na to, či vypracováva alebo nevypracováva registratúrny plán.

§ 16 (zákona č. 395) sa dopĺňa odsekom 3, ktorý znie:
Pôvodca registratúry, ktorý je ..........právnickou osobou, ktorej postavenie upravuje zákon, je povinný vypracovať aj registratúrny poriadok (+ reg. plán, samozrejme). Ak si právnickou osobou podľa napr. živnostenského zákona.

toto vyšlo v čiastke 108:
242. Vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky, ktorou sa mení a dopĺňa vyhláška Ministerstva vnútra Slovenskej republiky č. 628/2002 Z. z., ktorou sa vykonávajú niektoré ustanovenia zákona o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení vyhlášky č. 251/2005 Z. z.

Súhlasím. Osoba, ktorá je zamestnávateľom, produkuje aj písomnosti rôznej hodnoty. Registratúrny plán člení "papiere" spoločnosti do vecných skupín, t.j. kolónku na reg. značku, kolónku na charakter písomností a kolónku pre znak hodnoty a lehoty uloženia. Tu zbadáme, ako "cenný" je ten-ktorý dokument. Podľa neho sa potom vyraďuje. Papiere s najnižšou hodnotou budú zničené, aj na pôde zamestnávateľa, ak na to dostane súhlas príslušného archívu.
Registratúrny poriadok zasa hovorí o tom, kto je pôvodca registratúr, a akým spôsobom zaabezpečuje jej správu (v hrubom ryse), teda nakladanie so všetkými písomnosťami, ktoré sa týkajú tej-ktorej právnickej osoby.

Ahojte, tak toto mi odpísali dnes z archívu:

Otázka:
Chcem sa spýtať, či ako sro-čka s 30-timi zamestnancami, zaoberajúca sa predajom autopríslušenstva, máme povinnosť predkladať registratúrny plán. Máme ekonomickú, mzdovú a všeobecnú agendu, a všetky dokumenty archivujeme podľa predpisov. Sme platcami DPH a máme povinnosť auditu. Poprosím vás o stručnú a zrozumiteľnú odpoveď, nakoľko podľa vyhlášky mi nie je celkom jasné, koho sa táto povinnosť týka. Termín predkladania je do 30.06.2007?

Odpoveď:
Povinnost mat registraturny plan nemate. To, co nazyvate archivovanim, je len ulozenie zaznamov do uplynutia ich uloznej lehoty, nie navzdy do archivu. Ako s.r.o. nevytvarate dokumenty s trvalou dokumentarnou hodnotou, preto nemate povinnost mat registraturny plan.

To už ani plán?!
Inak ako som si znovu čítala 628/2002, sú tam kritéria hodnotenia záznamu, na základe ktorých sa určuje, či je dokument s trvalou hodnotou alebo nie. Zrejme.
Ale s tým plánom ste ma teraz znovu dostali do pomykova.

Ty si tuším sklamaná z toho, že sa nemusí predkladať už ani plán. Neviem ako vy ostatní, ale ja sa z tejto odpovede veľmi teším .-)

Nie nie, ja sa teoreticky teším tiež , len som nejaká skeptická. Bola by som kľudnejšia, keby tam dajú dajakú odvolávku, na základe čoho dali tú odpoveď.

Tak snáď im môžeme veriť, že si z nás nerobia srandičky.

Ma neukameňujte, ale pre istotu sa opýtam:
Ak v registratúrnom pláne si k niektorým dokumentom priradím znak hodnota "A", to ešte neznamená, že tento dokument má trvalú dokumentárnu hodnotu. Je moje tvrdenie správne?

Odpoveď z MV na otázku, či väčšina obyčajných sro-čiek teda NEMÁ povinnosť predkladať RPlán a RPoriadok :

Ano, vacsina s.r.o. tuto povinnost nema. Zaznamy s trvalou dok.hodnotou dokumentarnou hodnotou produkuju len najvyznamnejsie hospodarske subjekty.

Prikladám aj ja svoju otázku z MV:

Chcela by som sa Vás spýtať:
sme spoločnosť sro (tlačiarenska činnosť) - s 10 zamestnancami. Sme platiteľmi DPH, nemáme povinnosť auditu, máme ekonomickú, všeobecnú a mzdovú agendu. Máme svoj vlastný malý archív, v ktorom archivujeme všetky uvedené dokumenty. Moja otázka znie - sme povinný vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán a predložiť ho na schválenie?
Budem očakávať Vašu odpoveď, za ktorú Vám vopred veľmi pekne ďakujem.

A nech sa páči tu je odpoveď

NIe ste povinní mat reg.poriadok, ani reg. plan. To, co nazyvate svoj archiv, nie je archiv, ale registraturne stredisko, pretoze spominane dokumenty, ktore v nom ukladate, nemaju trvalu dokumentarnu hodnotu.

Takže môžeme sa tešiť ....

Zdravím Vás, MG. Môžete láskavo počkať do stredy? Budem mať ďalší výklad.
Uvidím, čo povie. Ak máte 30 zamestnancov, máte aj agendu, ktorá potrebuje triedenie (reg. plán). Bolo by to pre Vás užitočné pri vyraďovaní, keď sa už po rokoch nezmestia Vaše papiere ani do pivnice. Ak si dáte urobiť plán, vlastne polovicu práce okolo vyraďovania už budete mať hotovú. Potom bude stačiť požiadať príslušný archív o súhlas s likvidáciou a staré dokumenty, také, ktorým už uplynula lehota uloženia, budete môcť zlikvidovať.
Faktom je, že pojem archivácia sa používa vo firmách v nesprávnom poňatí.
Archivuje archív a firmy si len ukladajú záznamy, kým sú tzv. "živé".

Anklar, tak ako vlastne myslela tá pani z ministerstva, že nemám povinnosť predkladať reg.plán? Veď každá firma archivuje napr. mzdové listy a osobné spisy. Potom by každá firma musela predkladať plán a tá pani mi písala, že povinnosť predkladať plán majú len tie najvýznamnejšie hospodárske subjekty.

No trochu ste ma potešili, presne ty M3G - mám presne takú istú firmu s povinnosťou auditu. Odpoveď z MV mi zatiaľ neprišla, ale asi to bude tiež tak pozitívne. Najvýznamnejšie hospodárske subjekty - tam by som zaradila štátne akciové spoločnosti, a monopoly súkromno-štátne. Čo vy na to?

Orsz, ja úplne súhlasím, ale Anklar ma teraz dosť zaskočil(a) a tak trošku mi tú moju radosť pokazil(a). Ale odpoveď z MV má asi väčšiu váhu ako odpoveď niekoho, kto tam nepracuje, nie ?

Na ktorý §, ktorého zákona sa pani z ministerstva odvolala vo svojej odpovedi? Zákon č. 216 z 27.3.t.r. v bode 15. hovorí, že § 24 sa dopĺňa
odsekom 4: (4) Evidencia pôvodcov registrtúr sa vedie na účely zabezpečenia predarchívnej starostlivosti štátnych archívov u pôvodcov registrtúr. Evidencia pôvodcov registratúr obsahuje tieto údaje:
a)meno a priezvisko pôvodcu registratúry, alebo, ak ide o právnickú osobu, názov a id. číslo...
b)adresu trv. pobytu, alebo, ...sídlo
c)predmet činnosti
d)miesto uloženia registratúry
e)formu vedenia správy registratúry,
f)dátum vykonaných kontrol.
...
Toľko novela. Nikde som si neprečítala, ani keď som sa radila, nedostala som odpoveď jednoznačného NIE. Prosím, nemám v úmysle mudrovať, alebo definitívne niečo tvrdiť. Tiež zbieram informácie a názory, ale o tejto povinnosti si myslím zatiaľ svoje .